Auf dem Weg der DATEV-Lösungen in die Cloud stehen die Entwicklung zukunftsfähiger Arbeitsabläufe in Kanzleien und eine einfache und digitale Zusammenarbeit mit Mandanten im Mittelpunkt. Nicht alle Lösungen werden von heute auf morgen gleichzeitig in der Cloud sein. Damit stellt DATEV einen sanften Übergang von der On-Premises- in die Cloud-Welt für Mitglieder und Kunden sicher.
Ein Satz des DATEV-Gründers Dr. Heinz Sebiger ist und bleibt der Leitfaden und die Motivation für die Genossenschaft: „Es ist die Aufgabe der DATEV, dass es unserem Berufsstand morgen besser geht als heute.“ Den Mitgliedern sowie Kundinnen und Kunden dauerhaft und zuverlässig Mehrwerte zu liefern und sie in ihren Arbeitsabläufen zu unterstützen, ist ein zentraler Antrieb für die tägliche Arbeit der Genossenschaft. Entscheidend ist bei all dem aber auch eine zukunftsfähige Ausrichtung, gerade was moderne Technologien angeht. Damit die Förderung des Berufsstands auch künftig gelingt, ist bei den DATEV-Lösungen deshalb die Transformation in die Cloud notwendig, denn nur die neuen fortschrittlichen Technologien ermöglichen die stetige Optimierung und Automatisierung der Tätigkeiten in den Kanzleien.
Neben vielen Prozess- und Effizienzvorteilen von Cloud-Produkten sprechen natürlich auch rein technologische Gründe für die konsequente Cloud-Strategie von DATEV. Die On-Premises-Technologie, wie wir sie heute kennen – also Software, die vor Ort in den Kanzleien installiert wird –, gelangt zusehends an das Ende ihres Produktlebenszyklus. Diese Entwicklung lässt weder DATEV noch anderen Software-Anbietern eine andere Wahl, als ihre Produkte konsequent in die Cloud zu transformieren. Hinzu kommt, dass viele andere Unternehmen diesen Weg auch für DATEV technologisch beeinflussen und in absehbarer Zeit keine On-Premises-Technologien mehr zur Verfügung stellen werden. Spätestens dann, wenn die technische Basis für On-Premises-Produkte entfällt, müssen die Lösungen von DATEV in der Cloud sein, da sonst kein Arbeiten mehr mit den bestehenden Lösungen möglich ist.
Kurzum, der Markt, die Kundenanforderungen, aber auch die technischen Voraussetzungen verändern sich in rasantem Tempo. Im Sinne des Genossenschaftsgedankens, also der Förderung des steuerberatenden Berufsstands, will DATEV diesen Ansprüchen gerecht werden und stellt sich auf diese Rahmenbedingungen ein. Es geht dabei aber nicht darum, einem beliebigen, möglicherweise kurzlebigen, Trend zu folgen. Der Weg in die Cloud ist vielmehr kein Trend, sondern die Basis des künftigen Arbeitens, nicht nur im Bereich des steuerberatenden Berufsstands. Das Arbeiten in der Cloud bietet zudem auch gegenüber lokal installierter Software zahlreiche Vorteile, die beispielsweise die Kollaboration mit Mandanten, gerade auch was den Austausch von Daten und Dokumenten angeht, stark vereinfachen.
Von den Vorteilen der Cloud
Ein wesentlicher Aspekt ist die zentrale Verfügbarkeit von Daten und Anwendungen, die nicht nur Datenflüsse optimiert, sondern auch das mobile Arbeiten auf unterschiedlichen Geräten erleichtert. Die Cloud bietet dafür einen idealen Speicherort, der unabhängig vom Standort jederzeit zugänglich ist – ob vom Rechner oder von mobilen Geräten aus, ob in der Kanzlei oder aus dem Homeoffice. Auch Automatisierungsdienste profitieren, da sie in der Cloud Zugang zu einer großen Menge an anonymisierten Daten haben und dadurch schneller lernen und sich verbessern können. Um die Datenwelt der Mandanten besser zu erreichen, müssen Daten aus deren IT-Systemen in die Kanzlei fließen und umgekehrt natürlich auch. Bis heute werden diese Daten oftmals noch manuell erfasst oder kompliziert elektronisch übertragen, was wiederum Zeitverlust zur Folge hat. Wenn beide Seiten indes in der Cloud arbeiten, gehen all diese Arbeitsschritte deutlich leichter. Um mit den Mandanten schneller und effizienter digital zusammenzuarbeiten, müssen die Software-Welten also viel enger zu gemeinsamen Systemen zusammenwachsen. Auch das funktioniert in der Cloud mit einer zentralen Datenhaltung, auf die beide Seiten zugreifen können, am besten.
