Motivation ist (k)eine Kunst

Die beruflichen Anforderungen steigen. Durch die Digitalisierung verändern sich die Aufgaben und auch die eingesetzte Software kontinuierlich – mit diesem Arbeitsdruck wächst auch der Stress der Mitarbeiter. Die Fehleranfälligkeit steigt, und die Führungskräfte verbringen immer mehr Zeit damit, die erledigte Arbeit zu kontrollieren, um eine gleichbleibende Qualität zu gewährleisten. Das Ergebnis ist latente oder offene Unzufriedenheit bei Mitarbeitern, gepaart mit weniger Motivation. Die Stimmung im Team wird immer schlechter. In solchen Situationen hoffen Führungskräfte auf Hilfe von außen. Ein externer Berater soll mit ein oder zwei geeigneten schnellen Maßnahmen den Schalter umlegen und die Mitarbeiter wieder motivieren.

Motivation ist das Ergebnis guter Führung

Ein erfahrener Berater wird im Gespräch dann Folgendes erwidern: „Man kann niemanden motivieren!“ Denn Motivation kann sich nur aus einer Person selbst entfalten – eine simple Lösung zum Schalterumlegen gibt es also nicht. Mitarbeitermotivierung ist vielschichtig: Sie zielt neben einer guten Organisation und einem geeigneten Qualifikationsniveau insbesondere auch auf die Kanzleiführung, die interne Kommunikation und ausreichend Zeit ab. Damit ein Mensch motiviert ist, müssen drei Aspekte im Einklang stehen: Das Können, das Wollen und das Dürfen. Das Können bedeutet, dass die Kompetenz des Mitarbeiters den an ihn gestellten Anforderungen in einem größtmöglichen Maße entspricht. Um das Dürfen zu ermöglichen und damit das Wollen hervorzulocken, braucht es professionelle Führung! Das heißt: Der Kanzleiführung muss es gelingen, Rahmenbedingungen zu bieten, in denen Mitarbeiter motiviert arbeiten können, wollen und dürfen! Eine funktionierende Kanzlei macht – neben der guten Qualifikation der Beschäftigten, einer optimalen Organisation mit definierten Abläufen und einer klaren Aufgabenverteilung – eine gute, konstruktive und ausgeglichene Kommunikationskultur aus. Es ist wichtig, dass Führungskräfte und Mitarbeiter regelmäßig Gespräche führen, in denen sie sich über Positives und Negatives austauschen dürfen. So erhalten die Mitarbeiter das Gefühl, ihr Arbeitsumfeld mitgestalten zu können – und das motiviert wiederum.

Ziele definieren und vorstellen

Eine der wichtigsten Aufgaben von Führung ist es, den Mitarbeitern Orientierung zu geben. Wer – wenn nicht die Kanzleiführung – muss verdeutlichen, welche Ziele verfolgt werden sollen, welche Regeln gelten und was dabei von den einzelnen Mitarbeitern erwartet wird?
Darum ist es notwendig, sich als Kanzleiführung mindestens einmal im Jahr zu überlegen, welche Ziele in den kommenden Monaten verfolgt werden sollen und wie diese umzusetzen sind. Im Anschluss stellt die Kanzleiführung die Strategie den Mitarbeitern vor und erklärt, wer welche Aufgaben bis zu welchem Zeitpunkt erledigen muss. Um die Belegschaft mit an Bord zu nehmen und die Ziele der Kanzleiführung zu den Zielen aller werden zu lassen, ist es jetzt entscheidend, zuzuhören und Ideen, Wünschen sowie Einwänden der Mitarbeiter einen Platz einzuräumen. Diese Mitsprache motiviert und hilft, die Zielvorstellungen erfüllen zu wollen.

Mitarbeitern zuhören

Das Mitarbeiter-Jahresgespräch ist hier ein sehr hilfreiches Instrument: Einmal im Jahr reflektieren Kanzleichef und Mitarbeiter das vergangene Jahr und blicken gemeinsam in die Zukunft. Ein Leitfaden dient der Vorbereitung und gibt dem Gespräch gleichzeitig eine Grundstruktur. Die Dauer eines Mitarbeiter-Jahresgesprächs beträgt zwischen ein bis zwei Stunden. Dazu kommt dann noch eine Nachbereitungszeit. Auch wenn es nach einer großen Zeitinvestition klingt – es lohnt sich! Denn: Einer der Gesprächsschwerpunkte sollte auf jeden Fall der Blick nach vorne sein: Die Führungskraft erörtert, welche Ziele sie für die Zukunft hat und was diese konkret für den Mitarbeiter bedeuten. Denn diesen interessiert besonders, welche Auswirkungen die Kanzleiziele auf ihn haben. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter seine Vorstellungen und Wünsche äußern kann und es anschließend zu einer Übereinkunft zwischen Führungskraft und Mitarbeiter kommt. Orientierung entsteht, wenn der Mitarbeiter weiß, was von ihm erwartet wird, was er soll und darf. Gelingt es zusätzlich, die Wünsche des Mitarbeiters zu berücksichtigen, welche Aufgaben er beispielsweise gerne annehmen würde und welche persönlichen Weiterentwicklungen er sich vorstellen kann, wird auch das Wollen gestärkt. Das schafft einen hervorragenden Rahmen für motiviertes Arbeiten! Nach einem Zeitraum von einem halben bis einem Jahr blicken dann beide Gesprächspartner zurück und werten aus, welche der abgestimmten Aufgaben und Ziele und wie diese erfüllt werden konnten. Maßnahmen für die Zukunft werden abgeleitet und neue Orientierung geschaffen.

