Digital nachrüsten

Mit den aktuell diskutierten Anforderungen an die Um­gestaltung von Abläufen stehen Ver­wal­tungen, Stadtwerke und kommunale Unternehmen vor großen Heraus­for­de­run­gen. Dabei bietet die Digitalisierung die große Chance, interne Arbeitsabläufe sowie die externe Kommunikation zum Bürger zu verbessern und somit effizienter zu gestalten.

So stehen etwa die medienbruchfreie Belegverarbeitung ­sowie die damit verbundenen Vorteile in der Sachbearbeitung im Zentrum des Interesses. Gerade die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen im Prozess der ­Mittel- oder Budgetprüfung birgt Verbesserungspotenzial. Prüfprozesse lassen sich beschleunigen oder die Liquiditätsplanung und -übersicht verbessern. Aber auch Kundenprozesse sind in die digitale Welt zu überführen, indem Stadtwerke beispielsweise digitale Portallösungen anbieten.
Der Gesetzgeber hat dies erkannt und fördert die Digitalisierung unter anderem durch das E-Government-Gesetz des Bundes. Es sieht unter anderem vor, die EU-Richtlinie 2014/55 zum Empfang und zur Weiterverarbeitung von elektronischen Rechnungen umzusetzen. Als Experte für Digitalisierung und betriebswirtschaftliche Beratung begleitet DATEV die Steuerberater und deren Mandanten bei der Umsetzung und effizienten Nutzung digitaler Prozesse. Dabei bietet DATEV ein breites Lösungs- und Beratungsspektrum von der Abbildung digitaler Prozesse mit dem DATEV Dokumenten-Management-System (DMS) über den Einsatz neuer Online-Zahlungswege bis zum digitalen Austausch zwischen Ver- und Entsorger und Bürger.

Prozesse mit DMS digitalisieren

Das Dokumenten-Management-System (DMS) ist das Kernstück der DATEV für effizientere Prozesse. Mithilfe des DMS lassen sich Dokumente organisieren und Geschäftsprozesse beschleunigen. Bisher manuell erforderliche Arbeits- und Prüfungsschritte lassen sich re­vi­sions­sicher digitalisieren, da die Software direkt in alle zentralen Prozesse integriert und mit dem DATEV-Rechnungswesen verbunden ist. Gerade der Prozess der Eingangsrechnungsprüfung bietet viele Vorteile: keine Suche nach Belegen oder unnötige Kopien, keine unleserlichen Vermerke, sofortige Mittel- beziehungsweise Budgetprüfung in Verbindung mit dem Wirtschaftsplan, ungehinderter Informationsfluss und Nutzung von Skonto.

Kommunikation über Kundenportal

Bürger erwarten auch von Kommunen, Stadtwerken, Energieversorgern, Zweck­ver­bänden und anderen kommunalen Unternehmen, stets erreichbar zu sein und Informationen schnell und einfach via Internet austauschen zu können.
DATEV und der Partner msu solutions GmbH bieten mit dem msu.Kundenportal für ­DATEV eine internet­basierte Kunden­portallösung in mehreren Ausbaustufen an. Als Web-Anwendung werden auf diesem Portal alle erforderlichen Daten aus der DATEV-Anwendung zentral bereit­gestellt, und das als umfassender Online Self Service für die Bürger rund um die Uhr an 365 Tagen.

Am Beispiel von Stadtwerken bietet das Kundenportal unter anderem folgende Funktionen:

• elektronische Meldung des Zählerstands
• Anzeige der Verbrauchshistorie zu einem Zähler
• Aufruf der erstellten Bescheide/Rechnungen inklusive aller Zahlungstermine
• Einsicht und Änderung persönlicher Daten
• Einsicht von Bankverbindungen
• Kontaktformulare und individuelle Benachrichtigungen zum Beispiel zu Wasserrohrbrüchen und Instand­haltungs­arbeiten

Die Portallösung lässt sich an die jeweilige Corporate Identity anpassen und ist auf sämtlichen Endgeräten abbildbar. Selbstverständlich werden alle Sicherheitsstandards erfüllt.
Doch welche Vorteile hat das Stadtwerk? Durch die elektronische Erfassung von Daten im Kundenportal in Verbindung mit einer automatischen Weiterverarbeitung werden interne Prozesse optimiert und somit schneller und günstiger. Alle Änderungen und Eingaben im Portal werden in der DATEV-Anwendung an zentraler Stelle als Vorgang gekennzeichnet. So kann je Vorgang entschieden werden, ob der jeweilige Vorgang weiterzuverarbeiten ist. So werden weitere Prozessschritte automatisch im System angestoßen. Ein manuelles Abtippen, zum Beispiel von Adressdaten oder Zähler­ständen, entfällt und Folgeprozesse werden beschleunigt.

Spannende Möglichkeiten bei Bescheiden und Rechnungen

Der Trend der Digitalisierung beeinflusst aber auch die Erstellung und Gestaltung von Bescheiden und Rech­nungen sowie deren Versand.
Durch den Andruck vielseitiger Barcode- und QR-Code-Varianten lassen sich unter­schied­liche digitale Szenarien abbilden. Der Andruck eines Girocodes ebnet den elektronischen Zahlweg. Hinter dem Girocode verbergen sich die Daten einer Rechnung sowie die Bank­ver­bindung des Rech­nungs­stellers. Der Ver­braucher scannt den Girocode ein und kann einfach und bequem den Rech­nungs­betrag überweisen. Was so einfach klingt, bringt Profit für beide Seiten: Der Verbraucher überweist den Rechnungsbetrag, das oft fehler­an­fällige Abtippen der IBAN entfällt. Der Rechnungssteller sieht auf dem Kontoauszug alle er­for­der­lichen Angaben und kann so den Postenausgleich effizient bearbeiten. Nutzt der Rech­nungs­steller das Buchen digitaler Kontoauszüge, so wird der offene Posten sogar auto­ma­tisch ausgeglichen.
Neben den DATEV-Druckleistungen für Bescheide – das Komplettpaket aus Druck, Kuvertierung, Freimachung und Direktversand – gibt es neue Lösungen rund um den Versand von Bescheiden und Rechnungen in verschiedensten Formaten und Über­tragungswegen. So unterstützt DATEV SmartTransfer den Empfang und Versand von Bescheiden, Rechnungen, Mahnungen, Liefer­scheinen und Gutschriften. Es handelt sich dabei um eine Internetplattform, über die Kommunen und kommunale Unternehmen ihre Geschäftspartner mit Daten im angeforderten Format beliefern können. Umgekehrt ist eine Anlieferung von sämtlichen Datenformaten möglich, die für eine automatisierte Verarbeitung im Unternehmen benötigt werden. Die Dokumente lassen sich selbst­ver­ständ­lich in verschiedenen Formaten (EDIFACT, ZUGFeRD, PDF, IDoc etc.) und über verschiedene Kanäle (sicherer Internettransfer, E-Mail, Briefpost) versenden.
Und noch ein Vorteil bei der Archivierung und Über­tragung: Elektronische Belege, Datensätze und Prüfprotokolle ­werden automatisch mit allen relevanten Daten im GoBD-konformen Archiv in Unternehmen online archiviert und stehen sowohl der Kern­ver­waltung als auch den Außen­stellen zur Verfügung.