Qualität ist keine Floskel

Steuerberater Heinz Sprödhuber spricht über das modernisierte DATEV ProCheck 7.21 und darüber, warum Qualitätsmanagement so wichtig ist.

DATEV magazin: Sie sind als Partner einer inhabergeführten Steuerberatungskanzlei Qualitätsbeauftragter der Kanzlei. Was ist denn Ihre Lieblingsfunktion im neuen ProCheck?

HEINZ SPRÖDHUBER: Die Prozesslandschaft. Mit ihr habe ich schnell einen Überblick über alle Prozesse und deren Unterpunkte. Das war vorher in der Art nicht möglich. Diese Funktion hilft auch den Mitarbeitern, das Prozesssystem besser zu verstehen.

DATEV magazin: War das der Grund, warum Sie nach der Stabilisierungsphase der neuen Programmversion direkt umgestiegen sind?

HEINZ SPRÖDHUBER: Wir sind stets darauf bedacht, mit den neuesten Entwicklungen zu arbeiten. Deshalb nehmen wir auch gern an Stabilisierungsphasen teil und testen neue Programmversionen. So bleiben wir up to date.

DATEV magazin: War das Qualitätsmanagement Ihrer Kanzlei denn schon immer softwaregestützt?

HEINZ SPRÖDHUBER: Direkt nach der Gründung vor zwölf Jahren noch nicht. Anfangs haben wir versucht, unsere Prozesse mit Checklisten in Word und Excel abzubilden. Wir haben aber relativ schnell gemerkt, dass das nur durch eine sinnvolle Unterstützung durch entsprechende Software möglich ist. ProCheck ist hier genau das richtige Instrument. Je größer eine Kanzlei wird, desto wichtiger ist ein funktionierendes Qualitätsmanagement. Und so wie wir aktuell aufgestellt sind, gibt mir das ein sehr gutes Gefühl.

DATEV magazin: Wie sind Sie bei der Digitalisierung vorgegangen?

HEINZ SPRÖDHUBER: Wir haben zuerst die wichtigsten Prozesse in ProCheck angelegt – Jahresabschluss, Einkommensteuer, Finanzbuchführung und Lohn – und diese dann allmählich erweitert. Die Prozesse wurden dann nach und nach in enger Abstimmung mit den Mitarbeitern verfeinert. Das ist sehr wichtig, denn die Mitarbeiter müssen mit den Checklisten ja auch arbeiten können.

DATEV magazin: Sie beziehen Ihre Mitarbeiter also aktiv ins Qualitätsmanagement ein?

HEINZ SPRÖDHUBER: Ja, auf jeden Fall. Als Qualitätsbeauftragter koordiniere ich zwar die Änderungen. Der Anstoß kommt in der Regel aber von den Mitarbeitern. Diese stellen in ihrer täglichen Arbeit fest, ob die abgebildeten Prozesse so Sinn machen oder geändert werden müssen. Bei uns gibt es auch regelmäßige Arbeitskreise in den einzelnen Teams. Hier werden neben fachlichen Themen auch organisatorische Themen besprochen, die letztlich dann auch wieder Einfluss auf unsere Prozesse in ProCheck haben.

DATEV magazin: Ihre Kanzlei ist seit 2015 DIN-EN-ISO 9001:2008-zertifiziert und besitzt das Qualitätssiegel des Deutschen Steuerberaterverbands. Wie hilft das bei der Mandantengewinnung?

HEINZ SPRÖDHUBER: Wir sehen das nicht als Werbeinstrument. Es treibt uns aber an, Arbeitsabläufe, Verantwortlichkeiten, Informationsflüsse und Qualitätsprüfungen permanent zu prüfen und zu verbessern. Dazu dienen auch die regelmäßigen Audits durch einen externen Prüfer. Das Qualitätsmanagement wird bei uns sehr ernst genommen – das ist für uns keine Floskel.