Methodik - 16. Juli 2019

Welche Methode darf es sein?

Methoden für ein effizientes Zeitmanagement gibt es zuhauf. Bei der Vielfalt steht fest: Die eine beste Methode gibt es nicht. Ein Überblick.

Eisenhower-Matrix oder Kanban? Welche Methode ist für Sie die richtige?

Dem einen gefällt Variante A, der andere kommt mit Variante B besser zurecht. Wieder andere verzichten gänzlich auf eine bestimmte Methode des Zeitmanagements. Sie organisieren ihre Aufgaben pragmatisch und individuell, wie zum Beispiel Steuerberaterin Mechtild Michaela Maurer im vorangegangenen Interview auf Seite 14 berichtet. Hier werden kurz fünf gängige Methoden erläutert.

Ein Klassiker – die Eisenhower-Matrix

Der frühere Fünfsternegeneral der US-Army und US-­Präsident Dwight D. Eisenhower (1890–1969) hatte seine Aufgaben und damit sein Zeitmanagement im Griff, weshalb nach ihm auch eine Methode benannt ist. Anhand eines Koordinatensystems werden die zu erledigenden Aufgaben der Wichtigkeit und Dringlichkeit vier Quadranten zugeordnet und entsprechend sofort erledigt, später oder delegiert:

  • A-Aufgaben sind wichtig und dringend und werden sofort und selbst erledigt.
  • B-Aufgaben sind zwar wichtig, jedoch nicht dringend. Sie können zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden.
  • C-Aufgaben sind dringend, aber wichtig sind sie nicht. ­Daher am besten delegieren.
  • D-Aufgaben sind weder wichtig noch dringend und damit eigentlich gar keine Aufgaben – ab damit in den Papierkorb.

Nachdem die Grundregel dieses Prinzips Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit! lautet, versteht sich von selbst, dass den B-Aufgaben besondere Aufmerksamkeit zufällt. Schauen Sie also, dass Sie möglichst viele Aufgaben im zweiten Quadranten unterbringen.

Alt, aber bewährt – das Pareto-Prinzip

Auch bekannt als 80:20-Regel des Soziologen Vilfredo Federico Pareto, der es zu Beginn des 20. Jahrhunderts erkannte, als er eigentlich die Verteilung des Grundbesitzes in Italien untersuchte. Prinzipiell geht es darum, dass mit einem Aufwand von 20 Prozent schon 80 Prozent des Ergebnisses erzielt werden. Auf die Zeit bezogen heißt das: Priorisieren Sie so, dass Sie mit 20 Prozent Ihrer Zeit 80 Prozent aller Aufgaben erledigen.

Etwas für den Tag – die Alpen-Methode

Nicht ganz autark, weil diese Methode Unterstützung braucht. Sie verlangt Entscheidungsfreudigkeit auf kleinem Korn. Für jeden Tag müssen die Aufgaben notiert und der zeitliche Aufwand geschätzt werden. Da stets Unvorhersehbares geschieht, sind 40 Prozent der täglichen Arbeitszeit frei von Aufgaben. Für die anschließende Entscheidung, wie die Aufgaben priorisiert werden, lässt sich auf das Eisenhower-Prinzip zurückgreifen. Am Ende des Tages werden die Ergebnisse kontrolliert und gegebenenfalls die Planung und Entscheidungen angepasst.

  • A – Aufgaben aufschreiben
  • L – Länge der einzelnen Aufgaben schätzen
  • P – Pufferzeiten einplanen
  • E – Entscheidung über Prioritäten treffen
  • N – Nachkontrolle

60-60-30-Prinzip

Weil niemand gleichbleibende Höchstleistung erbringt, orientiert sich dieses Prinzip am Biorhythmus. Nach einhelliger Expertenmeinung geht man davon aus, dass nur eine bestimmte Zeit konzentrierten Arbeitens möglich ist und der Organismus nach Pausen verlangt. Nach diesem Rhythmus zu arbeiten, verlangt etwas mehr Disziplin und Eigenverantwortung. Absolute Fokussierung ist während der Arbeitsphase nötig und jegliche Ablenkung unerwünscht. Deswegen eignet sich dieses Prinzip für komplexe und große Aufgaben von hoher Wichtigkeit und hohem resultierendem Wert. 60-60-30 geben den zeitlichen Umfang in Minuten vor. Gleich im ersten Intervall wird nicht 60 Minuten konzentriert gearbeitet, sondern 55. Danach macht man fünf Minuten Pause, am besten fern dem Arbeitsplatz. Die zweiten 60 Minuten werden komplett konzentriert gearbeitet. Wer glaubt, danach kommt ein Arbeitsintervall von weiteren 30 Minuten, der irrt, dabei handelt es sich um die Zeit der großen Pause – währenddessen empfehlen Experten Bewegung oder Power Napping – also das kurze Schläfchen. Wichtig ist die unbedingte Einhaltung der Pause, um sich wirklich erholen zu können.

Alles agil – das Kanban-Prinzip

Kanban ist zwar originär nicht dem Zeitmanagement zugehörig. Doch aufgrund der aktuellen agilen Arbeitsprozesse sei das Prinzip erwähnt. Als Methode aus der agilen Software-Entwicklung bekannt, wird Kanban immer öfter auch in anderen Unternehmensbereichen eingesetzt. Ziel ist es, mittels eines sogenannten Kanban-Boards bestehende Prozesse und Arbeitsumfänge zu visualisieren – das Board kann ein Whiteboard sein mit Haftzetteln, auf denen Aufgabe und Informationen wie Fertigstellung oder Auftragseingang vermerkt sind. Dabei werden parallel laufende Aufgaben auf eine zu bewältigende Anzahl pro Person begrenzt. Der Vorteil: Es werden Probleme im Prozess sichtbar, die es ermöglichen, diesen in kleinen Schritten immer wieder zu verbessern. Das sorgt unter anderem dafür, dass sich die Durchlaufzeiten einzelner Aufgaben verkürzen und kein Leerlauf entsteht. Geeignet ist das Kanban-Prinzip eher für die Arbeit im Team als für Einzelpersonen.

MEHR DAZU

Kompaktwissen für Berater: Zeitmanagement für Steuerberater, Art.-Nr. 36281

Zum Autor

Carsten Fleckenstein

Redaktion DATEV magazin

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