Cloud-Services im Rechnungswesen - 29. April 2022

Sommer, Sonne, Cloud-Services

Zusätzliche Prozessschritte bedeuten zusätzliche Arbeit und sind dazu noch fehleranfällig. Cloud-Services können unterstützen, effizienter zu arbeiten, unnötige Prozessschritte zu vermeiden und Fehlerquellen zu reduzieren.

Einen Einblick in die Welt der Cloud-Services gibt uns heute meine Kollegin und Rechnungswesen-Expertin Daniela Kuhnekath.

Hallo Daniela, schön Dass Du Dir die Zeit nimmst. Erzähl doch bitte ein bisschen über Dich.

Nach einer klassischen Ausbildung in einer mittelständischen Steuerberatungskanzlei in Krefeld bin ich seit 1999 Mitarbeiterin der DATEV. Im Außendienst der DATEV bin ich für unsere Mitglieder seit 2004 Ansprechpartnerin, wenn es um die Prozesse im Rechnungswesen und vor allem um die Digitalisierung geht.

Privat bin ich Apple Nutzer der 1. Stunde und mich hat schon immer fasziniert wie Apple seit vielen Jahren die Cloud einbindet und bin froh, dass DATEV auf diesen Zug aufspringt und die DATEV Cloud-Services anbietet.

„Grundsätzlich kann ich sagen: Jeder einzelne Cloud-Service bringt eine Entlastung. Daher ist es so wichtig die Fremdsoftware seiner Unternehmer:innen zu kennen.“

Unter den Cloud-Services können sich viele nichts vorstellen. Kannst Du uns den Begriff vielleicht an einem Beispiel etwas näher bringen?

Ich erkläre die Cloud-Services sehr gerne an einer Reisebuchung (lacht). Mit meinem iPhone erfasse ich meine relevanten Daten im Reiseportal, zahle elektronisch per PayPal oder Kreditkarte und das war´s. Weder ich noch mein Gegenüber muss noch irgendetwas manuell erfassen. Die einmalig erfassten Daten werden einfach weiterverwendet. Übertragen wir das auf die Cloud-Services, so kann man es kurz mit der Übernahme von Daten aus Vorsystemen erklären.

Bei welchem der Cloud-Services gibt es denn das größte Einsparpotenzial?

Grundsätzlich kann ich sagen: Jeder einzelne Cloud-Service bringt eine Entlastung. Daher ist es so wichtig die Fremdsoftware seiner Unternehmer:innen zu kennen.

Das größte Einsparpotenzial haben unsere Mitglieder immer da, wo wir wirklich viele Datensätze haben, die bereits digital zur Verfügung stehen. Ein gutes Beispiel dafür sind Mandanten im Bereich vom E-Commerce. Mandanten die Geschäfte z. B. mit Amazon oder Otto machen. Hier können wir mit unterschiedlichen Kombinationen von Cloud-Services wie den Rechnungsdatenservice und den Zahlungsdatenservice die Buchhaltung zu einem wirklich großen Teil automatisieren.

Kannst Du mit unseren Leser:innen des Newsletters eine erlebte Geschichte aus Deiner Praxis als Beraterin im Rechnungswesen teilen?

In einer unserer Netzwerkveranstaltungen trafen sich zwei Steuerberater:innen, die Mandanten mit der gleichen Kassensoftware hatten. Nennen wir Sie Herr Klaut und Frau Weiß. Herr Klaut war schon lange auf der Suche nach einer Möglichkeit die Kassendaten in die Finanzbuchführung zu übernehmen. Glücklicherweise hatte Frau Weiß die Lösung parat und konnte Herrn Klaut alle notwendigen Informationen zur Anbindung des Cloud-Services zur Verfügung stellen und sie hatte gleich noch den richtigen Ansprechpartner beim Kassenhersteller.

Aus der Praxis kenne ich auch häufig, dass von mir betreute Steuerberatungskanzleien Systeme wie lexoffice scheinbar angebunden haben, jedoch eigentlich neben der Schnittstelle her arbeiten und die Daten und Dokumente doch über andere Systeme austauschen. Lohnen sich diese zusätzlichen Prozessschritte? Wo liegen die Vorteile der Cloud-Services?

Ich persönlich bin kein Fan davon. Zusätzliche Prozessschritte bedeuten zusätzliche Arbeit und sind dazu noch fehleranfällig. Da sehe ich den großen Vorteil der Cloud-Services. Nur ein DATEV-Partner kann uns Daten zur Verfügung stellen, wo die Qualität zwischen DATEV und dem Partner getestet und verprobt wird. Dazu werden die Daten ohne Systembruch automatisiert zur Verfügung gestellt, dass bringt Sicherheit und damit auch eine deutliche Effizienzsteigerung. 

Wenn ich als Steuerberater:in jetzt neugierig geworden bin, wie kann ich starten?

Die erste Hausaufgabe ist erst einmal ein wenig Licht ins Dunkle zu bringen. Finde heraus, welche Programme Deine Mandant:innen im Einsatz haben. Womit schreiben Deine Unternehmenden Rechnungen? Werden Eingangsrechnungen bereits digitalisiert? Haben Deine Unternehmer:innen ein elektronisches Kassensystem? Notiere die Antworten strukturiert.

Mehr dazu

Gerne unterstützen wir mit unterschiedliche Beratungsangeboten. Wähle einfach Dein passendes Angebot aus. Wir wünschen eine angenehme Reise.