Wenn zwei vom Gleichen sprechen, ist es noch lange nicht dasselbe. Wer seine Prozesse automatisieren will, muss daher auf die eigene individuelle Situation schauen und für sich klären, was Digitalisierung heißt. Die Baumann Steuerberatungsgesellschaft setzt auf DATEV – und auf die Lösung eines DATEV-Software-Kooperationspartners.
Bei der Baumann Steuerberatungsgesellschaft hat der Pendelordner schon lange ausgedient. Stattdessen setzt das DATEV-Mitglied umfänglich auf Digitalisierung. So wurden durch ein digitales Rechnungsmanagement die Abläufe in der Buchführung optimiert. Am Ende musste es einem Zweck dienen: Die Angestellten können sich um das Kerngeschäft kümmern und die Prozesse laufen effizient.
Wenn der Prozesse trotz Digitalisierung stottert
Damit oben genanntes gelingt, setzt die Gesellschaft DATEV Unternehmen online ein. Damit können die Mandanten ihre Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Kontoauszüge und Kassenbelege zur Buchung hochladen. So weit so gut. Bislang fehlte allerdings etwas: Beim Buchen der Kontotransaktionen kamen oftmals die dazugehörigen Belege nicht mit. Der Prozess stockte. Die Fachkräfte mussten den laufenden Buchungsprozess unterbrechen und fehlende Eingangsrechnungen bei ihren Mandanten anfordern. Damit nicht genug: Die Mandanten mussten häufig ihre Lieferanten bitten, die Rechnungen erneut zuzusenden. Das beanspruchte teilweise viel Zeit. Das Ergebnis machte unzufrieden. Denn so summierten sich bei der Baumann Steuerberatungsgesellschaft die Rüstzeiten für einen immer wieder neu aufgenommenen Prozess.
Digitalisierung ausgebaut: mit DATEV-Software-Kooperationspartner
Um das Problem zu lösen, beschäftigte sich das Unternehmen mit GetMyInvoices, eine Lösung des DATEV-Software-Kooperationspartners fino data services GmbH. Dabei handelt es sich um eine DATEV-Partnerlösung, die sämtliche Rechnungen aus verschiedenen Quellen wie Online-Portalen oder E-Mail-Postfächern automatisch zusammenträgt und anschließend direkt in die Buchhaltungssoftware oder an den Steuerberater übergibt. Zunächst testete die Steuerberatungsgesellschaft GetMyInvoices intern. Das Ergebnis bringt Katharina Krüger, Steuerfachwirtin bei der Baumann Steuerberatungsgesellschaft, auf den Punkt: „Seither empfehlen wir unseren Mandanten GetMyInvoices. Wir richten das System auch bei ihnen ein und geben ihnen eine Einweisung. Das spart unseren Mandanten das händische Zusammentragen von Eingangsrechnungen und wir können deren Buchhaltung ohne Verzögerung erledigen.“
Digitalisierung? Gesteigert
Das nahtlose Zusammenspiel zwischen der Rechnungsmanagement-Lösung GetMyInvoices und DATEV Unternehmen online, garantiert eine Software-Schnittstelle, die beide Programme miteinander verbindet. Es ermöglicht den Import der von GetMyInvoices eingesammelten Rechnungen in die DATEV-Lösung. „Mit GetMyInvoices konnten wir sowohl bei unseren Mandanten als auch bei uns selbst den Automatisierungsgrad erheblich steigern“, betont Katharina Krüger.
