Kanzleien müssen sich und ihre Mandanten vorbereiten und fit machen. Das sieht auch Henning Berger von der BHK Steuerberatungsgesellschaft aus Marienheide so. Im Gespräch zeigt sich der Steuerberater zuversichtlich und erklärt, warum er in der E-Rechnung eine große Chance für Steuerberatungskanzleien sieht.
Henning Berger leitet seit 2008 eine innovative Kanzlei, die sich durch eine doppelte Zertifizierung und eine starke EDV-Affinität auszeichnet. „2008 bin ich als Partner eingetreten“, erzählt der Steuerberater. Seine Vision sei es gewesen, aus einer traditionellen Kanzlei ein modernes Rennpferd zu machen. Dieser Wandel beinhaltete eine umfassende Digitalisierung und die Implementierung von Qualitätsmanagementprozessen. „Mittlerweile haben wir den Weg der kleinen Schritte eingeschlagen und konsequent an unserer Digitalisierung gearbeitet“, betont Henning Berger. Die Kanzlei habe sich kontinuierlich weiterentwickelt und sei heute bestens aufgestellt, um den Herausforderungen der Zukunft zu begegnen.
E-Rechnungspflicht – ein Meilenstein
Am 1. Januar 2025 tritt die E-Rechnungspflicht in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt müssen Unternehmen zumindest in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten zu können. Für Henning Berger und seine Kanzlei bedeutet dies zweierlei: „Der erste Punkt ist der leistungserstellende Prozess. Dadurch, dass wir seit gut 15 Jahren alle Fibus digital laufen haben, war schnell klar, dass wir bei dem Thema keine großen Baustellen haben werden. Wir müssen vielleicht noch bei einigen Tools nachjustieren, sind aber ganz gut aufgestellt.“ Der zweite Punkt betrifft die Beratungsleistungen: „Was aus Kanzleisicht eine große Rolle spielt, ist die Frage, wie wir damit auch Leistungen generieren – sowohl bei unseren Mandanten als auch bei anderen Unternehmen, die noch nicht dazu zählen. Bei der Erstellung der Fibu ist es mir letztendlich egal, ob 500 oder 2.000 Buchungssätze automatisiert durchlaufen.“ Für Henning Berger steht fest: „Die technische Seite ist die eine Sache, aber die zukünftigen Beratungsleistungen und Change-Prozesse, die in den Unternehmen aufkommen, sind eine große Chance.“
Schulungen und interne Prozesse
Um sich auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten, hat der Steuerberater seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umfassend geschult. „Wir haben einen jüngeren Berufskollegen und mich erst mal zu einer Fortbildung geschickt. Dort haben wir uns das Basiswissen erarbeitet“, erklärt er. „Dann gab es die nächste Fortbildung, in der die prozessverantwortliche Person für die Fibu mit dabei war. Im Anschluss haben wir eine Tippsund- Tricks-Runde zum Thema in der Kanzlei etabliert, die alle 14 Tage stattfindet.“ Diese kontinuierliche Weiterbildung und der regelmäßige Austausch stellen sicher, dass alle Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand sind. Zudem hat die Kanzlei eine Beratung für Unternehmen entwickelt: „Wir haben den Erstberatungsprozess bei den Unternehmen in DATEV ProCheck kreiert. Hier geht es auch darum, erst mal zu zeigen, was die E-Rechnung überhaupt ist und wo die Herausforderungen liegen.“
DATEV-Unterstützung und Informationsbasis
Auf die Frage, ob DATEV bei der Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht geholfen hat, antwortet Henning Berger: „Man saugt zunächst mal alles auf, was man irgendwie bekommt. Dadurch, dass wir von Anfang an bei dem Thema ziemlich weit waren, mussten wir gar nicht allzu tief auf das Informationsangebot von DATEV zugreifen.“ Aber eines sei auch zu sehen: Das Portfolio von DATEV sei bereits zum jetzigen Zeitpunkt bestens gerüstet für die kommende E-Rechnungspflicht, sowohl in der Kanzlei als auch bei den Mandanten. Die Kanzlei nutze die bereitgestellten Informationen als Basis und ergänze sie durch eigene Recherchen und Netzwerke. Diese Herangehensweise ermögliche es der Kanzlei, stets einen Schritt voraus zu sein und schnell auf neue Entwicklungen zu reagieren.
