Umstieg auf DATEV DMS - 30. Januar 2020

Ziel: Volldigitalisierung

Die Kanzlei Grünewald & Laukmanis arbeitet seit 19 Jahren mit digitalen Dokumenten. Letztes Jahr ist sie im Rahmen der Pilotierung auf das neue DATEV DMS umgestiegen. Im Gespräch berichtet die Steuerfachwirtin Stefanie Laukmanis von den Veränderungen in der Kanzlei.

DATEV magazin: Warum sind Ihrer Kanzlei digitalisierte Dokumenten-Workflows wichtig?

STEFANIE LAUKMANIS: Als Kanzlei möchten wir möglichst papierarm und ressourcenschonend arbeiten, in zeitlicher, personeller und auch umweltschonender Hinsicht. Mit der Dokumentenablage haben wir begonnen, Dokumente digital abzulegen und zu bearbeiten. Vor circa fünf Jahren konnten wir daher die Mandantenordner reduzieren. Aus drei Ordnern für Lohn, Buchhaltung und Jahresabschlussarbeiten pro Bearbeitungsjahr wurde nun ein Mandantenordner mit den wesentlichsten Dokumenten übergreifend für mehrere Bearbeitungsjahre. Den letzten Stein des Anstoßes für eine Voll­digitalisierung der Arbeitsprozesse hat unserer Kanzlei im Frühjahr 2017 die Teilnahme an einem Projekt des Qualitätsverbunds umweltbewusster Betriebe – kurz QuB – gegeben. Seitdem sind wir QuB-zertifiziert und haben im Rahmen des Projektes unsere Kanzlei mithilfe externer Berater besonders nach Umweltgesichtspunkten durchleuchtet. Besonders die Frage, wie wir die wesentlichste Ressource einer Steuerberatungskanzlei – das Papier – innerhalb unserer Prozesse möglichst vermeiden, statt zu drucken, zu scannen und dann irgendwann wieder zu vernichten, hat uns beschäftigt. Außerdem haben mein Lebensgefährte Maik Grünewald und mein Vater Andrejs Laukmanis bewusst unsere Mandanten angesprochen, um zu erfahren, was sie mit den bis dahin üblichen Papierauswertungen, gedruckten Abschlüssen und Erklärungen machen. So haben wir uns zwangsläufig mit dem weiteren Einsatz der Dokumentenablage beschäftigt.

An welchem Punkt gelangten Sie mit der Dokumentenablage ans Limit?

Man kann ein Dokument beispielsweise nur einzeln ablegen. Eine unterjährige Sammlung der Abschlussbelege musste deshalb mandantenbezogen in Windows-Systemordnern außerhalb der Dokumentenablage gesammelt und dann vom Jahresabschlussersteller nach der Abschlusserstellung in einem PDF-Dokument zusammengefasst werden. Zum Schluss legten wir diese Datei dann wieder beim Mandanten in der Dokumentenablage ab. Ein weiteres Beispiel sind die Monatsauswertungen, die wir damals noch mit Agenda Lohn über unser PDF-System zusammengefügt haben, um es in einem Paket mit teilweise mehr als 50 Seiten abzulegen. Beim Umstieg auf das neue DATEV DMS mussten wir circa 76.000 Einzeldokumente übertragen, obwohl wir schon Maßnahmen ergriffen hatten, die Dokumentenablage schlank zu halten. 

Unsere ­Vorgabe war, dass das ­DATEV DMS an unsere bereits existierenden Kanzleigegebenheiten angepasst wird und nicht umgekehrt.

Was haben Sie sich in der Kanzlei von der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems erhofft?

