Viele der aktuell verwendeten elektronischen Kassen müssen vor dem 1. Januar 2017 umgerüstet oder ausgetauscht werden. Ab dann ist es nämlich zwingend notwendig, den Datenexport von Kasseneinzeldaten sicherzustellen. Betroffen davon sind vor allem Kassen in der Gastronomie und in Bäckereien.
Die meisten der kleinen und mittleren Betriebe erfassen zurzeit ihre Bareinnahmen entweder mit sogenannten offenen Ladenkassen, elektronischen Registrierkassen oder PC-Kassen. Die Entscheidung für den verwendeten Kassentyp erfolgt derzeit noch frei nach den Erfordernissen des Betriebs.
Offene Ladenkasse
Bei der offenen Ladenkasse handelt es sich um eine Schublade in der Ladentheke, eine Geldkassette oder Ähnliches. Das Merkmal dieses Kassentyps ist nicht die Form der Geldaufbewahrung, sondern die fehlenden Datenaufzeichnungen durch die Kasse selbst. Diese verfügt über keinerlei technische Ausstattung oder Unterstützung. Somit muss der Mandant seine Tageseinnahmen ermitteln, was durch einen sogenannten Kassenbericht zu erfolgen hat. Dabei wird vom Endbestand des Tages der Anfangsbestand gekürzt, weiterhin werden die Entnahmen (und ähnliche Vorgänge wie Geldtransit) addiert sowie die Einlagen (und so weiter) subtrahiert, was im Ergebnis die Tageseinnahmen ergibt. Der Kassenbericht ist je Öffnungstag anzufertigen. Empfehlenswert ist es, neben der Erstellung des Kassenberichts ein sogenanntes Zählprotokoll anzufertigen. In diesem werden die einzelnen Münzenarten und Scheine mit der jeweiligen Anzahl angegeben, was einen guten Nachweis für den Kassenbestand darstellt. Das Zählprotokoll ist ebenfalls je Öffnungstag anzufertigen und sinnvollerweise von der zählenden Person zu unterschreiben. Eine automatisierte Berechnung des Bestands mithilfe einer Tabellenkalkulationsdatei (Excel, Calc, Numbers) ist fehlervermeidend und sollte deshalb möglichst vorgenommen werden. Zwingend vorgeschrieben ist aber weder die Tabellenkalkulation noch das Zählprotokoll. Steuerlich ist darauf zu achten, dass bei dem Einsatz einer offenen Ladenkasse – im Fall unterschiedlicher Umsatzsteuersätze (null Prozent, sieben Prozent und 19 Prozent) – die Trennung der Entgelte erfolgen muss. Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) gibt das Verfahren hierfür vor (§ 63 Abs. 4 UStDV).
Elektronische Registrierkassen
Unter dem Begriff der Registrierkasse werden Systeme (Kassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter usw.) verstanden, die fest programmiert sind. Die Geschäftsvorfälle werden dabei auf einem batteriegepufferten EPROM, SRAM oder Flash-Speicher erfasst. In der Regel gilt, je älter das System ist, desto geringer ist die Speicherkapazität. Folgende Systeme werden dabei unterschieden (nach Teutemacher, Checkliste für eine ordnungsgemäße Kassenführung, BBK-Sonderausgabe):
- Registrierkasse mit zwei Drucklaufwerken
Ein Ausdruck erfolgt bei diesem Typ als Kassenbeleg für den Kunden (Kassenbon), der andere Ausdruck ist das Papierjournal, welches beim Betrieb verbleibt. Der Umfang des Papierjournals ist abhängig von der Programmierung. Eine digitale Einzelaufzeichnung findet nicht statt. Somit ist es auch nicht verwunderlich, dass diese Systeme keinen Datenexport ermöglichen - Registrierkasse mit einem Drucklaufwerk
Das Journal wird bei diesen Kassen elektronisch erstellt, ansonsten unterscheiden sie sich nicht von den Registrierkassen mit zwei Drucklaufwerken. Aufgrund der häufig geringen Speicherkapazitäten ist eine Datenspeicherung über einen längeren Zeitraum nicht möglich. Eine Exportschnittstelle ist ebenfalls nicht vorhanden. Die Daten werden bauartbedingt nach dem Abruf des Tagesendsummenbons gelöscht. Der Bon wird Z-Bon genannt. Das Z steht als Abkürzung für to zero, das heißt nullstellen, was den Vorgang der Datenlöschung (nach dem Ausdruck des Bons) begrifflich deutlich anzeigt - Registrierkasse mit Druck- und Schnittstellenfunktion
Insbesondere bei modernen elektronischen Registrierkassen wird ein elektronisches Journal geführt, das durch eine Schnittstelle auf einen externen Datenträger übertragen oder mittels Software auf einem Computer gespeichert werden kann. Im Journal werden nicht nur Summenwerte, sondern Einzelpositionen erfasst - PC-Kassen
Dieser Kassentyp basiert auf den üblichen PC-Betriebssystemen wie Windows, Linux oder Mac OS X. Die Journaldaten werden auf einem verbauten Speichermedium (beispielsweise Harddisk oder Flash-Speicher) geschrieben. Auf dem PC ist Kassensoftware installiert, die häufig mit anderen Systemen zusammenarbeitet, beispielsweise mit Warenwirtschaftssystemen und Scannern
Gesetzliche Vorgabe
Die Daten sind jederzeit verfügbar und können unverzüglich lesbar gemacht werden.
