Eng am Mandanten

Warum erfahre ich erst jetzt davon? Das fragen sich viele Steuerberaterinnen und Steuerberater, wenn ihre Man­danten Sachverhalte verwirklichen, ohne sich vorher beraten zu lassen. Eine gestaltende Beratung wird so unmöglich. Am Ende stehen beide Seiten schlecht da. Der Mandant hat einen wirt­schaftlichen Nachteil und der Ruf der Kanzlei leidet. Zwar sind Mandanten in der Bringschuld und sollten aktiv über ihre Vor­haben berichten. Anderenfalls bräuchte man eine Glaskugel, um rechtzeitig eingreifen zu können. Doch selbst wenn sich der steuerliche Berater objektiv nichts vorzuwerfen hat, werden die Mandanten das oft anders empfinden und die Schuld in der Be­ratung suchen. Am Ende gewinnt niemand.

Warum Mandanten auf Beratung verzichten

Es gibt viele Gründe, warum Mandanten sich keine fachliche Hilfe suchen und stattdessen den Nachbarn konsultieren oder googeln. Ein häufiger Grund dafür ist, dass jede Frage zu einer Rechnung führt und Geld kostet. Wenn die Frage einfach oder das Risiko gering erscheint, lohnt sich die Beratung aus Sicht der Ratsuchenden nicht. Sie suchen dann nach günstigen Lö­sungen und fragen an der falschen Stelle. Eine andere Ursache ist, dass der eigene Steuerberater nicht verfügbar ist oder sich erst in den Fall einarbeiten müsste. Die Beratung kommt dann zu spät oder ist zu unkonkret. Die gute Nachricht: Beides lässt sich lösen durch Transparenz und mehr Nähe zum Mandanten.

Transparenz und Konkretisierung

Auf der einen Seite fordern Steuerberater immer eine sehr hohe Transparenz von ihren Mandanten. Um die Aufgaben korrekt zu erledigen, ist es zwingend erforderlich, alle Sachverhalte und Vorhaben aufzuklären. Anderenfalls werden falsche Anträge und Erklärungen erstellt und eine gestaltende Beratung wird unmöglich. Auf der anderen Seite sind viele Kanzleien gegen­über ihren Mandanten wenig transparent und berufen sich auf die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Maximal kommunizieren sie den Stundensatz und geben eine Zeitschät­zung für einzelne Beratungstätigkeiten ab. Aber es ist ein Irr­tum, zu glauben, dass Stundensatz und Zeitschätzung ausrei­chend Transparenz bieten. Wirklich transparent wird eine Kanz­lei erst dann, wenn Mandanten sichergehen können, dass die Antwort konkret und verständlich sein wird. Denn was nützen langatmige Gutachten mit allgemeinen Abhandlungen, die für Laien unverständlich sind? Was nützt eine transparente Hono­rargestaltung, wenn es an einer konkreten Handlungsanweisung fehlt? Wenn die Bera­tung zu allgemein gehalten ist und der Laie sie nicht richtig deuten kann, führt die Bera­tung am gewünschten Ergebnis vorbei.

Mandanten wollen nicht hören, wie man et­was machen oder nicht machen könnte. Sie wollen eine konkrete Handlungsanweisung. Und diese Forderung ist durchaus berech­tigt. Denn die Kanzlei hat in der Regel einen vollständigen Überblick über die Gesamtsi­tuation und sollte in der Lage sein, Handlungsempfehlungen zu geben. Allerdings liegen in vielen Kanzleien die Informationen nicht in einer Hand, sondern sind auf verschiedene Mitarbeiter verteilt: Lohn- und Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss und Beratung – bei den meisten Kanzleien werden diese Tätigkeiten von verschiedenen Personen erledigt. Und darin liegt das Prob­lem. Der Informationsfluss ist gestört und dies erschwert eine konkrete und verständliche Antwort. Wenn der oder die Bera­tende die Gesamtsituation nicht kennt, muss man wohl oder übel unkonkret werden.

Alles aus einer Hand

Eine Lösung könnte die folgende sein: Wenn alle Tätigkeiten von einer Person ausgeführt werden würden, gäbe es keinen In­formationsverlust zwischen einzelnen Mitarbeitern. Die Person würde die Lohn- und Finanzbuchhaltung erstellen und könnte laufend beraten. Probleme würden sofort erkannt und bespro­chen und Mandanten erhielten verständliche und konkrete Handlungsanweisungen. Und anstelle eines Jahresabschlussge­sprächs erhielten Mandanten zwölf oder mehr unterjährige Be­ratungsgespräche. Und auch für die Steuerberater hätte dies Vorteile: Die Erstellung des Jahresabschlusses und der Steuer­erklärungen wird einfacher, weil die Person bereits im Laufe des Jahres darauf hinarbeitet. Aufwendige Absprachen zwischen Buchhaltern und Jahresabschlusskräften gäbe es nicht mehr. Aber kann das funktionieren? Ja, sogar sehr gut.

Ablauf der Mandatsbearbeitung

An den drei Standorten in Ludwigshafen, Berlin und Köln arbei­ten die Berater von Fischer & Reimann ohne Steuerfachange­stellte, Buchhaltungs- und Jahresabschlusskräfte direkt mit Mandanten zusammen und erstellen Lohn- und Finanzbuchhal­tung, Steuererklärungen sowie Jahresabschlüsse. Sie beraten ihre Mandanten laufend steuerrechtlich und betriebswirtschaft­lich. Die Betonung liegt auf ihre Mandanten, denn die Mandats­verhältnisse sind sehr persönlich und immer auf Augenhöhe. Oft entstehen sehr enge Beziehungen zwischen Berater und Mandant, man wechselt zum Du und wird selbstverständlich in jede Entscheidung einbezogen, sei es bei Investitionen, Auf-oder Abbau von Personal sowie der Erschließung neuer Märkte. Die steuerlichen Berater werden so als Teil des Unternehmens oder gar der Familie wahrgenommen. Dabei hilft die Digitalisie­rung. Sich gleichende und sich wiederho­lende Aufgaben werden möglichst automati­siert, etwa durch Nutzung von DATEV Un­ternehmen online und Schnittstellen zu an­deren Systemen. Gespräche müssen nicht zwingend vor Ort in der Kanzlei stattfinden. Video-Chats sind effizienter und trotzdem persönlich. Trotz der Digitalisierung sind die Honorare bei Fischer & Reimann in der Regel höher als in ande­ren Kanzleien.