Motivierte Mitarbeiter bringen Ihre Kanzlei voran

Sehr hilfreich ist dabei eine strukturierte Mitarbeiterumfrage. Sie kann die aktuelle Stimmungslage und die Zufriedenheit abbilden oder aufdecken, wo sich das Arbeitsumfeld verbessern ließe. 

Für den Erfolg einer Mitarbeiterumfrage ist es entscheidend, klare Ziele zu definieren. Zunächst sollten die Themen reflektiert und Fragenkomplexe festgelegt werden. Dazu empfiehlt sich zu Beginn ein Fragebogen, der viele Themen abdeckt, z. B.: 

• Kanzleiorganisation,  
• Führungsverhalten,  
• Arbeitsbedingungen und  
• Zugehörigkeitsgefühl. 

Entscheidend sind prägnant formulierte Fragen und eine geeignete Bewertungsskala. Mit Benchmark-Zahlen und Vorjahresvergleichen werden die Kontinuität sichergestellt, Branchenvergleiche ermöglicht und Fortschritte sichtbar gemacht. 

In größeren Kanzleien kann eventuell eine Pilotphase innerhalb einer geeigneten Zielgruppe Aufschluss darüber geben, ob die passenden Inhalte und Verteilungskanäle gewählt wurden. Die Auswertung der Daten und die Kommunikation der Ergebnisse sind entscheidend – schließlich sollen daraus Maßnahmen entwickelt und ein Follow-up zur Überprüfung der Umsetzung eingeplant werden. Damit entsteht eine wertvolle Grundlage für nachhaltige Verbesserungen in der Kanzlei.

Motivieren Sie zur anonymen Teilnahme

Je mehr Mitarbeitende an der Umfrage teilnehmen, desto repräsentativer sind die Ergebnisse. Um eine hohe Rücklaufquote zu erreichen, sollten die Mitarbeitenden frühzeitig über die Ziele und den Nutzen der Umfrage informiert werden. Dabei können vorgefertigte Einladungsschreiben und Erinnerungsmails helfen, die zur Teilnahme motivieren.  

Weisen Sie dabei auch auf die garantierte Anonymität hin. Das schafft Vertrauen und ermutigt die Mitarbeiter, auch bei sensiblen Themen wie Arbeitsbelastung oder hoher Personalfluktuation ein ehrliches Feedback zu geben. 

Fallbeispiel: Viel Arbeit und wenig Ressourcen

Eine hohe Arbeitsbelastung ist in vielen Kanzleien ein Thema. Stellen Sie also auch Fragen zu verschiedenen Aspekten der Arbeitsorganisation sowie der mentalen und körperlichen Belastung, etwa: „Kommen Sie mit den mentalen Belastungen an Ihrem Arbeitsplatz gut zurecht?“ oder „Haben Sie ausreichend zeitlichen Freiraum, um Veränderungen zu bewältigen?“ Ein konkretes Beispiel aus der Beratungspraxis bei DATEV zeigt, wie eine Kanzlei durch die Umfrage-Ergebnisse Maßnahmen zur Reduzierung der Arbeitsbelastung ableiten konnte: 
In einer Kanzlei wurde festgestellt, dass viele Mitarbeiter mit der Menge der übertragenen Aufgaben überfordert waren. Daraufhin wurden klar definierte Prozesse eingeführt und alle nicht-alltäglichen Aufgaben bei fachlich spezialisierten Personen gebündelt. Die individuelle Belastung nahm deutlich ab. Zusätzlich wurden Schulungen angeboten, um die Mitarbeitenden bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu unterstützen.  

Im Workshop Lösungen finden

Nach der Auswertung der Umfrage empfiehlt es sich, in einem Workshop mit der Kanzleileitung und den Mitarbeitenden die Ergebnisse zu diskutieren und gemeinsam Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen zu erarbeiten. So wird aus einer reinen Bestandsaufnahme ein aktiver Prozess der Veränderung. 

Fazit

Mitarbeiterumfragen sind wertvoll – sie erfassen Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und geben Gelegenheit, gezielt Maßnahmen zur Verbesserung des Arbeitsumfelds abzuleiten. Wichtig ist es, die Ergebnisse aktiv zu nutzen und konkrete Veränderungen umzusetzen. So wird die Mitarbeiterumfrage nicht nur zu einer Momentaufnahme, sondern zu einem nachhaltigen Instrument der Personalentwicklung und Kanzleioptimierung. 

Kanzleien, die bereit sind, sich auf diesen Prozess einzulassen, können langfristig von einer stabilen und zufriedenen Belegschaft profitieren – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil in Zeiten des Fachkräftemangels und des demografischen Wandels. 

Unterstützungsangebot und Beispiel einer Umfrage-Auswertung

Mit der Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit von DATEV erhalten Sie nach der Auswertung einen detaillierten Bericht, der die Ergebnisse transparent darstellt, Handlungsfelder und Minimum-Maximum-Bewertungen anonym darstellt: