IT-Betreuung - 15. April 2019

Mit einer Top-IT geht’s glatt

Steuerberater Gerhard Busch entwickelt seine Kanzlei­leis­tungen weiter. Dafür setzt er auch auf eine moderne­­ IT-Aus­stat­tung und auf eine in­di­vi­duelle IT-Betreuung – für die Kanzlei, seine Mit­ar­beiter und für seine Man­dan­ten.

Gerhard Busch arbeitet seit 20 Jahren in eigener Kanzlei. Das Beraten und Begleiten seiner Mandanten steht im Mittelpunkt. Aus seiner früheren Tätigkeit in der Industrie hat er das unternehmerische Denken: Investition in Qualität ist ihm wichtig. Das heißt, Prozesse, wo immer möglich, ständig zu verbessern, aber auch, die Kanzlei modern zu führen und seine Mitarbeiter langfristig zu halten.
In viele Tätigkeiten spielt die IT hinein, zum Beispiel wie er über die beratungsrelevanten Daten verfügen kann, wie seine Mitarbeiter mit den Mandanten zusammenarbeiten, wie seine Mandanten der Kanzlei alles Notwendige zur Verfügung stellen können, damit alle Dienstleistungsprozesse effizient und zügig ablaufen. Wir haben mit ihm darüber gesprochen, wie er das alles managt, ohne selbst IT-Spezialist zu sein.

DATEV magazin: Wie ist Ihr Verhältnis zur IT?

GERHARD BUSCH: Die Kanzlei-IT entspricht höchsten technischen Standards, es ist alles weitestgehend digitalisiert. Die Mitarbeiter sollen einen modernen Arbeitsplatz haben, der Spaß macht, mit Smartboards und Optionen für mobiles Arbeiten. Aber um die technischen ­Details möchte ich mich nicht selbst kümmern, das macht für uns ein DATEV-System-Partner.

Welche Aufgaben hat Ihr System-Partner?

Er kümmert sich um Hardware-Beschaffung, Installation, Wartung, IT-Sicherheit, Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung und alle anderen IT-Fragen. Wir wollen so digital wie möglich sein, das erleichtert auch den Mitarbeitern die Arbeit. Auch dafür brauche ich ihn als Spezialisten und Sparring-Partner. Zweimal im Jahr kommt er in die Teambesprechung, erklärt die Prozesse beim Mandanten und schult die Kanzleimitarbeiter. Meine Mitarbeiter können dann die Mandanten besser auf eine digitale Zusammenarbeit mit uns ­ansprechen. Dafür entwickeln wir gemeinsam mit dem System-Partner IT-Konzepte.

Um durchgehend digital arbeiten zu können, ist es wichtig, dass meine Mandanten Unternehmen online nutzen.

Wie sieht das konkret aus?

Wir nutzen schon lange das Dokumentenmanagement-System DATEV DMS. Um durchgehend digital arbeiten zu können, ist es wichtig, dass meine Mandanten Unternehmen online nutzen. Bei neuen Mandaten gehen wir so vor: Nach dem ersten Kennenlerngespräch mit mir kümmert sich der System-Partner um die Installation und Kurzschulung beim Mandanten. Dafür hat er selbst Mitarbeiter, die darauf spezialisiert sind. Für die Einrichtung von Unternehmen online übernimmt der System-Partner die Erstpräsentation beim Mandanten, und wir bestellen dann die Anwendung für ihn. Der System-Partner installiert, schult und betreut das System für zwei Monate. Das gibt den Mandanten zusätzlich Sicherheit bei der Handhabung. Für das Einstiegsbetreuungspaket haben wir mit dem System-Partner eine Pauschale vereinbart.

Wie gehen Sie bei bestehenden Mandanten vor?

Wir versuchen, dasselbe Prozedere auch für Bestandsmandanten einzuführen. Wenn jemand gar nicht mitzieht, haben wir uns eine moderne Scan-Lösung angeschafft, die uns auch zukünftig beim ersetzenden Scannen unterstützt (RESISCAN) und lesen die Daten selbst ein. Bei der jährlichen Bilanzbesprechung kommt die digitale Zusammenarbeit noch mal auf die Agenda.

Lohnt sich die intensive Zusammenarbeit mit einem DATEV-System-Partner?

Eindeutig, denn die IT ist die Basis für reibungslose Abläufe in der Kanzlei. Und auch ich will Geld verdienen. Ich weiß, dass ich für einen DATEV-System-Partner auf den ersten Blick ein wenig mehr bezahle, bekomme dafür aber sehr gute Resultate. Ich sehe ja, wie viel Ausfallzeiten manche Kollegen haben, bei denen irgendwer an der IT schraubt. Es rechnet sich, mit einem Spezialisten zusammenzuarbeiten. Außerdem möchte ich für die Zukunft vorbereitet sein. Da wird viel mehr über Plattformen geschehen. Deshalb müssen die Prozesse darauf abgestimmt sein. Auch kleine Kanzleien können digitalisieren, denn gerade sie sind flexibel und können sich neuen Anforderungen stellen. Auf der Basis einer guten IT und durch das Networking mit Experten.

 
 
GERHARD BUSCH

unterstützt in seiner Steuerberatungskanzlei in Kruft seine Mandanten dabei, unternehmerische sowie betriebliche Heraus­forderungen zu analysieren und zu bewältigen.
 
 

Fotos: kontur-vid; Studio-Pro / Getty Images

Zur Autorin

MM
Manuela Moretta

DATEV eG, Vermarktung Kanzleimanagement

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