Vor allem Zeitersparnis in der täglichen Arbeit und einen wichtigen Meilenstein in der Umsetzung unserer Kanzleistrategie der Volldigitalisierung sowie die Schonung von Umweltressourcen. Die zeitlichen Effizienzgewinne haben wir uns beispielsweise bei der Bearbeitung von Steuerbescheiden erhofft. Wir haben zwar vorher schon alle eingehenden Steuerbescheide digitalisiert und beim jeweiligen Mandanten abgelegt, allerdings hatten wir kein digitales Posteingangsbuch, in dem diese erfasst wurden. Auch die Prüfung und der Versand der Anschreiben an den Mandanten erfolgte nicht in einem durchgängigen Prozess. Da DATEV DMS ein vollintegriertes System ist, geht das nun. Außerdem sollten alle Mitarbeiter die Bearbeitungsschritte der anderen nachvollziehen und die demnächst fälligen Fristen jederzeit abrufen können. Die Verfügbarkeit der Informationen und Belege muss jederzeit gegeben sein. Mit den Mandanten befassen wir uns arbeitsteilig. Zudem arbeiten bei uns viele Mütter, die auch mal spontan ausfallen können, weil beispielsweise ein Kind krank ist.

Was gab dann den Ausschlag für das neue DATEV DMS?

Aufgrund der Kanzleientwicklung und -strategie war es eigentlich ein logischer Schritt. Die Kanzlei Grünewald & Laukmanis ist seit Ende der 80er-Jahre DATEV-Mitglied und wir haben seitdem fast alle Funktionen im DATEV-Systemumfeld genutzt. Da kam die Entwicklung eines eigenen DATEV DMS Ende 2017 wie gerufen. In unserem Winterjahresgespräch 2017 haben die Kanzleichefs das Thema mit unserer Kundenverantwortlichen Marie Julie Hübner besprochen und dann Vor- und Nachteile erwogen. Ein Fremdsystem als digitales Dokumentenmanagement einzusetzen, war für uns keine Lösung, da wir unsere Kanzleisysteme möglichst schlank und kompatibel halten wollen. Die Entscheidung für das neue DATEV DMS haben wir dann trotz einer vorangegangenen Entscheidung aus dem Jahr 2006 getroffen. Damals hat sich mein Vater Andrejs Laukmanis mit dem nun alten DATEV DMS classic befasst und sich aufgrund der damaligen Einschränkungen und Kosten dagegen entschieden. Das neue DATEV DMS passt nun sehr gut in unsere IT-Systemlandschaft, es gibt keine Schnittstellenprobleme und es ist ein System, das von DATEV zwar jetzt erstmals selbst betrieben wird, aber auf einem funktionierenden System, dem DMS classic, aufsetzt. Deshalb haben wir uns im Frühjahr 2018 als Pilotkanzlei für das neue DATEV DMS angemeldet. 

Wie war denn der Umstieg?

Uns alle hat die relativ unkomplizierte Einführungs- und Umstellungsphase gefreut. Der Migrationsprozess und der damit verbundene Umstellungsaufwand waren wesentlich überschaubarer als bei DATEV DMS classic, da unsere bestehende Dokumentenablage innerhalb eines Tags übertragen werden konnte. Hinzu kommt auch, dass wir mit Stefan Schoof einen sehr guten DATEV-Berater hatten, der unsere bisherigen Kanzleigegebenheiten optimal an die neue DATEV DMS-Welt anpassen konnte. Wir Mitarbeiter haben auch sehr aktiv an einer nahezu reibungslosen Umsetzung mitgewirkt.   

Wie groß war die Umgewöhnung auf das neue Programm? Mussten Mitarbeiter besonders geschult werden?

Die Umgewöhnung war nicht besonders groß. Die Vorgabe war, dass das Datenmanagementsystem (DMS) an unsere bereits existierenden Kanzleigegebenheiten angepasst wird und nicht umgekehrt. Deshalb wurde unsere bestehende Ordner-, Register- und Ablage­struktur zum Beispiel nur sinnvoll ergänzt beziehungsweise digital optimiert. Mit Stefan Schoof waren wir hier optimal beraten, und aus den vorangegangenen 15 Jahren kannten wir vieles bereits. Die langjährigen Mitarbeiter haben die Digitalisierung der Kanzlei in den letzten Jahren miterlebt und getragen, neue wachsen schnell rein. Wir haben Ende April 2018 einen ganzen Tag mit Stefan Schoof verbracht, der uns die wichtigsten Möglichkeiten des DMS gezeigt hat. Ende Mai 2018 haben wir uns innerhalb der Kanzlei noch einmal alle zusammengesetzt, um gegenseitig Tipps und Tricks auszutauschen, gewisse unklare Punkte gemeinsam zu lösen und damit auch ein möglichst kanzleieinheitliches Arbeiten zu gewährleisten. Im Juli 2018 haben wir noch spezielle und individuelle Fragen mit Stefan Schoof besprochen. 