Nach § 146 Abs. 5 Abgabenordnung (AO) können die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Bei der Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können (§ 146 Abs. 5 Satz 2 AO). Alleine diese Vorgaben des Satzes 2 sollten beim Einsatz von exotischen Billiglösungen kritisch in die Überlegungen einbezogen werden. Wurde vom Mandanten ein Datenverarbeitungssystem eingesetzt, hat die Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 AO im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen (Z1-Zugriff). Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet (Z2-Zugriff) oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (Z3-Zugriff) zur Verfügung gestellt werden.
Übergangsregelung bis 31. Dezember 2016
Die Finanzverwaltung hat für die oben geschilderte und immerhin schon seit dem 1. Januar 2002 geltende gesetzliche Regelung im BMF-Schreiben vom 26. November 2010 (IV A 4 – S 0316/08/10004-07) eine meines Erachtens großzügige Übergangsregelung geschaffen: Soweit ein Gerät bauartbedingt den gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wurde und wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum 31. Dezember 2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. Daraus erklärt sich die Behauptung, dass ab dem 1. Januar 2017 neue Vorgaben für elektronische Registrierkassen zu beachten sind. Das gilt insbesondere für die älteren Kassensysteme, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können. Deren Einsatz ist ab dem genannten Datum nicht mehr zulässig. Werden diese dennoch weiter verwendet, stellt das einen Verstoß gegen die formellen Vorschriften zur Kassenführung dar. Damit wäre die Buchführung nicht mehr ordnungsgemäß. Genau genommen waren die Steuerpflichtigen aber auch schon seit dem oben genannten BMF-Schreiben verpflichtet, technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchzuführen, die erläuterten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Soweit das ersichtlich ist, hat die Finanzverwaltung diese Vorgabe aber nicht kleinlich überprüft und verfolgt.
Änderung ab 1. Januar 2017
Aus der gesetzlichen Regelung und der erläuterten Übergangsregelung der Finanzverwaltung ergibt sich die wesentliche Änderung, spätestens ab dem 1. Januar 2017 eine maschinelle Auswertbarkeit der vom Kassensystem erfassten Einzeldaten sicherzustellen. Ob eine eingesetzte Registrierkasse mit Druck- und Schnittstellenfunktion oder eine PC-Kasse diese Möglichkeit bietet, sollte deshalb unverzüglich mit dem Kassenaufsteller geklärt werden. Der Einsatz der anderen elektronischen Kassentypen Registrierkasse mit zwei Drucklaufwerken und Registrierkasse mit einem Drucklaufwerk (ohne Schnittstellenfunktion) ist mangels Datenexport, also der fehlenden maschinellen Auswertbarkeit, nicht mehr erlaubt. Unverändert eingesetzt werden dürfen offene Ladenkassen (zuletzt BMF, Schreiben vom 19. Dezember 2014, IV A 4 – S 0316/13/10005 :003). Eine Rückkehr zu diesem System wird sich aber alleine deshalb verbieten, weil eine Kontrolle der eingesetzten Mitarbeiter nur völlig unzureichend möglich ist. Die Kosten der Umstellung oder gar der Neuanschaffung eines Kassensystems haben die Mandanten zu tragen. Das gilt auch für die Kosten im Zusammenhang einer steuerlichen Außenprüfung (§ 147 Abs. 6 Satz 3 AO). Eine seriöse Angabe ist hierzu in pauschaler Form nicht möglich.
