Digitalisierungsgrad moderner Kanzleien nimmt zu - 5. November 2020

So arbeitet die Kanzlei der Zukunft

Kanzleien erkennen immer deutlicher, dass sich Digitalisierung auszahlt: Sie nimmt Arbeiten ab, beschleunigt Prozesse, steigert Qualität und Flexibilität. Um entsprechende Digitalisierungsvorteile auch kanzleiintern zu realisieren, entwickelt DATEV eine neue Lösung zum Kanzleimanagement, durch die die heutigen Pakete zur Eigenorganisation perspektivisch abgelöst werden können.

Der Digitalisierungsgrad moderner Kanzleien nimmt zu. 2019 wurde erstmals das Label „Digitale DATEV-Kanzlei“ verliehen. Dieses Label soll die digitale Kompetenz einer Kanzlei bei Mandanten und potenziellen Nachwuchskräften sichtbar machen. Rund 1400 Kanzleien sind bereits mit dem Label „Digitale DATEV-Kanzlei“ bei DATEV SmartExperts gelistet – Tendenz steigend. Um die Digitalisierung auch bei der Organisation der Kanzlei zu unterstützen, hat sich DATEV dazu entschieden, die Entwicklung einer Kanzleimanagement-Software neu zu beginnen. Die Marktgegebenheiten und Kundenanforderungen haben sich im Laufe der Jahre stark verändert: Der Bedarf an kollaborativen Lösungen, Automatisierung und steigender Effizienz nimmt zu. Die technische Basis der heutigen Pakete zur Eigenorganisation kann diesen Anforderungen nicht mehr gerecht werden.

Der Neustart im Kanzleimanagement bei DATEV

Die neue Software wird kanzleiinterne Prozesse automatisieren und optimieren: Angefangen von der Mandatsgewinnung über die Auftragsabwicklung und Fakturierung bis hin zum Controlling. Da die neue Lösung cloudbasiert ist, wird sie immer auf dem aktuellsten Stand sein und auch von unterwegs und endgeräteunabhängig nutzbar sein sowie die von DATEV gewohnt strengen Datenschutzstandards einhalten. Wenn ortsunabhängiges Arbeiten in Kanzleien Einzug hält, dann muss auch die interne Zusammenarbeit neu gedacht werden. Zur effizienten, digitalen Kanzleiorganisation gehört daher auch, die Prozessschritte transparent zu machen und so die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu optimieren.
Die Digitalisierung sorgt aber gleichzeitig auch für einen Wandel in der Mandantenbeziehung: Moderne Möglichkeiten zur Interaktion können eine der wesentlichen Herausforderungen der Kanzlei der Zukunft sein. Eine Zusammenarbeit in der Kanzlei sowie der digitale Austausch mit Mandanten wird in der neuen Lösung durch die Anbindung von Partnersoftware vereinfacht und mehr Möglichkeiten zur Kollaboration sowie mehr Flexibilität bieten.
Sie wird Kanzleien außerdem von Standard-Tätigkeiten entlasten und Optimierungspotenziale erkennen. Eine automatisierte Übernahme von Daten wird entlang des gesamten Prozesses möglich sein, beispielsweise bei den Daten eines Interessenten für die Kalkulation einer neuen Dienstleistung.

Der Fahrplan zur neuen Lösung

Die neue Lösung, die DATEV im Kanzleimanagement entwickelt, steht noch ganz am Anfang. DATEV setzt mit der Entwicklung dieser Software auf ein iteratives Vorgehen, bei dem Kunden früh und regelmäßig einbezogen werden. Der Vorteil: So kann der Stand der Entwicklung laufend mit den Kundenanforderungen abgeglichen und herausgefunden werden, für welche Anforderungen DATEV noch Lösungen schaffen muss.
Die erste Version der neuen Lösung wird alle Prozessschritte – angefangen von der Mandatsgewinnung über die Auftragsabwicklung und Fakturierung bis hin zum Controlling – digital umsetzen. Diese Basis wird nach und nach in der Funktionstiefe wachsen.
Bildlich vorstellbar ist das wie bei einem Bauprojekt: Zunächst wird das Fundament gelegt. Der erste Baufortschritt wird ein einfaches Gebäude sein, in das nach und nach alle weiteren Komponenten – weitere Stockwerke sowie Details wie Türen und Fenster – angefügt werden können. Spezielle, individuelle Anforderungen – wie zum Beispiel die Wandfarbe in einzelnen Räumen im gedachten Bauprojekt – können dabei durch offene Schnittstellen und Partnersoftware berücksichtigt werden. Die neue Lösung wird Möglichkeiten bieten, additive Leistungen von Partnern oder Drittanbietern zu koppeln. Ziel ist es, ein System aufzubauen, in das individuelle Zusatzlösungen – sowohl für kleine als auch große Kanzleien – integriert werden können.

„Wir machen unsere Grundsteinlegung so, dass die Basis der neuen Lösung für alle Kanzleigrößen stimmig ist und perspektivisch über die Zeit wachsen kann – immer mit den Bedürfnissen unserer Kunden im Blick.“
Marta Steib, Product Owner Kanzleimanagement.

Um Kanzleien so schnell wie möglich erste Mehrwerte zu bieten, werden voraussichtlich schon Anfang nächsten Jahres die Funktionalitäten zur Kalkulation und Angebotserstellung als erste Schritte auf dem Weg zur neuen Lösung unter dem Namen DATEV Angebotsassistent freigegeben. Im Zusammenspiel mit SmartExperts kann die Mandatsanbahnung so digital und komfortabel ablaufen.

Pflege und Aktualität der heutigen Eigenorganisationsprodukte

Für alle heutigen Pakete zur Eigenorganisation gilt: Sie werden weiterhin gesetzlich aktuell und lauffähig gehalten und es wird Kanzleien möglich sein, für die nächsten Jahre mit ihrer EO-Software wie gewohnt arbeiten zu können. Kunden können sich also in jedem Fall darauf verlassen, dass sie ihre Produkte weiterhin nutzen können. Natürlich wird es dabei für alle Bestandskunden auch noch ausführliche und individuelle Informationen geben, sobald eine erste Marktfreigabe der neuen Lösung in Sicht ist.

Zur Autorin

Mirjam Woerl

Mirjam Wörl studiert im Master Medienwissenschaft und ist seit 2018 bei DATEV als Studentin tätig. Seit März 2020 unterstützt sie die Marketing-Abteilung vor allem bei Themen zur IT-Sicherheit und zum Kanzleimanagement.

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