Die Cloud ermöglicht es mit Blick auf DATEV als IT-Dienstleister, durch kürzere Produkteinführungszeiten schneller und kontinuierlicher als bei On-Premises-Produkten Updates und Funktionserweiterungen auszuliefern. Die Anwendungen liegen schließlich nicht mehr auf den einzelnen Rechnern in den Kanzleien und müssen nicht mehr dort aktualisiert werden, sondern sind zentral in der DATEV-Cloud im DATEV-Rechenzentrum vorhanden und werden dort auch zentral aktualisiert. Moderne Cloud-Anwendungen sind zudem überhaupt erst die Grundbedingung beispielsweise für die Nutzung von künstlicher Intelligenz (KI). KI-Lösungen haben die Fähigkeit, große Mengen an Daten zu verarbeiten und aus diesen zu lernen. Solche Lösungen können Kanzleien und deren Mitarbeiter von Routineaufgaben entlasten, neue Beratungsanlässe schaffen und die Effizienz in den Prozessen steigern. Unter den Bedingungen der Cloud funktioniert auch im digitalen Ökosystem die Zusammenarbeit schneller und reibungsloser. Die Kollaboration mit Dritten und Partnern lässt sich in einem vernetzten Ökosystem auf Basis offener und standardisierter Schnittstellen noch effizienter realisieren. Innerhalb des Ökosystems arbeiten Partner Hand in Hand, es werden nicht mehr alle Lösungen von einem einzelnen Unternehmen entwickelt, sondern je nach Relevanz der Lösung für das Kerngeschäft und den Fähigkeiten der einzelnen Partner. Im digitalen DATEV-Ökosystem finden sich bereits zahlreiche Lösungen von Partnern, die die Arbeit in den Kanzleien effizienter machen können, ohne dass DATEV dadurch die Entwicklung der Lösungen im Kerngeschäft aus der Hand geben würde.
Die Übergangsphase
Die Entwicklung des Produktportfolios in die Cloud ist kein Prozess, der von jetzt auf gleich erledigt werden kann, dafür ist die Komplexität sowohl für DATEV als auch die Mitglieder zu hoch. Daher ist über einen gewissen Zeitraum das hybride Arbeiten sowohl mit On-Premises- als auch mit Cloud-Lösungen unumgänglich. Beide Produktlinien, das heißt die bestehenden Produkte und die neuen Cloud-Lösungen, arbeiten in dieser Übergangszeit reibungslos zusammen. So können die Arbeitsprozesse Schritt für Schritt bei Mitgliedern und Kunden in Richtung Cloud umgestellt werden.
Die hybride Welt begleitet sozusagen die weitere Entwicklung des Produktportfolios, sie ist aber nicht das Ziel. Das Ziel ist die Cloud. DATEV gestaltet die Hybridphase deshalb so kurz wie möglich, aber auch so lange wie nötig, um einen vernünftigen Übergang für Mitglieder und Kunden zu gewährleisten. Ein Beispiel für eine bereits langjährige hybride Welt ist der Finanzbuchhaltungsprozess. Hier werden die Daten zunächst in der Cloud-Lösung DATEV Unternehmen online erfasst und anschließend in der On-Premises-Welt verarbeitet – ohne dass der Anwender dies bemerkt.
Für die bestehenden On-Premises-Produkte gilt: Sie bleiben in dieser Übergangsphase selbstverständlich funktionsfähig und auf einem aktuellen gesetzlichen Stand, sodass zu jeder Zeit verlässliche Software zur Verfügung steht. Parallel werden auf dem Weg in die Cloud neue Cloud-Lösungen und -Services kontinuierlich ausgeliefert, die die On-Premises-Lösungen ergänzen und Mehrwert bei der Effizienz in den Kanzleien schaffen.
Es liegt auf der Hand, dass auf dem Weg in die Cloud in den kommenden Jahren auch zahlreiche Produktumstellungen anstehen. Diese werden von DATEV, aber auch von den Mitgliedern und Kunden einiges an Engagement und aktives Zutun von beiden Seiten erfordern. Die Begleitung der Mitglieder und Kunden bei diesen Vorhaben durch DATEV ist aber sichergestellt. Gleichzeitig nutzt DATEV die Erfahrungen aus vergangenen Umstellungen und optimiert die Umstellungsprozesse laufend. Gemeinsam wird die herausfordernde Entwicklung in die Cloud gelingen.
Wie geht es weiter?
Die berechtigte Frage nach einem konkreten Fahrplan bei der Portfolioentwicklung ist mit Blick auf die kommenden Jahre und die Komplexität des Vorhabens nicht in Kürze zu beantworten. Sobald die Produktplanungen verlässlich werden, informiert DATEV unter www.datev.de/ausblick über die in den kommenden sechs bis zwölf Monaten geplanten Produkte und Funktionserweiterungen. Bestandteil dieses Ausblicks sind auch neue Cloud-Lösungen. Die Inhalte werden laufend aktualisiert, sobald die Planungen konkreter werden. Über die Produkt-Releases aus dem Jahr 2024 informiert auch der nachfolgende Beitrag in dieser Ausgabe.