Klärungsbedarf
Zunächst ist zu klären, ob das eingesetzte Kassensystem eine Anpassung überhaupt zulässt. Nach einer Angabe der Vectron Systems AG (Hersteller von Registrierkassen insbesondere für Gastronomie und Bäckereien) soll das Verhältnis bei etwa 70 Prozent Software Update (also Anpassung) und 30 Prozent Neukauf liegen. Ob diese Zahlen allgemeingültig sind, lässt sich nicht abschätzen, ist für den einzelnen Mandanten aber auch nicht von Bedeutung. Für diesen ist es entscheidend, welches Kassensystem er bisher im Unternehmen eingesetzt hat, denn nur bei einem mit Schnittstellenfunktion kann die Anpassung technisch überhaupt möglich sein. Neben der Frage, ob das konkrete Kassensystem vom Hersteller auf Dauer unterstützt wird, ist die Höhe der Kosten zudem von der Anzahl der eingesetzten Geräte abhängig. Auch hier ist eine allgemeingültige Aussage nicht möglich. Dass die Vectron Systems von einem zusätzlichen Umstellungsumsatz alleine in ihrem Unternehmen zwischen 100 und 150 Millionen Euro ausgeht, zeigt aber die Größenordnung auf. Auch PC-Kassen werden nicht mehr in allen Fällen anzupassen sein, obwohl es sich hierbei nur um eine Software handelt, die eine Änderung benötigt. Der Autor hat in den letzten Wochen selbst von einem Mandanten erfahren, dessen PC-Kasse noch mit einem Pentium-Prozessor (Produktion von 1993 bis 1999) ausgestattet ist. In diesem Mandantenbetrieb wird unzweifelhaft die Neuanschaffung einer Kasse die ökonomisch sinnvolle Variante darstellen.
Ausblick auf 2019
Das BMF hat im März 2016 einen Gesetzes – sowie einen Verordnungsentwurf bekannt gemacht, der – sollte eine Verabschiedung erfolgen – nicht weniger als die Einführung von manipulationsfreien Kassensystemen in Deutschland regelt. Unter dem etwas sperrigen Titel „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ wird zunächst eine gesetzlich normierte Einzelaufzeichnungspflicht im Fall der Verwendung elektronischer Kassensysteme geregelt.
Das in einem nach dem 31.12.2018 beginnenden Wirtschaftsjahr eingesetzte Kassensystem muss zwingend vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert worden sein und über ein Sicherungsmodul, ein Speichermedium und eine digitale Schnittstelle verfügen. Andere elektronische Systeme dürfen nicht mehr beworben und in den Verkehr gebracht werden. Offene Ladenkassen bleiben aber unverändert zulässig. Flankiert werden die Anforderungen durch die Einführung einer Kassennachschau.
Der Mandant, der eine neue Kasse anschafft, sollte sich deshalb vom Hersteller die Nachrüstbarkeit hinsichtlich der künftigen Anforderungen unbedingt zusichern lassen.
Fazit
Der Datenexport von Kasseneinzeldaten ist ab dem 1. Januar 2017 zwingend sicherzustellen. Dieser wird nach Auffassung des Autors eine völlig neue Qualität in die steuerliche Außenprüfung von Bargeldbetrieben bringen. Das gilt insbesondere dann, falls auch noch das INSIKA-Projekt zeitnah umgesetzt wird.
Aktualisiert am 21.03.2016
MEHR DAZU
Das wichtige Thema Kassenführung – besonders vor dem Hintergrund der Änderungen ab dem 1. Januar 2017 – wird im Rahmen der Online-Seminarreihe „Rechnungswesen/Steuern“ in der Ausgabe September 2016 sowie in Einzeldialogseminaren am 5. Oktober 2016, 26. Oktober 2016 und am 22. November 2016 ausgearbeitet.
Die Finanzverwaltung prüft bereits in ihren Betriebsprüfungen verstärkt den Bereich der Kassenführung. Zielorientierter Software-Einsatz zeigt dem Betriebsprüfer schnell und effektiv eventuelle Beanstandungen auf.
Unter Einsatz der DATEV-Software Datenprüfung comfort/classic/compact können Sie vorhandene Schwachpunkte bereits vor der Betriebsprüfung klären, beheben oder durch Gegenanalysen entkräften.
Das Seminar „Einstieg in die Analyse von Bar-Registrierkassendaten“ bildet einen Einstieg in das Thema der Kassendatenprüfung unter der Nutzung der DATEV-Lösung für die digitale Datenanalyse. Sie untersuchen den vorhandenen Datenbestand nach Auffälligkeiten mit vorgefertigten Prüfungsschritten (Kassenminusprüfung, Chi-Quadrat-Anpassungstest, Benford-Analyse u.a.)
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Tel.: +49 911 319 40867
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