Hinweisgebersysteme - 28. Juli 2022

Offizieller Schutz für Whistleblower

Seit dem 17. Dezember 2021 ist die EU-Whistleblower-Richtlinie in Kraft, das nationale Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie kommt noch in diesem Jahr. Die neuen Regelungen verpflichten alle Unternehmen ab 250 Beschäftigten sowie Behörden, ein spezielles System für Whistleblower zu betreiben. Betriebe ab 50 Beschäftigten sollen ein derartiges System einführen, haben jedoch bis Ende 2023 dafür Zeit.

Kabinettsbeschluss vom 27.07.2022 zum Hinweisgeberschutzgesetz

Aktuelles Update zum Thema: Hinweisgeberschutzgesetz vom Kabinett beschlossen

Teilweise und in absehbarer Zeit flächendeckend können Beschäftigte an Meldestellen des Unternehmens oder Meldestellen von Behörden Hinweise zu Verstößen in ihrem Unternehmen abgeben. Durch die Abgabe eines Hinweises werden die Meldenden zum sogenannten Hinweisgeber und genießen einen umfassenden Schutz vor Repressalien. Der Gesetzgeber fördert die Abgabe von Hinweisen. So sind Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber nicht nur umfassend geschützt, sie haben auch die Wahl, ob sie ihren Hinweis zuerst an das eigene Unternehmen – wenn dieses überhaupt über eine interne Meldestelle verfügt – abgeben oder direkt an die Meldestelle einer Behörde. Denn auch Behörden müssen Meldestellen einrichten, um Hinweisgebern eine sichere Anlaufstelle anzubieten. Erste Behörden, wie zum Beispiel die Steuerverwaltung in Baden-Württemberg oder der Freistaat Bayern, haben bereits digitale Hinweisgebersysteme für Hinweisgeber freigeschaltet. Die Mandanten der steuerlichen Berater sollten auf die aktuellen beziehungsweise künftigen Änderungen frühzeitig hingewiesen werden, nicht zuletzt damit eine zeitnahe Implementierung der notwendigen Maßnahmen zügig erfolgen kann.

Hintergrund

Whistleblowing nimmt in der Gesellschaft sowie in der Unternehmenspraxis eine zunehmend wichtige Rolle ein. Dabei galten bisher uneinheitliche Regelungen und teilweise fehlende oder unzureichende Schutzmechanismen. Hinweisgeber, die Missstände enthüllen oder Verbrechen wie Korruption, Menschenrechtsverletzung oder Datenmissbrauch an die Öffentlichkeit bringen, sehen sich oft Repressalien ausgesetzt. Gesellschaftlich werden Meldungen zu Unternehmensverstößen immer positiver aufgenommen. Damit sich in Zukunft Hinweisgeber nicht mehr Repressalien aussetzen müssen, wird die Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie einen umfassenden Schutz für sie bereitstellen.

Die vier wichtigsten Regelungen

Erstens sind sämtliche Unternehmen ab 50 Mitarbeitern betroffen. Diese müssen beziehungsweise sollen zweitens interne Hinweisgebersysteme einrichten, denn zukünftig dürfen drittens Beschäftigte Regelverstöße anonym an das eigene Unternehmen oder an Behörden melden, wobei sie umfassend geschützt werden. Viertens müssen auch Behörden Meldestellen einrichten, an die sich Hinweisgeber – auch prioritär – wenden dürfen.

Was darf gemeldet werden?

Der persönliche Anwendungsbereich der neuen Regelungen ist sehr weit gefasst und erfasst sämtliche hinweisgebende Personen sowohl in der Privatwirtschaft als auch im gesamten öffentlichen Sektor. Der sachliche Anwendungsbereich ist ebenfalls weit, so werden Beschäftigte Verstöße gegen europäisches und nationales Recht melden dürfen. Es entspricht jedoch der gängigen Praxis, Hinweisgebersysteme nicht auf die gesetzlich vorgesehenen Themenbereiche zu beschränken, sondern zum Beispiel auch auf interne Compliance-Verstöße anzuwenden.

