Kanzleileistungen transparent und das abgerechnete Kanzleihonorar nachvollziehbar gestalten, bringt Übersicht, Kostenklarheit und vermeidet müßige Diskussionen.
Es ist gut, wenn Kanzleien wissen, welche Leistungen sie für Mandanten geleistet haben. Kanzleiführung und Angestellte sollten daher ihre erbrachten Leistungen detailliert und konsequent dokumentieren. Die Gründe sind einleuchtend.
Durch erfasste Zeiten und den Mitarbeiterstundensatz lässt sich nachvollziehen, wie viele Kosten für eine Leistung, einen Auftrag, ein Mandat anfallen. Gleichzeitig weiß die Kanzleiführung, wieviel Honorar sie berechnen muss, um kostendeckend zu arbeiten. Damit sind dokumentierte Leistungen unwiderlegbare Argumente für ein erfolgreiches Honorargespräch mit den Mandanten.
Auch wenn die Kanzleiführung ihre Angestellten leistungsgerecht entlohnen will, benötigt sie Informationen, die ihr als Basis für die Beurteilung dient. Ein aussagefähiges Controlling zur Kanzleisteuerung verlangt daher Zahlen, Daten und Fakten, wie es so schön heißt.
Tipp – so können Sie vorgehen
- Erfassen Sie und Ihre Angestellten die Zeit für jede erbrachte Leistung. Ob Sie die Leistung den Mandanten in Rechnung stellen, oder ob diese in einer Pauschale enthalten ist, wird erst bei der Rechnungsschreibung relevant.
- Sollte der zeitliche Aufwand für eine Leistung höher sein als erwartet, notieren Sie den Grund. Ein angemessenes höheres Honorar lässt sich dadurch belegen.
Zeiterfassung ist Vertrauenssache
Nicht jede Mitarbeiterin oder jeder Mitarbeiter steht einer Zeiterfassung und Dokumentation der eigenen erbrachten Leistung positiv gegenüber. Da kann schnell der Eindruck mitschwingen, man werde plötzlich kontrolliert. Manchmal überwiegen anfangs Skepsis und eine ablehnende Haltung. Arbeitszeiten zu dokumentieren, ist eben auch Vertrauenssache. Und Vertrauen schaffen, braucht seine Zeit – das lässt sich nicht verordnen.
Tipp
- Führen Sie die Zeitaufschreibung in Ihrer Kanzlei ein.
- Bitten Sie Mitarbeiter um einen Vertrauensvorschuss und dass sie dem neuen Vorgehen eine Chance geben.
- Führen Sie mit den Mitarbeitern Gespräche, in denen Sie ihnen deutlich machen, wie wichtig es Ihnen ist, die Zeiten richtig, vollständig und ungeschönt zu erfassen.
- Kommunizieren Sie klar, dass die Zeitaufschreibung Niemandem negativ ausgelegt wird. Denn wenn etwas länger dauert, hat es meistens auch einen Grund – vielleicht muss etwas zusätzlich abgerechnet werden.
- Fördern Sie bei Ihren Mitarbeitern unternehmerisches Denken, indem diese sich bewusst machen, wie sie mit ihrer persönlichen Leistung zum Erfolg der Kanzlei beitragen.
Transparente Honorarabrechnungen vermeiden Rückfragen und Honorardiskussionen
Eine selbsterklärende Rechnung ist für Mandanten besonders wichtig. Wenn die erbrachten Leistungen mit denen des Vorjahres vergleichbar sind, können Sie die Vorjahresrechnung zur Orientierung für die zu erstellende Rechnung heranziehen. Werden mehr Leistungen für den Mandanten erbracht als im Vorjahr, ist ein entsprechend höheres Honorar als Gegenleistung gerechtfertigt.
Transparenz über die Leistung beim Mandanten und damit einhergehend eine Akzeptanz der Rechnung können Sie durch geeignete Maßnahmen fördern.
Tipp
- Erstellen Sie die Rechnung zügig zur Leistungserbringung, sobald etwas abrechnungsbereit ist. Der Mandant kann die Rechnungspositionen dann nachvollziehen. Unnötige Rückfragen werden vermieden und, sofern kein Lastschrifteinzug vereinbart wurde, wird der Rechnungsbetrag früher überwiesen.
