Prozess- und Qualitätsmanagement - 30. November 2021

Prozessmanagement? Wieso, es läuft doch!

Beim Thema Prozesse managen hört man diesen Einwand häufig. Doch hinter diesem Begriff steckt viel mehr, außer den Laden sozusagen am Laufen zu halten.

Abläufe in der Kanzlei durchgängig transparent und effizient zu gestalten, dabei hilft ein klares Prozessmanagement. Schauen Sie sich einmal an, was in der Kanzlei getan wird und wie es getan wird. Damit decken Sie Verbesserungspotential auf: Gibt es überflüssige Prozessschritte? Wurde etwas vergessen? Sind alle Prozesse verständlich dokumentiert und einheitlich?

Damit stellen Sie sicher, dass Leistungen für Ihre Mandantschaft zeitnah, qualitativ hochwertig und vor allem mit wiederholbarer Qualität erbracht werden können. In der freigewordenen Zeit können Sie Ihre Mandantinnen und Mandantinnen intensiver betreuen.

Eine transparente Prozess-Basis bildet außerdem den Ausgangspunkt für Optimierungen und weitere Strategieüberlegungen in Ihrer Kanzlei. Das Wissen über Vorgänge oder Besonderheiten, das oft bei einzelnen Mitarbeitenden liegt, wird dabei allen zugänglich gemacht. Über die geregelten Abläufe schaffen Sie Sicherheit bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und den Rahmen für eigenständiges Arbeiten. Und wenn Sie schon mal darüber nachgedacht haben, ein Qualitätsmanagementsystem in der Kanzlei zu etablieren, haben Sie durch definierte Prozesse schon einen wesentlichen Meilenstein erreicht.

Erste Schritte

1. Abläufe ermitteln

Im ersten Schritt sollten Sie sich mit den einzelnen Tätigkeiten auseinandersetzen. Welcher Prozess-Schritt erfolgt wann? Welche Schnittstellen gibt es? Was passiert danach?

2. Kritisch hinterfragen

Bei der Auseinandersetzung mit den einzelnen Tätigkeiten finden sich meistens schon Stellen, an denen es Handlungsbedarf gibt. Hier sollten Sie kritisch hinterfragen: Wieso ist dieser Schritt in dieser Weise nötig? Was bringt es wem, das so zu tun?

3. Verbesserungen ableiten

Von der ermittelten Situation ausgehend sollten Sie mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern besprechen, wie die Prozesse besser gestaltet werden können: Ist das die einfachste und beste Lösung für unsere Mandantinnen und Mandanten? Wie können wir etwas verbessern?

Dokumentieren Sie den gemeinsam erarbeiteten Soll-Prozess, damit die Erkenntnisse langfristig nachgehalten werden können und zentral sowie transparent im Zugriff sind.

Tipp

Verbesserungspotential ergibt sich häufig noch hinsichtlich durchgängig digitaler Prozesse. Wie kann Sie z. B. passende Software (noch besser) unterstützen? Jeder Medienbruch kostet Sie Aufwand und Zeit – Ziel sollte es sein, Prozesse so abzubilden, dass Unterlagen möglichst digital von den Mandanten zur Verfügung gestellt, in der Kanzlei bearbeitet und den Mandanten wieder bereitgestellt werden.

4. Verbesserungen umsetzen

Der letzte Schritt beschäftigt sich mit der Umsetzung der Verbesserungen. Neue Vereinbarungen sollten eingehalten werden, damit die definierten Prozesse einheitlich gelebt werden. Versuchen Sie die Verbesserungen kontinuierlich umzusetzen. So gestalten Sie das Prozessmanagement nachhaltig. Mitarbeitende können Sie aktiv einbeziehen und motivieren, indem Sie z.B. Vorschlagssysteme oder auch eine selbstständige Lösungserarbeitung und -Etablierung einführen.

Ziele erarbeiten und messbar machen

Entscheidend bei der Gestaltung Ihrer Prozesse ist einerseits, sich Ihrer Ziele bewusst zu werden und diese konkret und messbar zu definieren:

  • Wie wollen wir von unseren Mandanten wahrgenommen werden?
  • Woran können wir das messen?
  • Wie wollen wir das erreichen?
  • Innerhalb welches Zeitraums ist das realistisch umsetzbar?
  • Welcher Prozess kann inwiefern dazu beitragen?

Der nächste Punkt läuft Gefahr, als Floskel zu erscheinen – dennoch: Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden aktiv ein, und zwar von Anfang an. Denn wenn die Etablierung des Prozessmanagements nicht von allen getragen wird, hilft die ganze Mühe nichts. Daher: Lassen Sie Gestaltungsspielraum zu und fördern Sie diesen. Oft werden dazu zum Beispiel Prozessgruppen aus beteiligten und gegebenenfalls auch aus vor- und nachgelagerten Prozessen gebildet, in denen die verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die genannten Schritte besprechen und deren Ergebnisse dokumentieren.

Überlegen Sie sich: Welche Prozesse handhaben wir? Welche Tätigkeiten fallen z. B. im Bereich Management, Strategie, Unterstützung, Leistungserstellung und Verbesserung an? Wer könnte das in einer Prozessgruppe bearbeiten?

Als Orientierung, welche Prozesse anfallen und wie diese gegliedert werden können, kann Ihnen das DATEV ProCheck Prozessmodell Steuerberater dienen, das z. B. über DATEV ProCheck genutzt werden kann. Nützliche Musterprozesse zu Praxisthemen finden Sie unter: www.datev.de/procheck-prozesse.

In diesem Sinne: Hinterfragen Sie bestehende Abläufe in Zukunft neugierig und entdecken Sie so bisher verborgene Potentiale Ihrer Kanzlei!

Mehr zum Thema

Zusätzliche Unterstützungsangebote wie Weiterbildungen und Fachbücher zum Thema finden Sie auf datev.de im Bereich Prozess- und Qualitätsmanagement.

Zur Autorin

SS
Silvia Schug

Mitarbeiterin bei DATEV im Bereich Marketing für Kanzleimanagement & Basissoftware

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