Zweigliedriges Meldesystem

Die Meldung von Hinweisen durch einen Hinweisgeber kann dabei auf mehreren Wegen erfolgen. Dieser hat die Wahl, ob er auf der ersten Stufe die Meldung über ein internes Hinweisgebersystem an das Unternehmen abgibt oder ob er sich an einen behördlichen, externen Meldekanal wendet. Sofern der Empfänger des Hinweises, also das Unternehmen oder die Behörde, dem Hinweisgeber nicht binnen einer festen Frist antwortet, kann der Hinweisgeber die Meldung grundsätzlich auf einer zweiten Stufe öffentlich bekannt machen. Diese abgestufte Systematik birgt für Unternehmen Gefahren. Das Risiko von Offenlegungen in der Öffentlichkeit steigt, da die Unternehmen es bei externen Meldungen nicht mehr in der Hand haben, ob innerhalb der engen Fristen qualifiziert geantwortet wird. Nur wenn das Unternehmen eine eigene Anlaufstelle für Hinweisgeber zur Verfügung stellt, kann es diese Gefahr reduzieren.

Infrastruktur und Betrieb

Die neuen Regelungen stellen Vorgaben sowohl für die Einrichtung eines Hinweisgebersystems selbst als auch für dessen Betrieb auf. Das einzurichtende System muss folgende Anforderungen erfüllen: Bereitstellung eines vertraulichen Meldekanals für den Hinweisgeber. Dies bedeutet in der Praxis, dass sowohl ein analoger als auch ein digitaler Meldeweg zur Verfügung gestellt werden sollte. Zweitens muss im Unternehmen eine unparteiische und qualifizierte Person den Hinweis entgegennehmen und bearbeiten. Im alltäglichen Betrieb des Hinweisgebersystems ist es wichtig, Prozesse zu definieren, welche die Abläufe nach dem Eingang eines Hinweises regeln, denn nach dem Eingang eines Hinweises muss zügig und entschieden gehandelt werden. Zudem muss ein Hinweisgebersystem die revisionssichere und nachvollziehbare Dokumentation eingehender Hinweise sicherstellen und den uneingeschränkten Zugang des Systems für Hinweisgeber gewährleisten. Zusätzlich müssen Unternehmen die Wahrung der Vertraulichkeit des Hinweisgebers sowie die Einhaltung der Datenschutzvorgaben im Blick haben.

Staatliche Hinweisgebersysteme

Behörden müssen ebenfalls Hinweisgebersysteme einrichten. Dabei zeigt sich in der Praxis, dass Behörden ihrer Verpflichtung bereits vorzeitig nachkommen und Hinweisgebersysteme freigeschaltet haben. Derzeit hat in Baden-Württemberg die Steuerverwaltung bereits ein anonymes Hinweisgebersystem für Finanzämter eingerichtet. Auch in Bayern und anderen Bundesländern gibt es bereits digital und analog erreichbare Systeme, über welche Bürger sicher und anonym Verstöße gegen Straf- und Steuergesetze anzeigen können.

Unparteiische Person und Folgemaßnahmen

Für den Betrieb des Systems muss eine unparteiische Person innerhalb des Unternehmens benannt werden, die Hinweise entgegennimmt, bearbeitet und Folgemaßnahmen unternimmt. Die Anforderungen an diese Person sind hoch, denn sie muss Hinweise unabhängig und ohne Interessenskonflikte entgegennehmen und bearbeiten. Das Unternehmen kann hierfür einen Mitarbeiter beauftragen oder einen externen Compliance-Beauftragten engagieren. Dabei hat die unparteiische Person folgende Aufgaben zu bewältigen: Trennung von ernsten Hinweisen und reinen Beschwerden sowie falschen Meldungen, Kategorisierung der Hinweise, Kommunikation mit dem Hinweisgeber unter Wahrung der Anonymität des Hinweisgebers, Datenschutz der Betroffenen und genannten Personen wahren, Einhaltung der Fristen (Eingangsbestätigung des Hinweises nach sieben Tagen, Rückmeldung beim Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten) sowie die dauernde Verfügbarkeit der unparteiischen Person.

Externe Compliance-Beratung

Die neuen Vorgaben bringen vor allem für die mittelständischen Unternehmen praktische Herausforderungen mit sich, die sich keine eigene Rechts- oder gar Compliance-Abteilung leisten wollen oder können. Gerade für diese Unternehmen kann der Betrieb eines eigenen, internen Hinweisgebersystems zum Problem werden. Die neuen Regelungen tragen dieser Tatsache insofern Rechnung, als dass explizit Dienstleister diese Aufgabe übernehmen dürfen. Neben der notwendigen Infrastruktur (digitales und analoges Hinweisgebersystem) müssen die betroffenen Unternehmen den Betrieb im Alltag organisieren beziehungsweise outsourcen. Fehlt etwa geschultes Personal für die Bewältigung der Compliance-Aufgaben, so empfiehlt sich die Einbindung eines externen Compliance-Beauftragten, der die Folgemaßnahmen nach der Hinweismeldung übernimmt und die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen gewährleistet. Dieser kann hier als Schutzschild für das Unternehmen und die Geschäftsführung dienen. Zudem verschafft sich das Unternehmen mehr Freiheit und stellt die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben sicher. Aber was ist jetzt konkret zu tun?

