DATEV pro führt zu nicht unwesentlichen Änderungen im Programm. Bedenken beim Update sind aber nach guter Vorbereitung grundsätzlich unbegründet. Das sagt der Anwalt Dr. Ralf Kittelberger.
DATEV magazin: Hatten Sie vor dem Update – von Phantasy auf Anwalt classic pro – Bedenken, dass das nicht erfolgreich verlaufen könnte?
DR. RALF KITTELBERGER: Bedenken hat man immer bei einem Wechsel, zumal es nach eigener Ankündigung der DATEV eine grundsätzliche Änderung bedeutete. Wir haben deswegen den Installationszeitpunkt zunächst etwas nach hinten geschoben, um auf erste Erfahrungswerte zurückgreifen zu können.
DATEV magazin: Welche Schritte musste Ihre Kanzlei im Rahmen der Update-Planung durchlaufen? Was war alles bis zum tatsächlichen Update zu berücksichtigen?
DR. RALF KITTELBERGER: In enger Zusammenarbeit mit dem für uns zuständigen Kundenverantwortlichen der DATEV, Stefan Muckenfuß, und unserem System-Partner, Danner IT-Systemhaus GmbH, haben wir eine Ablaufplanung erstellt. Im Zentrum stand die Durchführung der Stammdatenpflege und die Dublettenbereinigung.
DATEV magazin: Wie hoch war Ihr zeitlicher Aufwand, beginnend von der Projektplanung bis hin zum tatsächlichen Update des Programms?
DR. RALF KITTELBERGER: Wir hatten einen zeitlichen Vorlauf von etwa einem Jahr, wobei der tatsächliche Aufwand des Projektverantwortlichen überschaubar war. Insgesamt etwa drei bis vier Arbeitstage. Der größte Zeitaufwand bestand in der Durchführung der Stammdatenpflege und Dublettenbereinigung, das beanspruchte etwa fünf bis sechs Manntage. Dieser Aufwand hängt entscheidend von der Größe und der Qualität der Stammdatenbank ab.
DATEV magazin: Wie lief das Update dann in technischer Hinsicht tatsächlich ab?
DR. RALF KITTELBERGER: Der Wechsel erfolgte über ein Wochenende, beginnend freitags, wobei der Server erst spätnachmittags abgeschaltet wurde, um die Betriebsunterbrechung so gering wie möglich zu halten. Ein erster Testbetrieb war bereits am Samstag möglich. Am Montag wurde dann mit dem Regelbetrieb unter Anwalt classic pro gestartet.
DATEV magazin: Ein Update bringt in der Regel neue Features mit sich sowie ein neues, womöglich völlig anderes Look- and-feel. Wie hoch war der Schulungsaufwand?
DR. RALF KITTELBERGER: Offen gesagt: gering. Zum einen liegt das sicher daran, dass wir in unserer Kanzlei Veränderungen gegenüber aufgeschlossen sind, zum anderen aber auch an der professionellen Begleitung durch die Danner IT-Systemhaus GmbH bzw. die advopro GmbH, die beide dazu beigetragen haben, dass das Update – abgesehen von zwei je knapp halbtägigen Gruppenschulungen – „on the job“ stattfand. Anzumerken ist aber, dass wir aufgrund unserer sehr spezialisierten Tätigkeit das volle Leistungsspektrum von Anwalt classic pro nicht ausnutzen bzw. ausnutzen müssen.
DATEV magazin: War es wegen des Updates notwendig, in neue Hardware zu investieren oder konnten Sie die vorhandene Server- und Netzwerkinfrastruktur weiter verwenden?
DR. RALF KITTELBERGER: Wegen der schon vorher vorhandenen guten Ausstattung wäre es nicht zwingend notwendig gewesen. Wir haben jedoch im Laufe des ersten Jahres der Anwendung erkannt, dass die Performance – unter anderem wohl aufgrund der zunehmenden Datenmengen infolge des Wachstums unserer Kanzlei – etwas langsamer wurde, was wir nicht länger wollten. Daher haben wir den Servertausch vorgezogen, um unser System in Abhängigkeit zum ohnehin gegebenen starken Wachstum zukunftsfähig zu machen. Dieser Schritt hätte sonst binnen des nächsten halben Jahres sowieso angestanden.
DATEV magazin: Ihre Kanzlei wird über zwei bzw. mehrere Standorte hinweg betrieben. Wie muss man sich das Update insoweit in technischer Hinsicht vorstellen?
DR. RALF KITTELBERGER: Die beiden Kanzleien unter der Dachmarke SLP werden EDV-technisch unabhängig voneinander betrieben, weshalb hier keine Abstimmung erfolgen musste.
DATEV magazin: Wie sah die Unterstützung seitens der DATEV aus? Wie beurteilen Sie die Begleitung beim Update von der Planung bis hin zur tatsächlichen Umstellung?
DR. RALF KITTELBERGER: Die Fachabteilung und der Kundenverantwortliche der DATEV haben die übergeordnete Koordination und Kommunikation übernommen und in Abstimmung mit unserem Systemhaus eine ganz wesentliche Vorbereitungsarbeit geleistet. In unserem Fall war auch die advopro GmbH ergänzend bei der Einrichtung und Schulung beteiligt.
Die Oberfläche ist nun modern und ansprechend. Als Microsoft-Anwender findet man sich schnell zurecht.
DATEV magazin: Hat sich das Update DATEV Anwalt classic pro gelohnt? Würden Sie diesen Schritt wieder tun?
DR. RALF KITTELBERGER: Grundsätzlich ja. Die Oberfläche ist nun modern und ansprechend. Als Microsoft-Anwender findet man sich schnell zurecht.
DATEV magazin: Insgesamt gesehen sind Sie also zufrieden?
DR. RALF KITTELBERGER: Wie bei jeder Software besteht auch hier noch Verbesserungsbedarf, aus unserer Sicht unter anderem bei der Schnittstelle zum Rechnungswesen. Hier sind die Anpassungen aber bereits zum Herbst angekündigt. Zudem wäre eine noch stärkere Fokussierung auf die rein anwaltliche Tätigkeit und hier gegebenenfalls sogar auf besondere Gebiete wünschenswert.
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