14 Millionen Chancen - 18. März 2022

Warum digitale Strukturen bei der Lohnabrechung unerlässlich sind

14.000.000 Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden mittlerweile jeden Monat über die DATEV abgerechnet. Sie gehören zum Standardgeschäft von Steuerberatungskanzleien. Dennoch steht der Lohnbereich meiner Erfahrung nach häufig nicht im Fokus.

Wobei gerade im Lohn ein großes Potenzial zur Zeiteinsparung gegeben ist. Das beginnt bereits bei den vorgelagerten Tätigkeiten.

Bei der Frage wie etwa die Stundenaufzeichnungen vom Mandantinnen und Mandanten zu den Mitarbeitenden gelangen, gibt es erfahrungsgemäß viele Möglichkeiten. Hier ist es sehr anspruchsvoll den Überblick zu behalten.

Nützliche Helfer

Dabei gibt es Lösungen, die Doppeleingaben überflüssig machen und die Fehleranfälligkeit reduzieren. Mit der Lohnvorerfassung in DATEV Unternehmen Online oder per Excel können Lohnstamm-und Bewegungsdaten durch Mandantinnen und Mandanten vorbelegt werden.

Individuelle Tabellen der Mandantinnen und Mandanten können mit dem ISWL Excel®-Lohn-Konverter per Knopfdruck ins Lohnprogramm übernommen werden.

Aus der Praxis

Wer kennt folgenden Praxisfall nicht: Bei der Neuanlage einer Mitarbeiterin oder eines fehlen immer wieder entscheidende Informationen, wie die Rentenversicherungsnummer oder weitere Pflichtangaben. Durch das neue Programm DATEV Personaldaten sind Mandantinnen und Mandanten in der Lage, an die Neu-Mitarbeitenden einen Personalfragebogen per E-Mail zu senden. Die Mitarbeitenden erfassen online ihre Daten, die dann ins Lohnprogramm übernommen werden.

Auch bei Dokumenten, die für die Verarbeitung in der Kanzlei eingehen, gibt es in der Praxis noch viele klassische Wege wie beispielsweise E-Mail oder Post. Durch die digitale Personalakte können Mandantinnen und Mandanten die Belege sicher und direkt in die Kanzlei transferieren. Die Dokumente werden einheitlich verschlagwortet und stehen dann beiden Seiten jederzeit zur Verfügung.

Kommen immer wieder einzelne Mails ins Outlook-Postfach lässt sich per DATEV Upload Mail eine E-Mail-Weiterleitung direkt in das Portal DATEV Unternehmen Online einrichten. So kann der Lohn zu dem Zeitpunkt bearbeiten werden, wann es den Mitarbeitenden gut passt.

Daten aus Personal- und Zeitwirtschaftssystemen sowie Reisekostenprogrammen aus dem DATEV-Marktplatz lassen sich über Schnittstellen anbinden.

Digitale Alternative zum Drucker

Im letzten Jahr habe ich häufiger folgenden Sachverhalt aus der Praxis berichtet bekommen: Mitarbeitende kommen aus dem Home Office extra dafür in die Kanzlei um dort die Abrechnungen zu drucken und zu kuvertieren, da zu Hause die entsprechende Technik nicht vorhanden ist. Der Drucker ist dann geblockt – zum Leidwesen aller anderen Kolleginnen und Kollegen. Eine digitale Alternative könnte wie folgt aussehen:

Über Arbeitnehmer Online erhalten der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die monatliche Abrechnung digital und datenschutzkonform in einem Portal. Das Schöne daran: Durch diese Lösung verkürzt man den Prozess der nachgelagerten Tätigkeiten bei der Lohnabrechnung enorm. 

Für den Fall, dass Mandantinnen und Mandanten dennoch ein gedrucktes Exemplar ihrer Lohnabrechnung erhalten möchten, geht das deutlich günstiger, als wenn man diese Tätigkeit in der Kanzlei ausführt. Mit dem Auftragsversand direkt an Mandantinnen und Mandanten oder auch an Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, fallen der Druck, das Kuvertieren, das Frankieren sowie der Weg zur Post weg.

Über die DATEV Geschäftspost kann man übrigens auch Druck und Versand weiterer Briefe über unser Nürnberger Digital & Print Solution Center auslagern.

Hier finden Sie Lösungsansätze für Ihre Kanzlei:

  1. Schneller Einstieg: Steuerberater Axel Bahr zeigt Ihnen im Seminar online Chancen der Digitalisierung im Lohn auf. Wir begeben uns mit Dir gemeinsam auf den Entwicklungspfad.
  2. Wir helfen Ihnen dabei, mit der Digitalisierung im Lohn zu starten: Hier können Sie eine Effizienz- und Qualitätsberatung buchen und Ihre Mitarbeitenden zu wahren Expertinnen und Experten machen.
  3. Sie sind schon vorne mit dabei? Wir unterstützen Sie ganz individuell mit einer Beratung vor Ort. Bieten Sie Ihren Mandantinnen und Mandanten eine Lohnoptimierung an.

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Zum Autor

Daniel Niemann

ist tätig als Kundenverantwortlicher im Außendienst und betreut Steuerberatungskanzleien in der Region Köln. Zusätzlich hatte er auch einen Lehrauftrag an der FH Aachen.

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