Klick des Anstoßes

Steuern und Abgaben sind die Haupteinnahmequellen im öffentlichen Bereich. Zu Recht genießt dieser Bereich einen hohen Stellenwert bei den Verwaltungs- und Betriebsleitungen. Durch­gän­gi­ge IT-unterstützte Prozesse können dazu beitragen, dass die Geschwindigkeit und Qua­li­tät bei der Abrechnung hoch sind und so die dadurch generierten Einnahmen zuverlässig und schnell fließen.

Ausgangspunkt einer jeden Steuer und Abgabe ist die entsprechende Regelung (Gesetz, Verordnung oder Satzung), die die jeweiligen Sätze und Be­rech­nungs­formeln enthält sowie Zah­lungs­mo­da­li­tä­ten und ge­ge­be­nen­falls Son­der­re­ge­lun­gen vorsieht. Diese müssen detailliert im EDV-System hinterlegt werden.
Eine Besonderheit ergibt sich, wenn die Berechnung des Zahlbetrags nicht auf konkreten Sätzen beruht, sondern anhand von Berechnungsformeln ermittelt wird, wie beispielsweise bei der Berechnung der Abwassergebühren. Dabei müssen die Be­rech­nungs­for­meln korrekt nachvollzogen und abgebildet werden können. Nur dann können aus den vorzugebenden Daten der einzelnen Fälle die richtigen Zahlbeträge ermittelt werden. Angesichts der Vielzahl möglicher und auch künftig denkbarer Abgabearten sollte das System zudem die Er­stel­lung individueller Abgabearten bis hin zu privatrechtlichen Forderungen ermöglichen.

Schuldnerstammdaten

Da es sich bei der Abrechnung von Steuern und Abgaben in der Regel um Massenverfahren mit mehreren Tausend Schuldnern pro Abrechnungszyklus handelt, muss das System eine um­fang­rei­che Pflege der Schuldnerstammdaten vorsehen. Dies beinhaltet nicht nur die Er­fas­sung und Pflege von Adressdaten, sondern auch zahlreiche Zusatzdaten und -infor­ma­tio­nen, wie zum Beispiel abweichende Bescheidempfänger oder Vertretungsberechtigte. Im Rah­men von Grund­ab­ga­ben etwa ist zudem die Ver­wal­tung und Zu­ordnung von Grundstückslagen zum Schuldner wichtig. Die Da­ten­er­fassung muss dabei alle für den Bescheiddruck nötigen Daten umfassen, da es nicht mehr möglich ist, Daten nach­zu­er­fassen, wenn der massenhafte Be­schei­ddruck an­gestoßen werden soll.

Ableselisten

Zur Festsetzung insbesondere von Gebühren, die auf dem tat­säch­lichen Verbrauch basieren, müssen beispielsweise Zählerstände erhoben werden. Hierfür sind entweder straßen­be­zogene Ableselisten für die verwaltungsseitige Ablesung oder Ablesekarten für die bür­ger­sei­ti­ge Ab­le­sung auszugeben. Falls die Er­fas­sung der abgaberelevanten Daten bereits auf elek­tro­ni­schem Weg in einem Dritt­system erfolgt, sollten diese ohne Medienbruch direkt in das System ein­gelesen werden können. Außerdem müssen besondere Bescheidarten unterstützt werden, wie etwa Nachtragsbescheide oder Ge­büh­ren­vor­schüs­se, die mit Hochrechnungen und Ver­brauchs­schätzungen ermittelt werden.

Automatische Bescheiderstellung

Sind alle Vorgaben zur Erstellung der Bescheide gesammelt und eingegeben beziehungsweise eingelesen, kann die automatisierte Bescheiderstellung gestartet werden. Hier erfolgt die eigentliche Mas­sen­ver­ar­beitung, bei der alle Stamm- und Bewegungsdaten zusammen­ge­führt, gegebenenfalls berechnet und in einzelnen Bescheiden aus­ge­geben werden. Im einfachen Fall erfolgt die Ausgabe auf dem Drucker in der Verwaltung. Aufgabe der Verwaltungsmitarbeiter ist es dann, die Bescheide zu kuvertieren, zu frankieren und zur Post zu tragen.
Viel eleganter ist jedoch eine direkte Anbindung an einen Druck- und Versand­service, der die erstellten Bescheide automatisch druckt, kuvertiert und versendet und der bei Bedarf auch die Möglichkeit bietet, eventuelle Beilagen – wie zum Beispiel Zusatzinfor­ma­ti­onen – zu produzieren und den Bescheiden zuzusortieren.
Die Dateien der zu druckenden Bescheide gelangen dabei per Daten­fern­über­tra­gung vom Auftraggeber in das Rechenzentrum des Druck- und Versandbetriebs. Dort werden die über­mit­tel­ten Dateien gedruckt und kuvertiert. Nach Konfektionierung, Kom­mis­si­onie­rung und Endabwicklung werden die freigemachten Sendungen an den Transport übergeben und den Empfängern zugestellt. Wichtig dabei ist eine lückenlose Postausgangsdokumentation der Sen­dun­gen, um den Status jederzeit überprüfen und nachvollziehen zu können.
Hinzu kommt, dass die umfangreichen Aussendungen, die bei öffentlichen Ver­walt­ungen in der Kommunikation mit den Bürgern regelmäßig anfallen, einen vertraulichen Umgang mit den zu vervar­bei­ten­den Daten erfordern. Städte und Gemeinden, kommunale Ei­gen­be­trie­be oder auch Verwaltungsstellen auf Landesebene gehören daher zu den Institutionen, die hier sehr hohe Anforderungen an die Sicherheits- und Datenschutzstandards haben. Diese Standards müssen deshalb auch bei der weiteren Verarbeitung der Sendungen im Druck- und Ver­sand­zen­trum gegeben sein. Sind die Bescheide einmal versendet, muss das EDV-System in der Verwaltung gewährleisten, dass die Mitarbeiter bei Bürgeranfragen jederzeit und aktuell auskunftsfähig sind.