- Ergänzen Sie die Rechnung um eine Anlage „Leistungsübersicht“ mit den erfassten Zeiten und Notizen. Sollte bei der Leistungserbringung eine Besonderheit aufgetreten sein, die sich auf das Honorar auswirkt, z. B. dass eine Arbeit längere Zeit in Anspruch genommen hat, kann der Mandant so ein erhöhtes Honorar nachvollziehen. Einige Programme zur Rechnungserstellung unterstützen bei der Erstellung einer sogenannten Leistungsübersicht oder erzeugen diese automatisch.
- Besprechen Sie die Rechnung (mit Anlage) mit dem Mandanten regelmäßig, z. B. jedes Quartal. Erläutern Sie einzelne Positionen, insbesondere solche, die einen höheren Aufwand verursacht und ein höheres Honorar zur Folge haben.
- Bieten Sie den Mandanten an, dass sie bei Fragen zur Rechnung jederzeit auf Sie zukommen können.
Nutzen Sie Ihre Honorarpotenziale
Was für Mandanten ein kleiner Betrag ist, kann für die Kanzlei schnell zu einem nicht unerheblichen Mehrerlös werden, der 100 Prozent gewinnwirksam wird.
Tipp
Prüfen Sie für Ihre Kanzlei folgende Honorarpotenziale und rechnen Sie diese gegebenenfalls konsequent ab:
- Auslagen für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen nach § 16 StBVV
- Sonstige Einzeltätigkeiten nach § 23 StBVV
- Steuerbescheidprüfung nach § 28 StBVV
- Telefonische Beratung
Nutzen Sie die eRechnung frühzeitig als Chance
Im Geschäftsprozess ist die Rechnung ein zentrales Dokument, das bei der digitalen Transformation und somit bei der Digitalisierung der Kanzlei eine Schlüsselrolle einnimmt. Wer seine Geschäftsprozesse digitalisieren und Arbeitsabläufe automatisieren will, kommt an der elektronischen Rechnung nicht vorbei.
Ein großer Treiber der elektronischen Rechnungsschreibung ist die öffentliche Verwaltung: Unternehmen, die öffentliche Auftraggeber wie Finanzämter, Arbeitsagenturen, Krankenhäuser, Länder und Kommunen beliefern oder für sie Leistungen erbringen, sind seit 27. November 2020 verpflichtet, ihre Rechnungen in elektronischer Form einzureichen – von Ausnahmen abgesehen (siehe E-RechG und E-Rech-V (Bund)).
Da liegt es nah, dass insbesondere die Mandanten, für die elektronische Ausgangsrechnungen zum Arbeitsalltag gehören, von den Vorzügen einer weiteren Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse profitieren wollen. Denn von der elektronischen Eingangsrechnung im Unternehmen über die automatische Weiterverarbeitung bis zum Zahlungsverkehr lässt sich der gesamte Prozess digital abwickeln. Zunehmender Kostendruck bei Unternehmen beschleunigt die Umstellung auf digitale Prozesse. Spätestens dann werden Mandanten auch von ihrem Steuerberater erwarten, die Rechnungen in digitaler Form zu erhalten.
Mit dem digitalen Rechnungsversand lassen sich Kosten für die Kanzlei reduzieren. Durch den Wegfall von Rechnungsdruck, Papier, Briefumschläge und Porto sinken die Kosten. Durch den Wegfall des Kuvertierens und des Postversands wird der Zeitaufwand reduziert. Die Rechnung geht beim Mandanten früher ein, kann schneller bearbeitet werden und die Kanzlei kann den Zahlungseingang früher buchen.
Tipp
- Sammeln Sie Erfahrungen: Wählen Sie in einem ersten Schritt gezielt Mandanten aus, mit denen Sie die eRechnungen testen wollen, z. B. solche, die öffentliche Auftraggeber beliefern bzw. Leistungen für sie erbringen.
- Erläutern Sie den Mandanten Ihr Vorhaben, Rechnungen künftig elektronisch zu versenden. Sprechen Sie sie an, ob sie die Rechnung zukünftig in digitaler Form erhalten möchten.
- Stellen Sie sicher, dass die Voraussetzungen für den elektronischen Rechnungsversand gegeben sind. Holen Sie sich bei einer individuellen Vereinbarung mit den Mandanten die Zustimmung ein, dass sie künftig die Rechnung in Textform, ohne Unterschrift des Steuerberaters erhält (vgl. § 9 Absatz 1, StBVV).
Zeigen Sie, dass Ihre Kanzlei ein Partner ist, mit dem man gerne gemeinsam den Weg der Digitalisierung beschreitet.
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