In meinem zweiten Beitrag erkläre ich, wie digitale Strukturen helfen können, eine Kanzlei erfolgreich zu steuern. Denn Arbeit und Aufgaben werden von Jahr zu Jahr komplexer.
Teil 2: DATEV Eigenorganisation comfort
Fast jede DATEV-Kanzlei nutzt eine unserer Eigenorganisationlösungen. Es gibt die Auswahl zwischen der einfachen Lösung compact, der mittleren Lösung classic und der High End-Lösung comfort. Dabei ist zu prüfen, wie umfangreich das eingesetzte Produkt auch genutzt wird. Ich erlebe Kanzleien, die im übertragenen Sinne sechs Gänge zur Verfügung haben, jedoch nur im zweiten oder dritten Gang unterwegs sind. Das liegt daran, dass Themen wie die Rechnungsschreibung, die Zeiterfassung oder das Controlling in anderen Systemen, wie Microsoft Excel neben der DATEV-Eigenorganisation gepflegt werden.
Hier empfiehlt es sich den gesamten Bereich einmal genau zu durchleuchten. Erfahrungsgemäß kann in der Praxis auf viele Tabellen und Dateien, die neben der Eigenorganisation in einer Steuerberatungskanzlei üblich sind, verzichtet werden.
Schlechte Erfahrungen mit Zeiterfassung
Es gibt auch Bereiche des Kanzleimanagements, die bewusst nicht genutzt werden. Ein Beispiel ist die Zeiterfassung. Meiner Erfahrung nach ist der Einsatz der Zeiterfassung absolut unabhängig von der Kanzleigröße.
Häufig habe ich erlebt, dass Steuerberaterinnen und Steuerberater in vorangegangen Tätigkeiten selbst keine guten Erfahrungen mit der Erfassung von Zeiten und Leistungen gemacht haben. Dies haben sie in der Rolle als Angestellte und Angestellter oder Partnerin und Partner einer größeren Kanzlei gemacht. Obwohl sich das Setting heute – nun mit eigener Kanzlei und eigenem Führungsstil – geändert hat, hindert manchmal die erlebte Erfahrung die Zeiterfassung einzuführen.
Meine Meinung dazu: Es kommt nicht auf das System an, sondern darauf, wie die Zeiterfassung in der Kanzlei gelebt wird.
Jede Beraterin und jeder Berater kann über den eigenen Führungsstil und das entgegengebrachte Vertrauen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst die Rahmenbedingungen setzen. Die Zeiterfassung sichert die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit deren erbrachten Leistungen gegenüber den Mandantinnen und Mandanten ab und liefert für Honorargespräche eine gute Basis.
Das hilft auch im Home-Office
In meinem ersten Beitrag ging es auch um das Thema Mitarbeitersuche und Home-Office:
Mit der Zeiterfassung und den Auswertungsmöglichkeiten in Echtzeit im Rahmen der Lösung Eigenorganisation comfort kann ich als Arbeitgeber:in eine leistungsorientierte Vergütung anbieten und kann mir einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz verschaffen.
Meiner Erfahrung nach hilft die Eigenorganisation dabei, dass sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besser selbst steuern können. Das betrifft insbesondere freie Angestellte oder diejenigen, die im Home-Office arbeiten.#
Alle Aufträge im Blick
Hier hilft das auftragsbasierte Arbeiten. Die Mitarbeitenden bekommen die zu erledigenden Aufträge, wie die „Finanzbuchführung“, den „Jahresabschluss“ oder die „Steuererklärung“ in den persönlichen Filter im DATEV Arbeitsplatz eingestellt und so haben alle Beteiligten in der Kanzlei jederzeit alle Aufträge im Blick. Der Status der Aufträge ist so für alle transparent und die Auskunftsfähigkeit ist gewährleistet.
Bei den Controlling-Auswertungen, wie dem „Deckungsbeitrag je Mandant“ oder „Deckungsbeitrag je Auftrag“, ist die Aktualität der Werte essentiell. Denn wenn die Kanzleien die Auswertungen verspätet bekommen können die Mehrleistungen nicht mehr abgerechnet werden.
So sind bei einigen Kanzleien erfahrungsgemäß die „offenen Kosten“, bedingt durch die fehleranfällige manuelle Zuordnung in Eigenorganisation classic oder außerhalb der Eigenorganisation, in der Regel sehr hoch.
Bei der Lösung Eigenorganisation comfort werden hingegen die Leistungen schon automatisch bei der Zeiterfassung zugeordnet. Darüber hinaus gibt für die Rechnungsschreibung einen digitalen Freigabeprozess. Dieser ist insbesondere dann wichtig, wenn die Steuerberatungskanzlei digitale Rechnungen versenden möchte.
Hier finden Sie Lösungsansätze für Ihre Kanzlei:
1. So machen Sie die ersten Schritte auf dem Entwicklungspfad Kanzleimanagement
2. Direkt mit Eigenorganisation comfort durchstarten: Hier geht’s zur Einstiegsberatung
3. Sie sind schon High-End-Nutzer von Eigenorganisation comfort und möchten zusätzliche Power wie ein Dashboard, Kapazitätsplanung oder automatisiertes Controlling? Hier geht es zu unserem Partner Ingentis.
