Die Fachgruppe Digitaler Belegfluss begleitet Unternehmen auf ihrem Weg in die Digitalisierung. Die Initiative aus der Region Südbaden könnte Modellcharakter für übergreifende Zusammenschlüsse überall in der Republik haben, die Interesse daran haben, die Zusammenarbeit zwischen Steuerberatern und ihren Mandanten zu digitalisieren. Im Interview erklärt Steuerberater und Mitbegründer der Gruppe Sven Ott, was sie sich auf…
Ihr habt euch mit anderen Kanzleien in der Region Südbaden zusammengetan und die Fachgruppe Digitaler Belegfluss gegründet. Welche Idee steckt dahinter?
Wir haben uns mit den Freiburger Kanzleien Zwick Steuerberatungsgesellschaft mbB, HBM Hecht Bingel Müller & Partner und der Kanzlei Hecht + Friedemann aus Zell am Hammersbach zusammengetan. Allerdings ist die Ausrichtung nicht auf die Steuerberatungskanzleien beschränkt. Gründungsmitglieder der Fachgruppe sind auch die Freiburger Firmen jaka GmbH & Co. KG und die Firma Grüne Effizienz GbR. Wir wollen zusammen für die Unternehmen einen ganzheitlichen Ansatz im Bereich der Digitalisierung, Automatisierung und ein Verständnis für IT-Prozesse und Abläufe bieten.
Seit wann gibt es euch?
Die Idee für die Fachgruppe wurde im Juni 2018 geboren.
Wer steht hinter der Initiative und wie kam sie zustande?
Jan Toews sowie Tim Haas, die Geschäftsführer der jaka GmbH & Co. KG und ich hatten aus einer Diskussion um die Digitalisierung, Automatisierung und Archivierung die Idee, etwas zusammen in dieser Richtung zu tun. Aus diversen Diskussionen mit den Berufskollegen haben wir dann schnell mit den jetzt teilnehmenden Kollegen und Kolleginnen eine gut harmonierende Gruppe geschaffen.
Wie sieht das Geschäftsmodell aus?
Bisher wurden Steuerberater von Mandanten als Verarbeiter der Belege gesehen. Im gesamten Prozess der Mandanten spielte der Steuerberater keine Rolle. Es soll hier nicht einfach der Wechsel vom analogen zum digitalen Pendelordner durchgeführt werden. Dieser Wechsel bietet dem Mandanten keine Vorteile. Dies wird sich zukünftig ändern, da der Steuerberater auch zum Prozessberater für Unternehmen wird. Durch unseren Zusammenschluss bieten wir einen ganzheitlichen Ansatz, in dem die Mandanten kompetente Ansprechpartner in der Steuerberatung und Prozessberatung haben.
Ist die Initiative Teil einer neuen Beratungsstrategie der teilnehmenden Kanzleien?
Das Berufsbild des Steuerberaters wandelt sich. Die immer größeren Anforderungen im Bereich der Prozessberatung sind deswegen auch ein wesentlicher Teil der Strategie der Kanzleien in der Fachgruppe.
Versprecht ihr euch durch die Initiative neue Mandanten?
Zum einen möchten wir die Bestandsmandate über die Möglichkeiten informieren. Auch solche Mandate die bisher skeptisch dem Thema gegenüberstehen, sollen überzeugt werden. Natürlich klappert man auch mit dem Know-how, um neue Mandanten zu gewinnen.
Ihr haltet Schulungen und Workshops ab. Wie lauten die Inhalte dieser Veranstaltungen?
Die Schulungen richten sich in erster Linie an die Mandanten der Kanzleien. Allerdings können durch die Ankündigung auf der Homepage der Fachgruppe sowie über die Kanäle XING, LinkedIn, Facebook und Instagram auch weitere Unternehmen angesprochen werden. Derzeit werden sechs verschiedene Workshops rund um die Themen Digitalisierung und Automatisierung angeboten. Hier sollen Praktiker aus den Kanzleien gezielt die für die Unternehmen wichtige Inhalte vermitteln.
Ist DATEV Unternehmen online ein Thema in euren Schulungen?
Unternehmen online ist ein großes Thema. Wir versuchen in den Schulungen den Teilnehmern und Teilnehmerinnen ein Forum zu bieten, bei dem gezielt Fragen gestellt werden können und wir aufgrund der Größe der Gruppen auch gezielt als Praktiker darauf eingehen können. Allerdings schauen wir auch über den Tellerrand hinaus und verschließen uns nicht weiteren Vorsystemen.
Arbeitet ihr bei der IT-Beratung mit externen Partnern zusammen?
Mit der jaka GmbH & Co. KG haben wir einen Spezialisten für die Prozesse rund um die Archivierung und den Belegfluss. Des Weiteren sind wir gerade dabei, einen DATEV-System-Partner und Lösungspartner an Bord zu nehmen, um unseren Ansatz einer ganzheitlichen Betreuung für den Mandanten ausbauen zu können.
Was war eure bislang erfolgreichste Veranstaltung?
Die erste Veranstaltung war der Kongress „Belege 2018“ im Oktober 2018. Mit einer Vorlaufzeit von vier Wochen haben wir es geschafft, einen Kongress mit vielen interessanten Vorträgen und mit einer durchschnittlichen Besucherzahl von 80 Gästen zu veranstalten.
Habt ihr schon Reaktionen von KMUs bekommen?
Nach dem Kongress „Belege 2018“ haben wir aus dem Mandantenkreis nur positive Reaktionen bekommen. Wir konnten auch Unternehmen für das Thema Digitalisierung begeistern, die es vorher nicht für nötig gehalten hatten, diesen Weg zu gehen. Mittlerweile sind aber nicht nur Unternehmen, sondern auch Kreditinstitute und weitere Institutionen in der Region auf unsere Gruppe aufmerksam geworden.
Wo und wie bewerbt ihr eure Initiative?
Unsere Fachgruppe wird derzeit über die XING, Facebook, Instagram sowie der Fachmedien der Firma jaka GmbH & Co. KG und durch E-Mails der teilnehmenden Partner beworben. Derzeit in Planung ist ein eigener Facebook- und XING-Auftritt. Auch ein regelmäßiger Blog zu den Themen rund um die Digitalisierung und Automatisierung ist in Planung.
Sollten sich auch anderswo Steuerberater zusammenschließen und gemeinsam Unternehmen beraten?
Es geht nicht nur um den Zusammenschluss von Steuerberatern. Auch weitere Unternehmen, die die Prozesse der Mandanten unterstützen können, sollten in eine solche Gruppe aufgenommen werden. Gerade für kleinere Einheiten bietet ein solcher Zusammenschluss von Kanzleien und weiteren Partnern einen großen Vorteil, um sich weiter am Markt gegenüber anderen Kanzleien zu positionieren.
Vielen Dank für das Interview!
Über den Inrerviewpartner:
Sven Ott aus der Kanzlei RUFundSCHLENKER in Emmendingen ist Steuerberater, Certified Rating Analyst und Mitbegründer der Fachgruppe Digitaler Belegfluss.