Anbindung an das Finanzverfahren

Da gleich nach dem Bescheidversand der erste Zahlungseingang erwartet werden kann, müssen parallel die Sollstellungen aus dem Abgabenprogramm in das Finanzverfahren über­ge­ben werden. Dadurch wird nicht nur ein sauberer und transparenter Ausgleich der offenen Pos­ten und eine direkte Übergabe der Erträge ermöglicht, sondern bei Nichtzahlung auch ein durch­gän­gi­ges und zeitnahes Mahn­ver­fah­ren angestoßen.
Dieses Mahnverfahren sollte flexibel genug sein, um etwa säumige Zahler je­der­zeit problemlos herausfiltern oder Mahnsperren für einzelne Schuldner setzen zu können und so das Mahn­ver­fahren individuell, aber dennoch effizient zu steuern. Abgerundet wird der Prozess durch die Anbindung des Vollstreckungsverfahrens, um erfolglos gemahnte Forderungen im Rahmen der Ver­wal­tungs­voll­streckung möglichst erfolgreich einzuziehen.

Durchgängige Lösung

Ein Beispiel für eine durchgängige Lösung, die alle angesprochenen Aspekte berücksichtigt, ist das Angebot des Nürnberger IT-Dienstleisters DATEV. Zum Portfolio der Software-Lö­sun­gen im Public Sector gehört ein Modul zur Durchführung des Bescheid- und Ab­ga­ben­ver­fahrens ebenso wie eine damit verbundene, auf die Belange des öffentlichen Sektors zugeschnittene Finanz-Software, einschließlich eines individuell konfigurierbaren Mahnwesens und der erforderlichen Schnittstellen zu weiteren Verfahren.
Abgerundet wird das Portfolio durch eine speziell zugeschnittene Ent­gelt­ab­rechnung für Beschäftigte in kommunalen Betrieben. Schlanke Prozesse durch moderne On­line-Vor­er­fas­sungen oder die Nutzung des DATEV-Re­chen­zentrums zum Druck und Versand von Ent­gelt­ab­rech­nungen bieten je nach Betrieb erhebliches Ein­spar­potenzial.

Sicher und vertraulich verarbeitet

Über einen angeschlossenen Service lässt sich auch die Erstellung der ent­spre­chenden Gebühren- oder Steuerbescheide, Mahnungen oder auch Zäh­ler­stands­be­nach­rich­ti­gungen komfortabel auslagern. Das Druck-, Logistik- und Servicezentrum der DATEV, das zu den größten in Europa gehört, qualifiziert sich für den Druck vertraulicher Informationen insbesondere durch sein außerordentlich hohes Si­cher­heits­ni­veau. Für die Verarbeitung der Aufträge stehen rund 40 der modernsten Digitaldruckeinheiten bereit. Im Drei-Schicht-­Be­trieb sorgen die Mitarbeiter dafür, dass die weitgehend automatisierte Produktion das hohe Qua­li­täts­ni­veau hält.
Mehr als 60 Prozent der DATEV-Anwender aus öffentlichen Verwaltungen und kommunalen Betrieben greifen bereits auf diesen Service zurück. Die überwiegende Mehrzahl nutzt darüber hinaus auch die Möglichkeit, die Bescheide direkt von DATEV an die Bürger versenden zu lassen. So druckte DATEV 2011 für die Kunden aus dem Public Sector nahezu eine Million Druckseiten. Viele der kommunalen Nutzer lassen dabei auch Beilagen wie Müllmarken oder In­for­ma­ti­ons­bro­schüren zu ihren Bescheiden sortieren und mitversenden. Daneben übernimmt DATEV auch Aufträge für die Er­stel­lung weiterer kommunaler Printerzeugnisse, wie etwa den Druck und die Bindung von Haushaltsplänen.
Zusätzlich stehen den Kunden durch den Einsatz der Software auch die Leistungen des DATEV-Re­chen­zen­trums in Nürnberg zur  Verfügung. Dort können beispielsweise die Daten der Fi­nanz­buch­füh­rung auch revisionssicher archiviert werden.

Fazit

Eine durchgängige IT-Lösung im Bereich Steuern und Abgaben hilft der Behörde, einen ihrer wichtigsten Prozesse schlank, effizient und zeitnah abzuwickeln. Dies dient zudem einer besseren Li­qui­di­täts­steu­erung und verschafft mehr Trans­parenz und Planungssicherheit.
Bei der Auswahl der geeigneten Lösung ist deshalb darauf zu achten, dass die angeführten Prozessschritte möglichst ganzheitlich gestaltet sind und die Schnitt­stellen zwischen den Ver­fah­ren durchgängig ineinandergreifen.

Zum Autor

Dr. Tobias Wagner

ist Abteilungsleiter Personal bei DATEV

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