Zusammenarbeit ermöglichen

Mit der Mandantenveranstaltung „Digitale Betriebsprüfung – was tun?“ können Mandan­tinnen und Mandanten mehr über die Vorteile der digitalen Zusammenarbeit mit ihrer Steuerberatungs­kanzlei erfahren. Herr Reitmayer, Sie haben solch eine Veranstaltung schon durchgeführt. Wie haben Sie die vorbereitet?

FLORIAN REITMAYER: Zuerst haben wir als Testlauf unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschult. Diese Schulung mit Fragerunde erfolgte aufgrund von Corona aber passend zum Thema online. Denn schließlich sind die Mitarbeiter die Multiplikatoren für unsere Mandanten. Wir haben unse­rem Team DATEV Unternehmen online nähergebracht, das Hochladen von Belegen gezeigt, wie der Zahlungsverkehr richtig vorbereitet, übernommen und abgewickelt wird oder wie das Kassenbuch online funktioniert. Unterstützt wurden wir von unserem IT-Mitarbeiter Herrn Huber und Herrn Sambale von DATEV.

Wobei hat DATEV Sie unterstützt und wie lief die Veranstaltung ab?

FLORIAN REITMAYER: Für die Mandantenveranstaltung Ende April hat DATEV Mustertexte für die Einladungen zur Verfügung gestellt. Au­ßerdem wurden die Online-Zugangsdaten von DATEV direkt an die Mandanten ge­schickt. Dazu haben wir noch ein paar Blankoeinladungen für Kurzentschlosse­ne bekommen. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer haben wir gemeinsam mit dem DATEV-Mitarbeiter Yannic Stender begrüßt, der die Veranstaltung moderier­te. Anschließend hat die Finanzverwal­tung ihre Perspektive erläutert, unter an­derem die Prüffelder der digitalen Prüfung und vor allem, an welcher Stelle ihrer Prozesse die Unternehmen schon an die Betriebsprüfung denken sollten. Konkret also bereits, wenn sie Vorsysteme, zum Beispiel in der Warenwirtschaft, implementieren, programmieren und anwenden. Zum Schluss erklärte Michael Sambale die Arbeitsschritte mit Unternehmen online.

Wie hat Ihnen die Mandantenveranstaltung bei der Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten weitergeholfen?

FLORIAN REITMAYER: Durch die interne Vorbereitungsver­anstaltung von DATEV wurden nun alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Kanzlei dafür sensibilisiert und wurde ihr Interesse an Unternehmen online geweckt. Das führt letztlich zu einer deutlich besseren Mandantenanspra­che durch die Mitarbeiter.

Welches Feedback haben Sie bekommen?

FLORIAN REITMAYER: Zur Organisation und zum Informa­tionsgehalt erhielten wir äußerst positives Feedback. Wir konnten das Interesse an Unternehmen online wecken und die Vorzüge darstellen. Die teilnehmenden Mandantinnen und Mandanten wurden wachgerüttelt, besonders für die Konsequenzen der digitalen Betriebsprüfung. Die Zuhörer haben erkannt, dass sie sich auf die Digitalisierung einstel­len müssen. Seit der Veranstaltung erhielten wir deutlich mehr Anfragen zur Umstellung der Buchhaltung auf Unter­nehmen online.

Herr Zimmermann, warum ist es für die Kanzleien und deren Mandanten wichtig, sich mit der digitalen Be­triebsprüfung zu befassen? Welche Konsequenzen können Unternehmen drohen?

