Ziel: Digitalisierung

Technischer Fortschritt und digitaler Wandel – was einst klein begann, weitet sich auf zahlreiche Bereiche unseres Lebens aus. Auch die Steuerberatung wird zunehmend moderner und digitaler. Ein Wandel, dem sich auch die Kanzlei Sonntag & Partner stellen musste. Die Wirtschaftskanzlei kann mit ihrem über 40-jährigen Bestehen auf eine lange Tradition in den Bereichen Steuern, Recht und Wirtschaftsprüfung zurückblicken. Mittlerweile über 370 Mitarbeiter tragen an den Standorten Augsburg, Ulm, Nürnberg und München zum Erfolg der Kanzlei bei. Aber auch ein so großes Unternehmen war gezwungen, sich den Herausforderungen des Technologiewandels zu stellen, und begann 2017 mit einer kanzleieigenen Digitalisierungsstrategie. Bis zu diesem Zeitpunkt wurde primär klassisch und auf Papierbasis gearbeitet.

Start mit einem DMS

Der erste Schritt in Richtung Digitalisierung und papierloses Büro war die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS), was mit der Umstellung zahlreicher Prozesse verbunden war. So wurden beispielsweise die Bescheidrückübertragung sowie Einsprüche und Bescheidprüfungen über verschiedene Anwendungen der bereitgestellten DATEV-Lösungen überführt und in einem weiteren Schritt eine digitale Personalakte eingeführt. Aufgrund erster positiver Effekte sah man in der Kanzlei die Notwendigkeit weiterer Anpassungen. Hinzu kamen steigende Ansprüche der Mandanten, die Suche nach qualifiziertem Personal, ein komplexer werdendes Steuerrecht und besonders die stetig steigenden Kosten. Es reifte die Erkenntnis, dass der klassische Deklarationsmarkt nur noch dann interessant und zielführend sei, wenn hocheffizient gearbeitet würde. Die neuen Prozesse mussten bei Sonntag & Partner natürlich an allen Standorten eingeführt werden, um ihre positive Wirkung entfalten zu können. Schnell wurde klar, dass tief greifende Änderungen notwendig seien, um weiterhin effiziente Leistungen zu erbringen und den Mandanten auch künftig lösungsorientiert zur Seite zu stehen. Am Ende war die Umstellung der Prozesse erfolgreich, wenn auch die damit verbundenen Neuerungen gut implementiert werden mussten und letztendlich schon eine Mammutaufgabe waren. Ein wichtiges Ziel war dabei, die Mitarbeiter und Mandanten auf den neuesten Stand zu bringen und in die digitalen Abläufe einzubeziehen. Denn Digitalisierung bedeutet nicht nur, auf neue Techniken und digitale Prozesse umzustellen, sondern diese auch wirklich effektiv zu nutzen – alle Teilnehmenden müssen auf das Boot aufspringen, andernfalls laufen die neuen Prozesse ins Leere und niemand wird von der Digitalisierung profitieren.

Geburt einer rein digitalen Kanzlei

In diesem Stadium traf die Kanzlei dann eine ungewöhnliche und durchaus mutige Entscheidung. Wir wollten ein neues, vollständig papierloses Steuerbüro ins Leben rufen und gründeten schließlich die  SONNTAG Smart Tax GmbH als Kapitalgesellschaft, explizit zunächst für die Zielgruppe digital affiner kleiner und mittlerer Unternehmen, Start-ups und Privatpersonen. So wollten wir jenen Mandanten bestmöglich zur Seite stehen und gleichzeitig der Muttergesellschaft Sonntag & Partner bei der weiteren Digitalisierung der eigenen Firma beratend zur Hand gehen. Denn Letztere musste sich immer noch klassisch und mit einem hohen Beratungsanteil um die meist größeren Bestandskunden kümmern. Bei diesem technologischen Spagat kam uns zugute, dass unsere Kanzlei schon lange einen multidisziplinären Lösungsansatz verfolgt. Bei Sonntag & Partner arbeiten Talente aus den verschiedensten Bereichen zusammen, um unseren Mandanten den bestmöglichen Service zu bieten. Während die Muttergesellschaft unterschiedliche Software- und IT-Lösungen einsetzt, arbeitet die SONNTAG Smart Tax GmbH jedoch ausschließlich mit den Lösungen der DATEV, inklusive Eigenorganisation und DATEV DMS. Da die Programme direkt aufeinander abgestimmt sind und die Schnittstellen zwischen den einzelnen Programmteilen reibungslos funktionieren, müssen Stammdaten nur einmal erfasst werden. Darüber hinaus nutzt die SONNTAG Smart Tax GmbH ein Application-Service-Providing(ASP)-System das Planungssicherheit über die IT-Kosten schafft, und ist im Rahmen der Digitalisierung auch weiterhin offen für die Nutzung neuer innovativer Möglichkeiten.

Ausschließlich papierlose Prozesse

So sind wir bestrebt, alle Prozesse ausschließlich digital zu bearbeiten. Die parallele Papier- und Digitalbearbeitung einzelner Fälle soll es, sobald wie möglich, nicht mehr geben, auch um  Fehleranfälligkeiten zu vermeiden. Folglich sind auch Mandanten, die diesem Ansatz vertrauen und bereit sind, vollständig in die digitale Steuerdeklaration einzusteigen, eindeutig im Vorteil. So werden Buchhaltungen bei SONNTAG Smart Tax GmbH ausschließlich über DATEV Unternehmen online bearbeitet. Sämtliche Belege werden im DMS abgelegt und nicht in Papierform verwahrt. Der Datenaustausch mit den Mandanten erfolgt digital über ein sicheres Mandantenaustauschportal. Die Mandanten können Freizeichnung online über ihr persönliches SmartLogin nutzen. Bei der Einkommensteuer kommt die Lösung DATEV Meine Steuern zum Einsatz. Tools wie die Vollmachtsdatenbank, die digitale Bescheiddatenrückübermittlung und jetzt neu auch die digitale Bescheidrückübertragung der Einkommensteuerbescheide, die elektronischen Einsprüche, E-Bilanzen, ein digitaler Finanzbericht und viele mehr runden das Produktportfolio von SONNTAG Smart Tax GmbH ab, um alle Prozesse zu digitalisieren.

Seit einigen Monaten ist die SONNTAG Smart Tax GmbH nun aktiv. Einer Reihe von Startschwierigkeiten waren wir ausgesetzt, bis wir alle Prozesse stabilisieren konnten und die Neuerungen sowohl von den Mitarbeitern als auch den Mandanten angenommen wurden. Inzwischen ist aber schon ein gewisser Erfolg zu verzeichnen, der mit einer spürbaren Akzeptanz unserer digitalen Prozesse einhergeht. Da dieser Weg für unseren Berufsstand alternativlos sein dürfte, kann ich Ihnen aus eigener Erfahrung nur Mut machen und versichern, dass sich der Aufwand am Ende lohnen wird.

Digital zum Ziel

Seit einigen Monaten ist die SONNTAG Smart Tax GmbH nun aktiv. Einer Reihe von Startschwierigkeiten waren wir ausgesetzt, bis wir alle Prozesse stabilisieren konnten und die Neuerungen sowohl von den Mitarbeitern als auch den Mandanten angenommen wurden. Inzwischen ist aber schon ein gewisser Erfolg zu verzeichnen, der mit einer spürbaren Akzeptanz unserer digitalen Prozesse einhergeht. Da dieser Weg für unseren Berufsstand alternativlos sein dürfte, kann ich Ihnen aus eigener Erfahrung nur Mut machen und versichern, dass sich der Aufwand am Ende lohnen wird.