Automatisierung und höhere Effizienz
Für gut aufgestellte Kanzleien sieht Henning Berger große Vorteile in der Umstellung auf die E-Rechnung: „Es ist ein hoher Automatisierungsgrad, der da plötzlich mit reinkommt. Unser Deckungsbeitrag wird viel größer werden.“ Die Automatisierung der Prozesse führt zu einer höheren Effizienz und einer schnelleren Bearbeitung von Finanzbuchhaltungen. „Ich erinnere mich noch an den Kontoauszugs-Manager. So ähnlich stelle ich mir das jetzt auch wieder vor.“
Anpassung der internen Prozesse
Auch für die Mandanten bringt die E-Rechnungspflicht Vorteile, insbesondere in der Reduzierung von Verwaltungsarbeit. „Unser Zielprozess ist, dass automatisiert Daten bei den Mandanten eingehen und automatisiert an uns weitergeleitet werden“, erläutert Henning Berger. Allerdings seien Veränderungen in den Unternehmen notwendig, um diese Prozesse zu implementieren: „Menschen sind Gewohnheitstiere, besonders Geschäftsführer, die sich ungern verändern.“ Die Einführung der E-Rechnung erfordere daher eine umfassende Anpassung der internen Prozesse und eine Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. „Der gesamte Unternehmensprozess vom Anfang bis zum Ende kann viel schlanker aufgestellt werden. Das betrifft auch die Verfahrensbeschreibung und die Themen, die damit verbunden sind.“ Der Steuerberater sieht hierin eine große Chance, die Effizienz und die Transparenz in den Unternehmen zu erhöhen und die Prozesse zu optimieren: „Die Chance bei Mandanten besteht auch darin, die Unternehmen ab 2025 – und wahrscheinlich dann die zwei Jahre danach – runderneuert und zukunftssicher aufzustellen, auch und gerade im Hinblick auf Personalknappheit.“
Praxisorientierte Beratung
Die BHK Steuerberatungsgesellschaft hat einen klaren Plan, wie sie ihre Mandanten auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet. „Wir haben die Mandanten angeschrieben und ihnen signalisiert, dass wir die Wege schon skaliert haben“, berichtet er. In persönlichen Gesprächen würden die Mandanten über die wichtigsten Punkte informiert: „Sie müssen nicht einen Newsletter mit fünf Seiten bekommen, sondern einfach nur wissen, wie es in der Praxis funktioniert.“ Dieser praxisorientierte Ansatz stelle sicher, dass die Mandanten die neuen Anforderungen verstehen und umsetzen könnten.
Reformationsprozesse und neue Geschäftsfelder
Berger sieht in der Einführung der E-Rechnung einen Wendepunkt für die Steuerberatungsbranche: „Es ist ein Gamechanger, der da kommt. Er wird auch unsere ganze Branche komplett durcheinanderwirbeln. Ich sehe die E-Rechnung als eine riesige Chance für gut aufgestellte Kanzleien, sich weiterzuentwickeln und neue Beratungsleistungen zu implementieren.“ Henning Berger selbst bildet sich auch weiter, um diese neuen Anforderungen zu meistern: „Ich mache gerade eine Fortbildung zum Transformationscoach. Die Beratungsleistung, die wir in der Vergangenheit zwischen Tür und Angel bei den Mandanten gemacht haben, braucht Struktur.“
Industrie versus Handwerk
Besonders Industrieunternehmen würden von der E-Rechnung profitieren, glaubt Henning Berger: „Diese haben durch die Komplexität der Unternehmensprozesse einen anderen Background, um die E-Rechnung zu implementieren.“ Handwerksunternehmen hingegen seien oft noch traditioneller aufgestellt und könnten Schwierigkeiten haben, die notwendigen Veränderungen anzustoßen. Diese Unternehmen hätten oft nicht die notwendige Struktur und die Ressourcen, um die E- Rechnung effizient umzusetzen.
DATEV E-Rechnungsplattform – früh registrieren
Mit Blick auf die Zukunft und die Meldepflicht, die voraussichtlich im Jahr 2028 kommen wird, sieht Henning Berger die frühe Registrierung auf der DATEV E-Rechnungsplattform als strategischen Vorteil: „Ich liebe es, vorne dabei zu sein und zu sehen, was sich ändert.“ Für ihn und seine Mandanten sei die frühe Registrierung auf der DATEV-Plattform ein wichtiger Schritt, um auf zukünftige Entwicklungen vorbereitet zu sein. „Ich hasse es, wenn ich plötzlich Dinge, die ich im Vorfeld kreiert habe, wieder umgestalten muss.“
Wachstum und neue Beratungsleistungen
Henning Berger sieht die E-Rechnungspflicht nicht als Belastung, sondern als Chance für seine Kanzlei und seine Mandanten. Durch Automatisierung und effiziente Prozesse können neue Beratungsleistungen entwickelt und bestehende optimiert werden. „Für gut aufgestellte Kanzleien ist sie eine riesige Wachstumschance für die Zukunft.“ Durch eine strukturierte Herangehensweise und eine enge Zusammenarbeit mit den Mandanten können die neuen Anforderungen effizient umgesetzt werden.
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