Ein ausgewogenes Mandantenportfolio ist die Grundlage für effiziente Prozesse, optimale Ressourcennutzung und eine gelungene Zusammenarbeit mit den Mandanten – für eine erfolgreiche und zukunftssichere Kanzlei.
Weniger ist manchmal mehr. Eine optimierte Mandatsstruktur gehört zu den wichtigsten Hebeln für den Erfolg moderner Kanzleien. Sie steigert nicht nur Effizienz und Rentabilität, sondern dient auch als strategisches Instrument zur langfristigen Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit. Wir zeigen, wie die richtige Mandatsauswahl, eine klare Strategie und deren konsequente Umsetzung dazu beitragen können, den Kanzleialltag zu verbessern und den Erfolg nachhaltig zu sichern.
Klarheit schaffen: Analyse des Mandantenportfolios
Der erste Schritt zur Optimierung der Mandatsstruktur ist eine fundierte Analyse des bestehenden Mandantenstamms. In vielen Kanzleien ist die Mandatsstruktur ohne klare Strategie historisch gewachsen. Dieser Wildwuchs kann ineffiziente Prozesse begünstigen, den Verwaltungsaufwand erhöhen und wertvolle Ressourcen binden.
Ein strukturiertes Scoring-Modell hilft bei der objektiven Bewertung des Mandantenportfolios. Kriterien wie Rentabilität, reibungslose Zusammenarbeit und strategische Passung geben Aufschluss darüber, welche Mandanten mit der Kanzlei harmonieren. Eine gezielte Segmentierung hilft bei der Priorisierung der Mandate: Welche Mandanten unterstützen unsere Vision und Strategie? Welche binden überproportional viele Ressourcen?
Oft geraten dabei insbesondere die „stillen“ Mandate in den Fokus, die wenig Aufwand verursachen und dennoch wertvoll für die Kanzlei sind.
Fokus und Spezialisierung: Auswahl der richtigen Mandanten
Die Optimierung der Mandatsstruktur ist nicht nur eine Bestandsaufnahme, sondern auch eine strategische Weichenstellung für die Zukunft. Frühzeitig eingeführte Filtermechanismen stellen sicher, dass neue Mandanten den Anforderungen der Kanzlei entsprechen.
Eine klare Fokussierung auf bestimmte Branchen oder Mandantengruppen kann hier entscheidend sein. Ob spezialisierte Handwerksbetriebe oder digitale Geschäftsmodelle wie Online-Handel – eine Spezialisierung ermöglicht es, die eigene Expertise gezielt einzusetzen und die Marktposition der Kanzlei zu stärken.
Es lohnt sich, sich von der Vorstellung zu verabschieden, jeden Mandanten bedienen zu müssen. Stattdessen sollten neue Mandate gezielt ausgewählt werden: Passt ein Mandat nicht in die Strategie oder verursacht es einen unverhältnismäßig hohen Betreuungsaufwand, ist es ratsam, es abzulehnen. Eine Kanzlei ist keine Erziehungsanstalt – eine erfolgreiche Zusammenarbeit setzt strategische Passung und klare Absprachen voraus.
Reflexion und langfristige Stabilität
Eine optimierte Mandatsstruktur steigert nicht nur kurzfristig die Effizienz, sondern bildet auch die Grundlage für eine stabile und nachhaltige Entwicklung der Kanzlei. Eine strategische Analyse des Mandantenportfolios hilft, Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen einzuleiten.
Ein bewährtes Hilfsmittel ist das sogenannte Waldiagramm. Es verdeutlicht, dass häufig eine kleine Gruppe von Mandanten den größten Gewinnbeitrag liefert, während andere Mandate durch hohen Aufwand und geringe Rentabilität das Kanzleiergebnis belasten.
Aus den Ergebnissen der Analysen werden in einem nächsten Schritt geeignete Maßnahmen abgeleitet. Dazu gehören:
- Definition klarer Betreuungsstrategien: Welche Mandate sollen verstärkt in den Fokus rücken?
- Anpassen der Honorarstrukturen: Welche preislichen Auswirkungen hat eine reibungslose Zusammenarbeit mit den Mandanten?
- Gezielte Kommunikation: Wie können wertschätzende Gespräche mit Mandanten geführt werden, die nicht weiter betreut werden sollen?
Dabei kann auch professionelle externe Unterstützung wertvolle Impulse geben.
Erfolg messbar machen
Die Auswirkungen einer optimierten Mandatsstruktur lassen sich auf verschiedenen Ebenen messen:
- Kurzfristig: Höherer Deckungsbeitrag, Umsatzsteigerung und reduzierte Arbeitsbelastung
- Mittelfristig: Höhere Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch klarere Arbeitsstrukturen und effizientere Prozesse
- Langfristig: Stärkung der Kanzleimarke, nachhaltiges Wachstum und verbesserte Wettbewerbsfähigkeit
Dabei sollten nicht nur wirtschaftliche Kennzahlen, sondern auch qualitative Aspekte wie Arbeitsklima und Entlastung der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Eine durchdachte Mandatsstruktur kann wesentlich dazu beitragen, Stress zu reduzieren und Freiräume für strategische Projekte zu schaffen.
Nachhaltige Integration in den Kanzleialltag
Entscheidend für den langfristigen Erfolg ist die nachhaltige Integration der neuen Mandatsstruktur in den Kanzleialltag. Regelmäßige Reflexion und Fortschrittskontrollen helfen, die Maßnahmen zu evaluieren und gegebenenfalls anzupassen. Praxisnahe Instrumente wie Excel-Modelle zur Mandantenbewertung oder strukturierte Nachbesprechungen können dabei unterstützen.
Ein regelmäßiger Austausch, sei es in internen Teamsitzungen oder durch externe Beratung, stellt sicher, dass die Optimierung der Mandatsstruktur kein einmaliges Projekt bleibt, sondern zur strategischen Routine wird.
Fazit: Investition in die Zukunft
Die Optimierung der Mandatsstruktur ist weit mehr als eine betriebswirtschaftliche Notwendigkeit – sie ist eine Investition in die Zukunft der Kanzlei. Klare Strukturen, strategische Ausrichtung und konsequente Umsetzung ermöglichen es Steuerberatern, effizienter zu arbeiten und eine stabile Basis für nachhaltiges Wachstum und langfristigen Erfolg zu schaffen.