Feedback geben und annehmen

Auch das Tagesgeschäft sollte mit gezielter Kommunikation gesteuert werden. Mitarbeiter wollen wissen, ob sie etwas gut oder schlecht gemacht haben. Loben steht hier an vorderster Stelle, um dem Mitarbeiter zu zeigen: Ich sehe dich und deine Leistung – weiter so! Der Mitarbeiter fühlt sich wertgeschätzt und weiß danach, dass mehr von dieser Leistung zum Erfolg führt. Darum wird er auch von sich aus diese Leistung in anderen Situationen wiederholen wollen. Umgekehrt ist es natürlich wichtig, Feedback über Schlecht- oder Minderleistungen zu geben.
Dieses Feedback bedeutet: Stopp, bitte nicht weiter so! Das gibt dem Mitarbeiter die Chance, es beim nächsten Mal besser zu machen. Auch so gibt man eine klare Orientierung. Und natürlich müssen auch Führungskräfte offen für Feedback sein. Damit signalisieren sie, dass sie die Meinung ihrer Mitarbeiter schätzen und sie sich mit deren Kritik auseinandersetzen. Diese fühlen sich im Gegenzug ernst genommen. Das ist eine gute Basis für motiviertes Arbeiten.

Der strategische Blick: die Mitarbeiterbefragung

Der Kanzleichef sollte regelmäßig die Mitarbeiter fragen, wie attraktiv die Kanzlei als Arbeitgeber für sie ist, wie sie die Zusammenarbeit im Team und mit den Führungskräften erleben, wie sie die Ausstattung, Fortbildungs- und Karrieremöglichkeiten einschätzen und ob sie Konflikte oder Lagerbildung wahrnehmen. Erst wenn die Leitungsebene weiß, wie die Mitarbeiter die Führung und die Kanzlei von innen heraus beurteilen, können passende Maßnahmen ergriffen werden, um Gutes zu erhalten und Risikobehaftetes zu ändern. Und ganz nebenbei zeigt dies den Mitarbeitern, dass ihre Meinung wichtig ist. Führungskräfte schaffen so ein solides Fundament für Vertrauen und Motivation ihrer Mitarbeiter.

Keine Angst vor Konflikten!

Konflikte gibt es, solange es Menschen gibt – und sie machen auch vor Kanzleiteams nicht halt. Einen Konflikt nicht als solchen wahrzunehmen oder gar zu ignorieren, kann demotivieren. Einen Konflikt erkennen Sie zum Beispiel daran, dass Personen häufig polarisieren, das Betriebsklima durch Äußerungen oder das gezielte Vorenthalten von Informationen gestört wird. Ist dies zu beobachten oder wird es an die Führungskraft herangetragen, ist ein Konfliktgespräch unumgänglich. Bei tiefer liegenden Konflikten kann das Hinzuziehen eines externen Mediators sinnvoll und notwendig sein.

Festgelegte Info- und Austauschzeit

Informationen, die alle betreffen, lassen sich bündeln. Es lohnt sich, regelmäßig Teambesprechungen durchzuführen. Hier reichen oftmals eine kurze Agenda, ein Protokoll, ein Moderator und 30 Minuten pro Woche, um die wesentlichen Dinge zu besprechen. Für alle individuellen Fragen eignet sich eine sogenannte offene Tür, also ein fester Zeitrahmen zum Beispiel pro Tag, in dem die Führungskräfte und Fachexperten tatsächlich Zeit für die Mitarbeiter haben und Fragen beantworten. Der einzelne Mitarbeiter erhält so ungeteilte Aufmerksamkeit, und gleichzeitig werden ständige Arbeitsunterbrechungen vermieden.

Fazit

Kommunikationszeit ist eine hervorragende Investition in die Motivation Ihrer Mitarbeiter und in den Erfolg Ihrer Kanzlei. Möchten Sie also, dass es in Ihrer Kanzlei gut läuft und sie von motivierten Mitarbeitern umgeben sind – kommunizieren Sie, denn Führung ist angewandte Kommunikation! Räumen Sie Zeit für die verschiedenen Kommunikationsanlässe ein und ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, diese aktiv zu nutzen. Teilen Sie Ihren Mitarbeitern Ihre Ziele und Vorstellungen mit und berücksichtigen Sie, wenn möglich, deren Präferenzen und Wünsche. Geben Sie Feedback und bearbeiten Sie Konflikte.

Aspekte der Motivation

Motivationsfördernde Kommunikation

Zur Autorin

Gabriele Fröhlink-Viets

Mitarbeiterin bei DATEV-Consulting

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