Digitales Dokumentenmanagement - 11. August 2021

Software-Umstellung übers Wochenende

Mit der Ablage digitaler Dokumente kennt sich Markus Ruf, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer aus Kehl-Marlen, gut aus. Jahrelang nutzte seine Kanzlei dafür DATEV DMS classic. Anfang Juni erfolgte der Umstieg auf das neue DATEV DMS. Im Interview berichtet er, wie er die Migration dieses großen Datenvolumens vorbereitet und vollzogen hat.

Herr Ruf, Sie sind vor fast drei Monaten auf das neue DATEV DMS umgestiegen. Was ist denn Ihr bisheriges Fazit?

Da wir schon viele Jahre mit DMS classic gearbeitet haben, hielt sich die Umstellung für die einzelnen Anwender in Grenzen. An die leicht veränderte Optik haben sie sich schnell gewöhnt und Prozesse mussten wir nicht anpassen. Insofern freuen wir uns vor allem über die Verbesserungen. Besonders das Archivieren von E-Mails und Anhängen per Drag & Drop verbessert die Qualität unserer Verschlagwortung.

Wenn Sie den gesamten Umstellungszeitraum noch einmal Revue passieren lassen: Wie ist es Ihnen in den einzelnen Phasen gegangen?

Aufgrund unseres Datenvolumens in DATEV DMS classic hatten wir großen Respekt vor der Umstellung. Recht schnell wurde aber klar, dass DATEV die Migration ganz hervorragend vorbereitet hat. Es gibt nicht nur Informationen auf diversen Kanälen, mit denen wir zumindest theoretisch alles Wichtige in Erfahrung bringen konnten, sondern auch hilfreiche Unterstützungsmedien wie beispielsweise die individuelle Checkliste und das Tool DATEV DMS Datenqualität. Damit konnten wir einige Fehler aus der Vergangenheit recht komfortabel beheben und die Datenbestände für die Migration fit machen.

Letzte Verständnisfragen haben dann die Ansprechpartner bei DATEV zu DMS und DATEVasp geklärt, so dass wir für den Start der Migration bestens vorbereitet waren. Die Umstellung selbst haben wir am Vorabend von Fronleichnam angestoßen und konnten so den Feiertag, den Brückentag und das Wochenende nutzen – am Montagmorgen war alles erledigt.

Was würden Sie Ihren Berufskolleginnen und -kollegen empfehlen, die in den nächsten Monaten auf das neue DATEV DMS umstellen werden?

Ich empfehle Ihnen, das Tool DATEV DMS Datenqualität möglichst früh einzusetzen. Zum einen, um die vorhandenen Datenbestände zu bereinigen, zum anderen, um den ein oder anderen, häufiger auftretenden Anwenderfehler zu entdecken und zu beseitigen. Die Migration ist außerdem eine gute Gelegenheit, um den Ablage-Knigge zu überarbeiten. Wir sind aktuell dabei, den Knigge zu entschlacken; denn eine zu granulare Unterscheidung auf Register-Ebene muss nicht sein. Bei den verbliebenen Einträgen prüfen wir, ob nicht noch weitere Felder sinnvoll vorbelegt werden können, um den Ablageprozess zu beschleunigen.

Schließlich rate ich Kanzleien dazu, sich Gedanken über die Rechteverwaltung zu machen. Die Rechteadministration ist jetzt zwar deutlich einfacher, eine Kanzlei, die in DMS classic mit einem ausgeklügelten Rechtekonzept bis auf Register-Ebene gearbeitet hat, wird aber wahrscheinlich an der Ablagestruktur arbeiten müssen, um das gewünschte Ergebnis in der neuen Rechtesystematik auf den Ebenen Bereich und Ordner zu erreichen.

 

Vielen Dank für das Gespräch!

Markus Ruf ist Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bei der Ortenauer Treuhand GmbH Kurt Lutz und Partner Steuerberatungsgesellschaft.

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