Stell dir vor, es ist Corona und es ändert sich nichts. Eine absurde Vorstellung, wo doch das Virus gefühlt alles auf den Kopf gestellt hat, was im Arbeitsalltag vor dem März 2020 normal war. So geschehen in der Kanzlei von Frank-Michael Sutor aus Düsseldorf.
Das Virus hat zwar alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Homeoffice verbannt, ansonsten jedoch keine großen Veränderungen im Arbeitsalltag mit sich gebracht. Früh waren hier alle Prozesse digitalisiert und man war bestens für die Krise gewappnet. Im August wurde die Kanzlei bereits zum zweiten Mal mit dem Label Digitale DATEV-Kanzlei ausgezeichnet. Sie war die 1000. Kanzlei, die das Label in diesem Jahr erhielt.
Digitale DATEV-Kanzlei
Das Label erhält, wer bestimmte Parameter in den unterschiedlichen Geschäftsfeldern einer Kanzlei erfüllen kann. Der Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Frank-Michael Sutor hat bereits 2009 damit begonnen, seine Kanzlei zu modernisieren. „Wir haben mit der Dokumentenverwaltung der DATEV angefangen. Der nächste Schritt war anschließend, im Bereich Wirtschaftsprüfung das Programm Abschlussprüfung comfort einzusetzen. Im Bereich der Finanzbuchhaltung wiederum den Kontenabruf bei den Banken zu machen“, so Sutor auf die Frage, was den Ausschlag gab, die Digitalisierung anzugehen. Er sieht sich selbst als einen, der vorangeht und gerne alles digital vorhalten möchte, weil „ich es leid war, auf der Suche nach Papierordnern durch die Kanzlei zu laufen und auch die Rationalisierungseffekte gesehen habe, die sich bei uns auch im Bereich der Wirtschaftsprüfung geboten haben.“ Die Kanzlei arbeitet mittlerweile mit Unternehmen online, einer eigenen Cloud, Arbeitnehmer online und anderen digitalen Lösungen mit ihren Mandanten zusammen. Eigentlich mag man in der Düsseldorfer Kanzlei keine Mandanten mehr annehmen, die auf analoger Zusammenarbeit bestehen. Diese könnten zwar kommen, „müssen aber die Bereitschaft zur Digitalisierung mitbringen“, so Sutor. Da bereits vor Beginn der Corona-Krise alle wesentlichen Prozesse digitalisiert waren, kam die Kanzlei auch entsprechend gut durch die schwierige Zeit.
Auf dem richtigen Weg
Das Label erhält, wer bestimmte Parameter in den unterschiedlichen Geschäftsfeldern einer Kanzlei erfüllen kann. Gemessen wird dies mithilfe eines von der Genossenschaft bereitgestellten Tools. Die Vergabe organisiert der DATEV-Außendienst, deren Mitarbeiter Ansprechpartner für die Mitglieder sind. Im letzten Jahr hat sich das Label zu einem beliebten Distinktionsmerkmal für digital arbeitende Kanzleien entwickelt, die mit der Auszeichnung ihre digitale Kompetenz nach außen tragen und sich so vom Wettbewerb absetzen wollen.
Der Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Frank-Michael Sutor hat bereits 2009 damit begonnen, seine Kanzlei zu modernisieren. „Wir haben mit der Dokumentenverwaltung der DATEV angefangen. Der nächste Schritt war anschließend, im Bereich Wirtschaftsprüfung das Programm Abschlussprüfung comfort einzusetzen. Im Bereich der Finanzbuchhaltung wiederum den Kontenabruf bei den Banken zu machen“, so Sutor auf die Frage, was den Ausschlag gab, die Digitalisierung anzugehen. Er sieht sich selbst als einen, der vorangeht und gerne alles digital vorhalten möchte, weil „ich es leid war, auf der Suche nach Papierordnern durch die Kanzlei zu laufen und auch die Rationalisierungseffekte gesehen habe, die sich bei uns auch im Bereich der Wirtschaftsprüfung geboten haben.“ Die Kanzlei arbeitet mittlerweile mit Unternehmen online, einer eigenen Cloud, Arbeitnehmer online und anderen digitalen Lösungen mit ihren Mandanten zusammen. Eigentlich mag man in der Düsseldorfer Kanzlei keine Mandanten mehr annehmen, die auf einer analogen Zusammenarbeit bestehen. Diese könnten zwar kommen, „müssen aber die Bereitschaft zur Digitalisierung mitbringen“, so Sutor.
Da vor Corona bereits alle wesentlichen Prozesse digitalisiert waren, kam die Kanzlei auch entsprechend gut durch die Krise. Zum Lockdown haben die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihre Sachen gepackt und sind ausgestattet mit einem zweiten Monitor ins Homeoffice gezogen, wo sie sofort weiterarbeiten konnten und die letzten verbliebenen Mandanten mit Pendelordnern schnell von den Vorteilen einer digitalen Zusammenarbeit überzeugen konnten.
Auf dem richtigen Weg
Für Frank-Michael Sutor ist die Auszeichnung Digitale DATEV-Kanzlei folgerichtig und eine Bestätigung seiner Arbeit. Als er das Label in Händen hielt, hat er sich sehr gefreut. „So sehen auch die Mitarbeiter, dass sie auf dem richtigen Weg sind und da ist es natürlich schön, wenn man durch eine solche Auszeichnung belohnt wird. Damit können sich alle identifizieren.“ Von dem Label erfahren hat er bei einer Veranstaltung 2019 in Düsseldorf. „Das will ich haben!“, war seien erste Reaktion. Und was meinen die Mandanten? „Ja, die nehmen das schon wahr. Neue Mandate wissen sofort, in welche Richtung die Reise geht“, so Sutor. „Vor allem, weil wir das Label auch ganz offensiv bewerben und damit die digitale Zusammenarbeit auf unserer Homepage propagieren.“ Gerade bei einer Start-ups, die verstärkt von ihm beraten werden, dürfte die digitale Aura der Kanzlei einigen Eindruck hinterlassen. Die verlangen geradezu nach digitalen Lösungen. Nur so könne man mit diesen Mandanten zusammenarbeiten und die Bereitschaft nach innovativen Lösungen sei hier besonders hoch. „Die Start-ups haben ihre Gesellschaftsverträge, ihre Handelsregisterauszüge und all diese Dinge immer dabei. Sie kommen nicht mit einem Ordner, sie kommen tatsächlich nur mit Laptop oder Smartphone und dort ist das ganze Unternehmen drauf“, führt Sutor aus „und wenn ich im Gespräch sage, dass ich diese Dokumente benötige, fragen sie nur noch nach der E-Mail-Adresse.“ Auch bei einem weiteren Kanzleischwerpunkt, den Immobilienfonds, sei es nicht viel anders. Auch dort kämen die Belege schon lange nicht mehr in Papierform in die Kanzlei, sondern über eine Cloud-Lösung.
Etwas hat sich aber doch geändert in der Krise: Die Nachfrage nach Videokonferenz-Lösungen wie Zoom oder Skype hat auch in der Kanzlei von Frank-Michael Sutor enorm zugenommen. Als Digitale DATEV-Kanzlei kommt man solchen Wünschen selbstredend gerne entgegen.
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