Ist der eigene Mandant betroffen?

Jedes Unternehmen branchenweit mit dauerhaft mehr als 250 Mitarbeitern wird bereits jetzt von der Richtlinie erfasst. Darunter fallen auch Minijobber, Teilzeitkräfte, Auszubildende und arbeitnehmerähnliche Personen. Ein Blick in die Unternehmenszukunft in Hinblick auf ein etwaiges Firmenwachstum ist unerlässlich, da allein das Überschreiten der Mitarbeiterzahl die Verpflichtungen auslöst. Ab Ende 2023 sind alle Unternehmen ab 50 Mitarbeitern umfasst, die aktuell ein solches System einführen sollen.

Unternehmensinterne Umsetzung

Neben der Einrichtung eines neuen Hinweisgebersystems kann auch ein bereits bestehender, etwaiger anonymer Meldekanal genutzt werden. Entscheidend ist, dass der Meldekanal den Anforderungen an die Infrastruktur und den Betrieb von Hinweisgebersystemen gerecht wird. Zudem muss im Unternehmen eine geeignete Person vorhanden sein, die als unparteiische Person bestimmt werden kann. Neutralität sowie nötige Ressourcen für die Bearbeitung der Folgemaßnahmen müssen gewährleistet sein.

Wann ist Outsourcing sinnvoll?

Outsourcing ist dann empfehlenswert, wenn die nötigen Ressourcen und Fachkräfte im Unternehmen fehlen. Wenn ein Dienstleister ein Hinweisgebersystem zur Verfügung stellt und operativ betreibt, wissen die Beschäftigten, dass Hinweise beachtet und kompetent bearbeitet werden. Betreibt das Unternehmen das System selbst, etwa mit einer Software, vertrauen die Beschäftigten einer solchen internen Lösung nicht im gleichen Maße.

Eine Chance für Unternehmen

Ein Hinweisgebersystem bietet den Unternehmen zudem die Möglichkeit, früh substanzielle Erkenntnisse über Fehlentwicklungen zu erlangen und rechtzeitig gegenzusteuern. Denn mit einem anonymen Meldekanal schaffen Unternehmen den Anreiz für Hinweisgeber, sich zuerst an das Unternehmen zu wenden und nicht extern an eine Behörde oder gar die Öffentlichkeit. Ist ein Missstand erst einmal publik, können schwere Reputationsschäden und Umsatzeinbrüche die Folge sein. Gerade mit Blick auf das Ausmaß im Fall Wirecard hätte eine frühzeitige Meldung möglicherweise eine derartige Entwicklung verhindert. Zudem kann einem Unternehmen im Hinblick auf etwaige Steuerhinterziehung der Weg einer strafbefreienden Selbstanzeige nach § 371 Abgabenordnung (AO) versperrt sein, wenn Behörden durch einen anonymen Hinweis davon Kenntnis erlangen. Unternehmen können Hinweisgebersysteme auch umfassender nutzen, zum Beispiel für Beschwerden im Hinblick auf das Lieferkettengesetz oder zum Kanalisieren jeglichen Arbeitnehmerunbills. Somit kann das Hinweisgebersystem als Alternative zu Kununu dienen, einem Internetportal zur Arbeitgeberbewertung.

Fazit

Unternehmen sollten sich schon jetzt mit den neuen Regelungen auseinandersetzen und frühzeitig mit der Implementierung interner Meldekanäle beginnen oder bereits bestehende Meldekanäle überprüfen und an die neuen Vorgaben anpassen. Stehen die nötigen Ressourcen hierfür nicht bereit, sollte ein Outsourcing in Betracht gezogen werden. Die Vergangenheit hat gezeigt, dass Whistleblowing funktioniert und befürchtete Denunziationen in der Praxis äußerst selten vorkommen. Ein Hinweisgebersystem ist heute Bestandteil einer effektiven und gewissenhaften Compliance. Ziel ist es, Sachverhalte bereits intern aufzuarbeiten und Meldungen nach außen zu vermeiden. Denn ist der Geist erst aus der Flasche, lässt er sich nicht mehr zurückzwingen.

Zum Autor

MD
Dr. Maximilian Degenhart

Rechtsanwalt und Compliance Officer (TÜV) sowie Geschäftsführer von Hinweisgeberexperte.de, einem Dienstleister für Hinweisgebersysteme für mittelständische Unternehmen.

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