JOACHIM ZIMMERMANN: Die digitalen Daten sind inzwi­schen der zentrale Punkt bei einer Betriebsprüfung. Das Prüfen von Papierunterlagen tritt in den Hintergrund. Das Prüfen von Daten führt zu schnelleren und genaueren Er­gebnissen. Steuerberaterinnen und Steuerberater machen zwar meistens die Hauptbuchführung, doch die meisten Un­ternehmen arbeiten mit Vorsystemen wie Kasse, Faktura, Materialwirtschaft, Zahlungssystemen. Auch ein Taxameter im Taxi ist schon ein DV-Vorsystem. Die­se Daten und Ergebnisse werden in die Hauptbuchführung übernommen und sind deshalb prüfungsrelevant. Um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und Aufzeichnung nachweisen zu können, muss bei jedem eingesetzten Datenverar­beitungsverfahren eine übersichtlich ge­gliederte Verfahrensdokumentation vor­handen sein. Für viele Unternehmer ist die Verfahrensdokumentation ein Fremd­wort. Deshalb muss man bestimmte kriti­sche Dinge gegenüber den Steuerzahlern – zu ihrem eige­nen Schutz – ganz offen ansprechen. Zum Beispiel die Pflicht, die Daten digital vorzulegen. Das müssen die Unter­nehmen liefern, ist ihnen aber oft nicht bewusst. Bei Veran­staltungen kann man erkennen, wie Teilnehmerinnen und Teilnehmer hier sehr nachdenklich werden. Eine umfassen­de Aufklärung ist unbedingt nötig. Insofern lohnen sich sol­che Veranstaltungen für die Teilnehmer außerordentlich. Denn es werden auch die Konsequenzen der Finanzverwal­tung deutlich gemacht, wenn die Vorsysteme nicht ord­nungsgemäß geführt werden, nämlich oft eine Hinzuschät­zung oder Schätzung der Besteuerungsgrundlagen. Bei Mängeln kann es sein, dass bestimmte Bereiche oder Aus­gaben von der Finanzverwaltung nicht anerkannt werden. Das deutsche Steuerrecht ist umfangreich und kompliziert. Steuerzahler müssen auch davor geschützt werden, durch Unkenntnis Fehler zu ihrem eigenen Nachteil zu begehen. Das beginnt schon bei der Datenaufbewahrung. Im Idealfall findet man als Prüfer hier eine durchgehende Kette vor: von Daten der Kasse (sicheres Kassenarchiv) über das digitale Kassenbuch und Belege online bis zu Kanzlei-Rechnungs­wesen. Auch wenn die Anschaffung dieser Software und Hardware erst einmal mit Kosten verbunden ist, können die­se seit dem 1. Januar 2021 vollständig von der Steuer abge­setzt werden bei einer Nutzungsdauer eines Jahres.

Inwiefern profitieren Mandanten davon?

JOACHIM ZIMMERMANN: Sie sind rechtlich auf der siche­ren Seite, wenn sie über eine Software verfügen, die die ge­setzlichen Vorgaben erfüllt. Und auch das Risikomanage­ment der Finanzverwaltung wird dies bei der Fallauswahl für Prüfungen und Nachschauen berücksichtigen. Das Un­ternehmen wird also gegebenenfalls einer günstigeren Risi­kogruppe zugeordnet und dadurch weniger häufig geprüft. Kleinere Fehler passieren natürlich immer. Aber das ist völ­lig anders zu bewerten, als wenn sich jemand überhaupt nicht mit den Anforderungen an digitale Systeme beschäf­tigt. Mit dieser Aufklärung von Unternehmen, die dann for­melle Mängel mit großen materiellen Folgen vermeiden können, ist den teilnehmenden Steuerpflichtigen geholfen. Und bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation er­halten sie Unterstützung seitens der Steuerberater und ih­rer Berufsverbände oder Dachverbände mit einer Muster­verfahrensdokumentation.

Michael Sambale, welche Vorteile bringt die digitale Zusammenarbeit für Mandantinnen und Mandanten außerdem? Was können sie tun, damit die genannten Probleme gar nicht erst entstehen?

MICHAEL SAMBALE: Wenn Mandanten und Steuerberater enger zusammenarbeiten, gibt es weniger Probleme auf beiden Seiten. Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Durch sie wird die Betriebsprüfung für die Finanzverwaltung leich­ter, Steuerberater müssen nicht mehr mit dem Pendelord­ner hantieren, Unternehmen können ihre Prozesse be­schleunigen, zum Beispiel Zahlungen prüfen oder Belegbil­der auch später noch am jeweiligen Buchungssatz anschau­en. Man muss auch keine E-Mails mit sensiblen Daten mehr verschlüsseln, wenn man zum Austausch Unternehmen on­line über MyDATEV nutzt, eine Kommunikationsplattform mit Datenschutz inklusive. Es geht nicht in erster Linie um DATEV-Produkte, sondern darum, dass Unternehmen etwas in Richtung Digitalisierung tun, weil das auch dem steuer­beratenden Berufsstand zugutekommt.

FLORIAN REITMAYER: Und viele Programme anderer An­bieter verfügen ja über DATEV-Schnittstellen.

MICHAEL SAMBALE: Exakt! Mit einer sauberen Anbindung des Vorsystems per Schnittstelle wird zum Beispiel Unter­nehmen online schnell und unkompliziert zum gemeinsa­men Belegarchiv. Wir können auf Mandantenseite für weni­ger Bauchschmerzen und graue Haare bei der Betriebsprü­fung sorgen. Auch die Kanzleien haben weniger Stress, kön­nen effizienter arbeiten und einen besseren Deckungsbeitrag erwirtschaften. Die Digitalisierung ist dafür ein guter He­bel. Vorteile also auf allen Seiten.

Zur Autorin

Martina Mendel

Redaktion DATEV magazin

Weitere Artikel der Autorin