Einfach, intuitiv, sicher - 30. Januar 2025

Ein Transportmittel für alles

Dokumente in einer sicheren Umgebung von der Kanzlei zum Mandanten schicken, Aufgaben vergeben, Nachrichten mit Anhängen verschicken – das geht nun alles über ein einziges Medium: MyDATEV Kanzlei. Andersherum können auch Mandanten ihren Berater kontaktieren und ihm Unterlagen senden, die er für die Arbeit braucht.

Das Interview führte Martina Mendel

MyDATEV Kanzlei steht seit Januar 2025 als zentrale Kommunikationsplattform zur Verfügung. Steuerberater Martin Fürsattel hat MyDATEV Kanzlei schon als Pilot getestet und inzwischen im kleinen Mandantenkreis eingeführt. Wie bewerten er und sein Mandant Dr. Markus Schmitz die Zusammenarbeit über das neue Tool?

DATEV magazin: Was ist Ihnen beiden bei der digitalen Zusammenarbeit wichtig?
DR. MARKUS SCHMITZ: Wir haben von Anfang an online zusammengearbeitet, mit der Zeit wurde das immer intuitiver für das jeweilige Steuerjahr. Mir ist wichtig, dass ich einen sicheren Kommunikationskanal mit meinem Berater habe, der auch datenschutzkonform ist. Oft geht es ja um sensible Daten. Mit den Kommunikationsfunktionen in MyDATEV kann ich einfach alle Steuerunterlagen hochladen und habe sie quasi to go an einer zentralen Stelle verfügbar. Zudem kann man bei der Nachrichtenfunktion zum Beispiel nach verschiedenen Kommunikationssträngen sortieren, da sich für jede Nachricht Labels vergeben lassen. Man muss also nicht mehr sämtliche Nachrichten nach den relevanten Themen durchsuchen, über die Labels finde ich alles wieder. Die Plattform ist gut strukturiert, man kann sie intuitiv handhaben.
MARTIN FÜRSATTEL: Bei MyDATEV Kanzlei kommt für mich noch der produktübergreifende Ansatz dazu: Ich kann Dokumente an andere Online-Anwendungen wie DATEV Unternehmen online oder an DATEV DMS übergeben. An die Nachrichten kann ich ebenfalls Dokumente hängen. Ich stimme Markus zu: Wir müssen unsichere Medien wie WhatsApp, SMS oder unverschlüsselte Mails vermeiden, mit MyDATEV Kanzlei funktioniert das. So kann man sich die etwas sperrige Anwendung der E-Mail-Verschlüsselung sparen, und zwar auch für andere sensible Dokumente, wie etwa Verträge. Für eine Terminabsprache oder wenn sich Fragen zu einer Handhabung ergeben, können wir uns schnell austauschen. Markus erhält eine Push-Nachricht in seinen E-Mail-Account, dass es eine Nachricht für ihn in MyDATEV gibt. Wenn irgendwo im Prozess etwas fehlt, kann man es schnell nachreichen.

Gab es Herausforderungen bei der Einführung?
MARTIN FÜRSATTEL: Zunächst mal war das Onboarding wirklich sehr einfach für alle Beteiligten. Dennoch muss man etwas umdenken und auch bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern müssen sich die Prozesse mit dem neuen Medium erst noch einspielen.

Wie wird MyDATEV Kanzlei in die Kanzleiprozesse eingebunden?
MARTIN FÜRSATTEL: Ich werde nach und nach alle Mitarbeiter für bestimmte Bereiche freischalten und die Anwendung Stück für Stück ausweiten. Die Zuständigkeiten und Abläufe innerhalb der Kanzleiorganisation müssen definiert werden: Wer bekommt welche Infos vom Mandanten für welche Aufgaben und wer wird benachrichtigt? Auch das Thema Vertretung ist zu regeln. So werden wir auch ein Projektteam einrichten, das sich intensiver um die Kanzleiprozesse und die Integration kümmert. Das alles muss neben dem Tagesgeschäft geschehen, bei 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dauert das seine Zeit. Aber ich bin sicher, dass alle sehr schnell die Vorteile dieses Systems erkennen werden.
DR. MARKUS SCHMITZ: Aus meiner Perspektive machen das Kategorisieren der Informationen und die Aufgabenverteilung einen wichtigen Teil aus, damit meine Belege und Unterlagen die zuständigen Mitarbeiter erreichen. Mit der kanzleiinternen Berechtigtenstruktur kann zudem sichergestellt werden, dass keine Fristen versäumt werden, auch wenn mein sonstiger Ansprechpartner in der Kanzlei einmal länger abwesend sein sollte.

Welche Vorteile sind für Sie die wichtigsten?
MARTIN FÜRSATTEL: Für mich ist das die komplette Integration in die DATEV-Welt, perspektivisch wären dann alle Anwendungen auf einer einzigen Plattform, die als zentrales, digitales Transportmittel dient.
DR. MARKUS SCHMITZ: Die Idee eines zentralen Basisdienstes für alle Dokumente überzeugt mich. Und am besten noch mal als App, mit der ich quasi to go alle Steuerunterlagen immer zur Hand habe, egal, wo ich gerade bin.

Eine App ist Ihr Wunsch für eine spätere Weiterentwicklung?
MARTIN FÜRSATTEL: Ja, eine App wäre toll für die Mandanten und für uns, am besten mit der Integration aktueller Störungsmeldungen bei DATEV-Anwendungen. So kann der Mandant seinen Berater sozusagen immer in der Tasche haben, wenn er möchte.
DR. MARKUS SCHMITZ: Genau, eine einfache App mit einigen wenigen Features, beispielsweise um Belege zu fotografieren und hochzuladen. Derzeit muss ich noch in meinen Mail-Account schauen, ob ich eine Nachricht von MyDATEV Kanzlei bekommen habe. Da wären Push-Nachrichten in einer App praktischer, auch wenn ich künftig nicht alles komplett über mein iPhone abwickeln würde.

Hört sich so an, als würden Sie MyDATEV Kanzlei weiterempfehlen?
MARTIN FÜRSATTEL: Unbestritten. DATEV hat hier über viele Bereiche hinweg ein gut durchdachtes Produkt entwickelt. Einige meiner Mandanten fragen schon, wann sie es endlich nutzen können.
DR. MARKUS SCHMITZ: Super, dass DATEV solche Wege geht. Und was den Kundeneinbezug angeht, muss ich sagen, die DATEV-Mitarbeiter haben wirklich Interesse an meiner Einschätzung gezeigt und zugehört. Das war keine Alibi-Veranstaltung.

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finden Sie unter go.datev.de/mydatev-kanzlei

MyDATEV Kanzlei

erblickte im Januar 2025 als neue Cloud-Lösung die Steuerwelt und ergänzt die Basisfunktionen des MyDATEV Portals um zentrale Kommunikationsfunktionen.
Die Vorteile auf einen Blick:

  • schneller Dokumentenaustausch per Drag & Drop
  • Austausch von Nachrichten und Aufgaben
  • zentraler Einstieg in die Zusammenarbeit über das MyDATEV Portal
  • sichere Zusammenarbeit dank Datenaustausch im DATEV-Rechenzentrum
  • einfache Bedienung und automatische Updates – ganz ohne Installationsaufwand

Die Kanzlei bestellt für sich MyDATEV Kanzlei und registriert den Mandanten kostenlos für MyDATEV Kommunikation.

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Martina Mendel

Redaktion DATEV magazin

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