Viele Kanzleien verwalten ihre Dokumente noch in Papier. Briefe, Akten und Bescheide – je mehr Dokumente aufbewahrt werden, desto aufwendiger gestaltet sich für Mitarbeiter die Organisation und Suche. Ein digitales Dokumentenmanagement kann hier helfen.
In Ihrer Kanzlei erhalten Sie täglich verschiedene Informationen und Dokumente. Damit Sie diese Informationsflut bewältigen können und geschäftsrelevante Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind, bedarf es eines ausgeklügelten Systems. Denn jeder wichtige Posteingang, gleich ob Brief oder E-Mail, muss aufbewahrt und zugänglich gemacht werden. Genauso wie alle Dokumente, die in Ihrer Kanzlei erstellt werden oder diese wieder verlassen.
Es empfiehlt sich ein möglichst einheitliches Vorgehen beim Umgang mit Dokumenten. Das einzig richtige und wahre Ablagesystem gibt es leider nicht. Entwickeln Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern Strukturen, die optimal auf die individuellen Ansprüche und Prozesse Ihrer Kanzlei angepasst sind.
Eine gute Ablage sollte:
- strukturiert, übersichtlich und nachvollziehbar,
- stets auf dem aktuellen Stand,
- jedem Berechtigten einfach zugänglich sein
- und vermeiden Sie Mehrfachablagen.
In der Praxis ist oft noch eine Mischform zwischen Papier- und elektronischer Ablage sowie Organisation von Dokumenten üblich. Papierene Unterlagen werden in Ordnern abgeheftet, digitale Unterlagen werden mittels Microsoft Outlook oder Windows-Explorer archiviert. Die Schwachstellen dieser doppelten Dokumentenorganisation sind offensichtlich: Wo wurde das Dokument abgelegt? Auf dem Laufwerk oder im Archivraum? Aus Ihrem Kanzleialltag wissen Sie sicher, wie mühsam diese Suche sein kann. Und wenn Sie einmal fündig geworden sind, stehen Sie am Ende womöglich vor unterschiedlichen Versionen und wissen nicht genau, welche die aktuelle ist.
Vorteile einer digitalen Dokumentenablage
Das Ziel einer digitalen Ablage sollte es sein, alle Informationen zentral bereitzustellen, so dass sie jederzeit von jedem sofort gefunden werden.
Digitale Dokumente können Sie schneller durchsuchen als Ordner und Papierarchive. Ein zentrales, elektronisches Archiv verkürzt also die Suchzeiten innerhalb der Kanzlei. Zudem sparen Sie die Kosten für Papier und Toner.
Der erste Schritt: Dokumente scannen
Im ersten Schritt sollten Sie Informationen und Dokumente digital organisieren und archivieren. Dafür ist es nötig, alle geschäftsrelevanten Dokumente, die noch in Papier vorliegen, zu scannen. Legen Sie fest, wie die Digitalisierung der Dokumente in Ihrer Kanzlei abgewickelt werden soll. Liegt die Verantwortung zentral beim Sekretariat, bei jedem zuständigen Sachbearbeiter oder möchten Sie die Aufgabe an einen externen Dienstleister abgeben?
Bevor Sie mit dem Aufbau eines zentral zugänglichen Archivs loslegen, bestimmen Sie einheitliche Ablageregeln und -strukturen. Beziehen Sie bereits bei den Überlegungen alle Mitarbeiter mit ein. Gemeinsam beschlossene Regeln werden später eher eingehalten.
Doch auch im Digitalen besteht die Gefahr, dass Dateien falsch abgelegt werden. Es können sich Tippfehler bei der Archivierung einschleichen, neue Informationen bei einem Mitarbeiter ankommen, der gerade krank ist oder Urlaub hat und dadurch Dokumente nicht zeitnah ablegen kann. Eine Transparenz über aktuelle Bearbeitungsstände ist nicht automatisch gesichert und auch eine GoBD-konforme Archivierung wird nicht automatisch unterstützt.
Management statt Organisation
Digitalisierung bietet Raum für Verbesserungen innerhalb Ihrer Kanzlei. Prozesse werden schneller, Kosten gesenkt – bei gleichzeitig höherer Qualität, digitaler Zusammenarbeit und digitalem Austausch von Daten. Mit der Digitalisierung der Dokumente und Informationen ist ein erster Schritt getan. Weitere Schritte sind die Vernetzung der Daten und die Automatisierung von Prozessen.
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor…
Eingehende Bescheide durchlaufen in Ihrer Kanzlei immer einen bestimmten Prozess, in den Sie eingebunden sind. Digitalisierte Bescheide werden direkt und automatisch sowohl dem jeweiligen Mandanten als auch dem verantwortlichen Sachbearbeiter zugeordnet. Beide erhalten die Information über neue Dokumente automatisch durch diese Zuordnung und haben Zugriff auf die Unterlagen, auch wenn sie gerade im Homeoffice arbeiten. Als Kanzleichef können Sie sich laufend einen Überblick über Bearbeitungsstände und Verantwortlichkeiten verschaffen. Originaldokumente inklusive aller Zwischenstände bleiben revisionssicher erhalten. Urheber, Art und Zeitpunkt der Änderungen werden selbstverständlich mitprotokolliert, sodass jeder Bearbeitungsstatus nachvollziehbar ist. Über eine Volltextsuche findet sich jedes Dokument mit dem entsprechenden Suchwort, unabhängig vom Ablageort.
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