Abschlussprüfung - 28. Januar 2021

Zunehmend digital und automatisiert

Die Digitalisierung dringt in alle Bereiche der Wirtschaft vor. Auch wenn nur die Hälfte der im DAX notierten Unternehmen bislang auf Vorstandsebene über ein entsprechendes Ressort oder eine Expertise bei diesem wichtigen Thema verfügt, dürfte dessen Relevanz dennoch außer Frage stehen.

Neben der Transformation der Wirtschaft zur Nachhaltigkeit (Stichwort: European Green Deal und Sustainable Finance) ist die Digitalisierung eine weitere Herausforderung für die Unternehmen und auch die Abschlussprüfer. Der Einsatz von spezieller Prüfungs-Software ist bei Weitem nichts Neues. Dass der Einsatz von IT die Effizienz in der Prüfung erhöht, ist eine Erkenntnis, die sich seit Langem herumgesprochen hat und die auch in allen Bereichen des Berufsstands durchgedrungen ist. Fraglich ist aber, wann genau von einer Digitalisierung der Abschlussprüfung zu sprechen ist und wie sich diese auswirkt.

Datenanalysen in der Abschlussprüfung

Unter dem Oberbegriff Digitalisierung lassen sich mehrere Aspekte der Abschlussprüfung zusammenfassen. Von Digitalisierung der Abschlussprüfung ist in der Regel dann die Rede, wenn es um den Einsatz von Datenanalyse-Tools beziehungsweise Massendatenanalysen geht. Diese werden eingesetzt, um Daten aus der Buchhaltung oder aus deren Nebensystemen zu analysieren. Daraus ergeben sich dann entweder Prüfungsnachweise oder es werden Fragen aufgeworfen, die dann zu weiteren Prüfungshandlungen führen. Datenanalysen bieten die Möglichkeit, Aussagen im Jahresabschluss und Lagebericht plausibel zu machen. So lassen sich beispielsweise Analysen über die Entwicklung von Aufwendungen und Erträgen im Jahresablauf erstellen, die einen tieferen Einblick in den saisonalen Geschäftsverlauf zulassen. Hier fällt auch beispielsweise auf, wenn kurz vor Quartals- oder Jahresende noch zahlreiche Rechnungen geschrieben werden. Es fällt auch auf, wenn Buchungen außerhalb der normalen Routinen oder zu ungewöhnlichen Zeiten, etwa am Wochenende oder nachts, vorgenommen werden. Das bedeutet für sich genommen noch keine Erkenntnis im Sinne eines Prüfungsnachweises, sondern liefert den Ausgangspunkt für weitere Prüfungshandlungen, in diesem Fall zunächst eine Befragung des Mandanten.

Das digitale Kontrollumfeld

Darüber hinaus können Datenanalysen selbst auch als Prüfungsnachweise genutzt werden, und zwar immer dann, wenn die genutzten Systeme über ein gut strukturiertes und prüfungsfähiges Kontrollumfeld verfügen. Das rechnungslegungsbezogene Kontrollumfeld ist immer auch Gegenstand der Abschlussprüfung. Je höher hier der Digitalisierungsgrad ist, also je mehr Tätigkeiten direkt in einem System durchgeführt und dort dann auch dokumentiert werden, desto höher ist die Relevanz dieses Systems für die Prüfung. Prüfungssicherheit kann hier gewonnen werden, wenn das Kontrollumfeld entsprechend ausgestaltet ist. Sind die Systeme durch Passwörter angemessen geschützt? Gibt es vordefinierte Profile für Anwender und ein entsprechendes Berechtigungskonzept? Wie wird mit Änderungen am System umgegangen? Werden neue Releases vorab getestet? All diese Fragen sind im Umgang mit den Systemen beim Mandanten zu beantworten. Auf Basis dieser Prüfung kann dann über den Umfang digitaler Prüfungshandlungen entschieden werden.

Des Weiteren ist es seit einigen Jahren bei den meisten Prüfungen üblich, Cloud-Systeme zur Kommunikation zwischen Prüfer und Mandant zu nutzen. Der Einsatz solcher Systeme ermöglicht einen wesentlichen Effizienzgewinn im Ablauf einer Prüfung, nämlich dadurch, dass die notwendigen Belege durch den Mandanten in digitaler Form bereitgestellt werden können. Das zeitraubende Kopieren von Belegen entfällt. Darüber hinaus entfällt auch das Präsenzerfordernis des Prüfers beim Mandanten. Die Prüfung muss nicht mehr vor Ort durchgeführt werden, was sich gerade in Zeiten der Corona-Pandemie als sehr wichtig herausgestellt hat.