Wie hat sich die Arbeit in der Kanzlei verändert, seitdem Sie mit DATEV DMS arbeiten?

Vor der Einführung von DMS hatten wir im Sekretariat eine Teilzeitmitarbeiterin für 20 Wochenstunden. Mittlerweile haben wir auf zwei Teilzeitmitarbeiterinnen und eine Auszubildende zur Kauffrau für Büromanagement aufgestockt. Das resultiert daraus, dass wir uns alle Kanzleiprozesse noch einmal angeschaut haben und die Tätigkeiten, die dem eigentlichen fachbezogenen Arbeiten einer Steuerberatungskanzlei vor- oder nachgelagert sind, konsequent auf das Sekretariat ausgelagert haben. Begonnen bei der digitalen Posteingangs- bis hin zur Postausgangserfassung sowie der Einholung von Unterschriften, Versand von Abschlüssen und ­Erklärungen und der elektronischen Übermittlung der bereitgestellten Daten durch die Sekretariatsmitarbeiterinnen. Die Mandatsbearbeitung ist seit der DMS-Einführung in unserer Kanzlei noch arbeitsteiliger geworden, das wird aber sehr gut über das System abgebildet. Der E-Mail-Versand von Dokumenten innerhalb der Kanzlei zwischen den Mitarbeitern ist ebenfalls stark zurückgegangen, da alle am selben Dokument arbeiten können beziehungsweise über die integrierte Texterkennung im Dokumentenkorb und der daraus resultierenden späteren Volltextsuche alle Dokumente relativ schnell finden. Und auch die Mandantenordner werden nur noch selten aus den Schränken geholt. In diesem Frühjahr wurde auch der Bereich der Lohnbearbeitung auf sanftes Hinwirken meiner Kolleginnen, die die Lohnbuchhaltung betreuen, auf DATEV Lohn und Gehalt umgestellt. Damit ist auch die direkte Systemkompatibilität mit dem DMS und anderen DATEV-Programmen gegeben. Nun ist unsere Kanzlei eine rein grüne Kanzlei mit einem in allen Belangen vollintegrierten System. Daher können wir heute auch davon sprechen, dass wir viele Ziele unserer Kanzleistrategie von 2017 nun vollständig umgesetzt haben. Wir haben unser selbst gestecktes Ziel erreicht und in den letzten beiden Jahren circa 25 Prozent des jährlichen Papierverbrauchs gespart. 

Denken Sie, die Chefs würden rückblickend etwas anders machen?

Grundsätzlich nein, da der Ablauf für uns alle in Ordnung war. Der einzige Verbesserungspunkt: Mein Lebensgefährte Maik Grünewald würde zukünftig gerne einen Mitarbeiter benennen, der sich in den ersten Monaten hauptsächlich mit dem DMS und der internen Fortbildung befasst. Damit alle noch schneller die Möglichkeiten des DMS kennen und damit arbeiten könne000n. Das war damals eher sein Part, der unter dem Tagesgeschäft etwas gelitten hat.  

Sie würden den Umstieg also wieder wagen?

Ich glaube, die Chefs bekämen Ärger, wenn die Kanzlei wieder einen Schritt zurückginge. 

Mehr DAZU

Gute Prozesse leben davon, von Beginn an durchgängig strukturiert zu sein. Damit Sie von allen Vorteilen von DATEV DMS bestmöglich profitieren, empfehlen wir Ihnen zum Einstieg eine professionelle Prozessberatung. Weitere Infos unter www.datev.de/dms-einstieg

Zur Autorin

Julia Wieland

Redaktion DATEV magazin

Weitere Artikel von der Autorin