Nun ist es so weit und keine Zukunftsmusik mehr. Die E-Rechnungspflicht ist Realität. Ja, für Ausgangsrechnungen gelten noch großzügige Übergangsfristen, und wie der Gesetzgeber mit säumigen Kandidaten umgehen will, die sich erst einmal nicht an die Verpflichtung halten, ist auch noch nicht endgültig geklärt.
Grundsätzlich müssen nun alle Unternehmen zumindest in der Lage sein, E-Rechnungen, die sie von einer Geschäftspartnerin oder einem Geschäftspartner bekommen, zu empfangen und zu verarbeiten. Hand aufs Herz: Sind alle Ihre Mandanten wirklich schon so weit? Ich fürchte, die wenigsten von Ihnen können diese Frage mit einem klaren Ja beantworten. Ein Grund mehr, jetzt noch einmal Gas zu geben und die Pflicht flächendeckend bekannt zu machen. Über die Verpflichtung hinaus gibt es ja genügend überzeugende Argumente dafür. Wer mich kennt, weiß, dass ich ein Befürworter dieser Pflicht bin. Ich sehe darin einen Gamechanger und Booster für die digitale Transformation in Deutschland. Schließlich birgt sie viele Vorteile.
Automatisiert und spart Geld
Da der gesamte Rechnungsprozess samt Archivierung dann auf den elektronischen Rechnungsdaten aufsetzt, lässt er sich deutlich schlanker und transparenter gestalten als bisher. Digital vorliegende Eingangsrechnungen können viel schneller verarbeitet werden und auch Ausgangsrechnungen lassen sich einfacher erstellen, versenden und archivieren. Das spart den Unternehmen bares Geld. Nicht zu unterschätzen ist zudem das Potenzial für Automatisierung. Was bislang manuell weitergegeben werden muss, kann ohne manuelles Zutun die nötigen Prozessketten durchlaufen, wenn die Daten strukturiert vorliegen. Und das bei deutlich geringeren Kosten, denn für Papier und Briefumschläge, Druck und Porto oder auch Ordner und Aktenschränke für die Archivierung fallen keine Ausgaben mehr an. So ist die flächendeckende Nutzung der E-Rechnung die Basis für komplett digitale, kostengünstige Abläufe in der Rechnungsbearbeitung.
Diese Punkte sollten auch die Skeptiker unter den Mandanten überzeugen. Zumal sich auch die Zusammenarbeit mit der Steuerberatungskanzlei vereinfacht. Und letztlich ist es ja auch gar nicht so schwer, den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Bei kleineren Unternehmen würde für den Start ein E-Mail-Postfach für den Empfang und beispielsweise DATEV Unternehmen online mit Belege online genügen, um die Rechnungen auszulesen und GoBD-konform zu archivieren. Das ist allerdings nur die Pflicht, und es geht auch deutlich komfortabler. Ich empfehle, wenn die Prozesse schon umgestellt werden, gleich einen Schritt weiter zu denken und jetzt als Kür zu absolvieren, was in Kürze ebenfalls zur Pflicht wird und was mittelfristig noch zur Pflicht werden dürfte. Das ist zum einen, den Rechnungsausgang auch gleich auf E-Rechnungen umzustellen. Zum anderen ist es der Einsatz einer zukunftsfähigen Plattform, die schon jetzt auch das Meldesystem mitdenkt, das der Gesetzgeber als nächsten Schritt auf seiner Planungsliste stehen hat.
Vorteil Plattformlösung
Als Genossenschaft der steuerberatenden Berufe wollen wir Sie und Ihre Mandantschaft bestmöglich vorbereiten und haben deshalb die DATEV E-Rechnungsplattform gestartet. Mit dem E-Rechnungspostfach hat diese zum Jahresende 2024 ihre zentrale Komponente bekommen. Der Rechnungseingangsprozess lässt sich in Kombination mit DATEV Unternehmen online bereits jetzt komfortabel darüber abbilden – die Funktionen für den Rechnungsausgang kommen in den nächsten Monaten sukzessive dazu. Gerade auch im Hinblick auf die GoBD-konforme Archivierung ist dieser Ansatz deutlich charmanter und bietet bessere Automatisierungsmöglichkeiten als die Minimallösung via E-Mail-Postfach. Ein weiterer großer Vorteil der Plattformlösung: Wir werden das bewährte deutsche TRAFFIQX-Netzwerk wie auch das internationale Peppol-Netzwerk anbinden. Damit bewegen sich alle Rechnungen, die mit Nutzern dieser Netzwerke ausgetauscht werden, ausschließlich im geschützten Raum. So ist die Integrität der Rechnungen sichergestellt und Manipulationen sind nicht möglich. Daneben können E-Rechnungen natürlich auch via E-Mail angenommen werden, wenn ein Geschäftspartner kein TRAFFIQX-Nutzer ist.
Ein zweiter wichtiger Benefit ist die Zukunftssicherheit. Den registrierten Nutzern geben wir schon heute das Leistungsversprechen, dass unsere E-Rechnungsplattform zu gegebener Zeit die Anforderungen an das Tax Reporting unterstützen wird, die die Finanzverwaltung noch definieren muss. Die Erstellung und Übermittlung der nötigen Meldedatensätze werden schnellstmöglich darin möglich sein, sobald die Vorgaben aus dem BMF vorliegen. Deshalb möchte ich Ihnen noch einmal ans Herz legen, sich – sofern nicht bereits geschehen – jetzt auf dieser Plattform zu registrieren und dies auch Ihren Mandanten zu raten.
Noch mehr Sichtbarkeit
Um noch mehr Registrierungen zu erreichen sowie der E-Rechnung und DATEV zu weiterer Aufmerksamkeit zu verhelfen, starten wir mit dem Jahresbeginn übrigens auch noch einmal ordentlich durch. Im Januar 2025 beginnt die zweite Phase unserer E-Rechnungskampagne – diesmal mit einem bekannten Fürsprecher: Ex-Fußballstar und Unternehmer Philipp Lahm vertritt als Testimonial die Vorteile der E-Rechnung und der DATEV E-Rechnungsplattform. Er wird auch in einem neuen TV-Spot zu sehen sein. Die neuen Motive und Bewegtbilder unterstützt durch seine Popularität versprechen eine sehr positive Resonanz und eine effektive, reichweitenstarke Kampagne. Wer Näheres dazu erfahren möchte, kann sich hier informieren.
So viel zur E-Rechnung. Ich bin begeistert, ich hoffe, Sie auch. Und damit sei an dieser Stelle vorerst ein Haken gesetzt an das Thema. Denn in dieser festlichen Zeit des Jahres möchte ich natürlich auch die Gelegenheit nutzen, Ihnen frohe Weihnachten und ein besinnliches, erholsames Fest im Kreise Ihrer Lieben zu wünschen. Möge diese Zeit der Ruhe und des Miteinanders Ihnen Kraft und Inspiration für das kommende Jahr schenken. Für das neue Jahr wünsche ich Ihnen Gesundheit, Erfolg und viele wunderbare Momente. Lassen Sie uns auch 2025 gemeinsam große und kleine Veränderungen bewirken.
Frohe Weihnachten und einen erfolgreichen Start ins neue Jahr!