Voraussetzungen der Digitalisierung

Inwieweit eine Prüfung digitalisiert werden kann, hängt auch maßgeblich vom Mandanten ab. Hier lassen sich zwei Themenkomplexe unterscheiden. Zum einen die Digitalisierung der Verwaltung, insbesondere der Buchhaltung und der daran angeschlossenen Prozesse im Unternehmen. Und zum anderen die Digitalisierung des Geschäftsmodells selbst. Die Digitalisierung der Verwaltung, vor allem des Rechnungswesens, ermöglicht in der Regel auch eine weitestgehend digitale Prüfung. Im besten Fall sind die Prozesse beim Mandanten soweit digitalisiert, dass sämtliche Belege elektronisch im ERP-System abgelegt oder verknüpft sind, sodass sie auch gleich zu den Arbeitspapieren des Prüfers in digitaler Form übernommen werden können. Unter der Digitalisierung des Rechnungswesens wird häufig auch dessen Automatisierung verstanden. Belege werden, sofern sie nicht direkt elektronisch ins Unternehmen gelangen, gescannt und durch eine Software gelesen. Das Programm erkennt den Beleg und schlägt den passenden Buchungssatz vor oder nimmt bestimmte Buchungen auch direkt vor. Diese Buchungen können durch Datenanalyse-Tools identifiziert und somit auch in Summe geprüft werden. Digitale Geschäftsmodelle eröffnen bei der Abschlussprüfung in der Regel die Nutzung sämtlicher Möglichkeiten einer digitalen Prüfung, da es keinen Systembruch zwischen dem Geschäft an sich und der Buchführung beziehungsweise dem Jahresabschluss gibt. Sämtliche Abläufe, die für die Abschlussprüfung relevant sind, finden digital statt.

Ersetzt die Digitalisierung den Menschen?

Sicherlich hat die Digitalisierung von Prozessen zur Folge, dass manuelle Tätigkeiten durch den Menschen in geringerem Maße erforderlich sind. Jedoch ist zu bedenken, dass Technologien und die Ergebnisse automatisierter Prozesse gesteuert und überwacht werden müssen. Es bedarf immer noch eines Menschens, der sich mit den Ergebnissen digitaler und automatisierter Prozesse befasst, diese interpretiert und gegebenenfalls auch in den Prozess eingreift. Ob sich die Anzahl der Menschen, die im Rechnungswesen tätig sind, spürbar sinken wird, ist demnach fraglich. Sicher ist jedoch, dass die Anforderungen an diejenigen steigen werden, die zukünftig im Rechnungswesen tätig sein werden. Das ist in der Komplexität der Systeme und Prozesse begründet, die durch den Anwender verstanden werden müssen.

Digitalisierung bei der Fraud-Detection

Mit dem Aufkommen von Datenanalysen und dem sogenannten Journal Entry Testing kam die Erwartungshaltung auf, dass diese als Prüfungshandlungen geeignet sein sollen, um einen möglichen Betrug aufdecken zu können. Aus diesem Grund fragen die Auftraggeber, insbesondere die mit der Überwachung eines Unternehmens betrauten Organe, explizit nach dem Einsatz digitaler Analysetools. Fakt ist jedoch, dass Datenanalysen in erster Linie Anhaltspunkte in Form von Unplausibilitäten liefern beziehungsweise zuvor gebildete Erwartungshaltungen nicht bestätigt werden. Sodann sind weitere Prüfungshandlungen erforderlich, um diesen Anhaltspunkten nachzugehen. Der Fall Wirecard hat gezeigt, dass Prüfungshandlungen zur Aufdeckung von Fraud im Rahmen der Abschlussprüfung weiterhin eine große Relevanz haben. Fraglich ist jedoch, welchen Beitrag digitale Prüfungstools an dieser Stelle tatsächlich leisten können, da der Betrug bei Wirecard ja eben nicht mittels Analyse aufgedeckt worden ist. Der Betrug wurde hier durch eine klassische Prüfungshandlung, nämlich das Einholen einer Bankbestätigung aufgedeckt. Darüber hinaus ist zu beachten, dass ein Kronzeuge bereits berichtet hat, dass gerade auch Massendaten von Jan Marsalek und seinem Team gefälscht wurden, bevor sie an den Prüfer gingen. Der Skandal ist noch lange nicht aufgeklärt. Und mithin steht auch noch lange nicht fest, in welcher Art und Weise die Prüfer getäuscht wurden. Aber dennoch gilt, dass gerade auch Massendaten, die Prüfungsgegenstand sind, gefälscht werden können. Es gibt Stimmen im Berufsstand, die bereits mit Blick auf Wirecard eine Abkehr von Analysen und eine Hinwendung zu klassischen Prüfungshandlungen fordern. Dem liegt der Gedanke zugrunde, dass eine Prüfung der Bestände in der Bilanz besser zur Aufdeckung von Betrug geeignet ist. Mit Blick auf ein digitales Geschäftsmodell ist diese Sichtweise jedoch sicherlich zu kurzgefasst. Wenn Millionen von Transaktionen über digitale Prozesse abgewickelt werden, kann eine effiziente und effektive Prüfung sicherlich nicht auf den Einsatz von Datenanalysen zur Reduzierung von Belegprüfungen verzichten. Das Zusammenspiel von klassischen Prüfungshandlungen und solchen, die sich mit Prozessen und Massendaten befassen, ist entscheidend. Sicherlich ist weiterhin damit zu rechnen, dass ein Bilanzbetrug auch in Zeiten der Digitalisierung vorkommen wird und dass ein solcher nicht zwangsläufig durch eine Prüfung aufgedeckt werden kann.

Zukünftige Entwicklung

Die Erwartungshaltung an die Digitalisierung ist hoch. Das bezieht sich sowohl auf rein digitale Geschäftsmodelle, auf die Digitalisierung herkömmlicher Geschäftsmodelle und die Digitalisierung von Prozessen in Unternehmen mit einem analogen Geschäftsmodell als auch auf die Wirtschaftsprüfung, die damit Schritt halten muss. Diese Entwicklung führt bei der Abschlussprüfung zu Chancen und Risiken. Chancen bestehen insbesondere in der Steigerung von Effektivität und Effizienz im Rahmen einer Prüfung. Neben dieser ökonomischen Chance bietet sich eine ökologische Chance, nämlich der Verzicht auf Präsenz beim Mandanten und damit eine Reduzierung von Dienstreisen. Risiken bestehen in einer weiter gestiegenen Erwartungshaltung an die Abschlussprüfung, die diese unter Umständen nicht erfüllen kann. Der Einsatz von digitalen Tools ist sicherlich sinnvoll und geboten, kann allein aber keinen wesentlichen Zugewinn bei der Aufdeckung doloser Handlungen liefern. Es ist sicherlich unstrittig, dass die Digitalisierung voranschreiten wird, in der Wirtschaft wie in der Abschlussprüfung. Es steht auch außer Frage, dass sich mit ihrem Fortschreiten Änderungen ergeben werden. Wie das jedoch im Einzelnen aussehen und ob es einen Game-Changing-Moment geben wird, der die Abschlussprüfung grundsätzlich revolutioniert oder vielleicht in ihrer bisherigen Ausprägung überflüssig macht, ist noch offen.

Steigen Sie in die digitale Datenanalyse ein:

Bei der digitalen Kommunikation zwischen Prüfer und Mandant unterstützt DATEV mit der Online-Anwendung DATEV Mandantendialog. Aktuell befindet sich die Lösung noch in der Pilotierungsphase. Diese endet voraussichtlich nach dem ersten Halbjahr 2021.

Weitere Informationen, wie Sie als Wirtschaftsprüfer die Auswirkungen der Corona-Pandemie meistern, finden Sie hier. Corona-Informationen für Wirtschaftsprüfer

Zum Autor

TM
Thilo Marenbach

Wirtschaftsprüfer und Steuerberater in Düsseldorf. Er ist Vorstand und Partner der ECOVIS Audit AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und betreut mittelständische Unternehmen aus unterschiedlichen
Branchen bei der Jahres- und Konzernabschlussprüfung.

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