Beim Cloud Computing versteckt sich die IT in der Wolke. Die Wolke, also die Cloud, hat bei DATEV eine lange Tradition. Und der Anteil der Cloud-basierten Angebote wächst stetig.
Die zunehmende Komplexität und Vernetzung von Programmen sorgte Anfang der 2000er-Jahre dafür, dass sich Software-Anwenderinnen und -Anwender von der IT-Administration befreien wollten. Die Fortschritte der Netzwerktechnik machten es möglich, den Kunden diesen Wunsch zu erfüllen und ihre individuellen Anwendungen im sogenannten Application Service Providing – oder kurz ASP – im DATEV-Rechenzentrum zu betreiben. So startete mit DATEVasp die Erfolgsgeschichte der DATEV-Cloud-Angebote.
DATEVasp, die Keimzelle des Cloud Sourcing
DATEVasp beinhaltet als Komplettlösung Dienstleistungen von der Bereitstellung der Server und des Betriebssystems bis hin zum Management der IT-Infrastruktur. Dazu gehören die Wartung und Administration der Server genauso wie das Einspielen der Software-Updates und die Datensicherung. Derzeit nutzen rund 39.000 administrierte User bei mehr als 1.400 Kunden das eigene Application Service Providing von DATEV. Über 6.800 weitere Kunden greifen darüber hinaus im PARTNERasp auf ihre Software zu – das bedeutet, die Hardware steht ebenfalls im DATEV-Rechenzentrum, wird aber von einem DATEV Solution Partner im Auftrag des Kunden betrieben. Im Cloud-Angebot von DATEV ordnet sich das DATEVasp-Angebot in die Kategorie Cloud Sourcing ein, in der die Produkte und Dienstleistungen zur Auslagerung von Software und IT in das DATEV-Rechenzentrum zusammengefasst sind.
Statt eigene Server-Strukturen aufzubauen, nutzen die Kunden hierbei die gehostete IT-Infrastruktur. Neben DATEVasp und PARTNERasp findet sich in dieser Kategorie auch DATEV-SmartIT. Im Unterschied zu den ASP-Angeboten, die eine komplett individuelle Software-Landschaft beinhalten, sind bei DATEV-SmartIT die verfügbaren Programme vordefiniert. Dadurch lassen sich für die Administration schlankere Prozesse realisieren und das Angebot kann für die derzeit über 6.000 Kunden kostengünstiger bereitgestellt werden.
Die drei DATEV-Cloud-Sourcing-Lösungen DATEVasp, PARTNERasp und DATEV-SmartIT werden von insgesamt circa 135.000 administrierten Usern genutzt.
Cloud-Services machen Daten automatisiert verfügbar
Neben dem Cloud Sourcing bilden die Cloud-Services die zweite Säule des DATEV-Angebots in der Wolke. Dazu zählen die automatische Datensicherung, die revisionssichere Archivierung oder der geschützte Datenaustausch mit Institutionen wie Krankenkassen oder Finanzbehörden. Prominente Beispiele hierfür sind die IT-Service- und Sicherheitspauschale, E-Bilanzen, EHUG-Meldungen an den Bundesanzeiger, Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder auch SEPA-Lastschriften. Diese Services können aus vielen DATEV-Software-Produkten heraus direkt genutzt werden.
Darüber hinaus sind die Cloud-Services in den vergangenen Jahren um innovative Schnittstellen gewachsen, die strukturierte Daten aus Vorsystemen – also Software anderer Anbieter, die beim Kunden eingesetzt wird – in DATEV-Anwendungen übernehmen und so zu effizienteren Prozessen beitragen. Beispielsweise lassen sich damit die elektronischen Daten mit hohem Automatisierungsgrad direkt in der Buchführung verarbeiten. So machen die Rechnungsdatenservices einen automatisierten Austausch von buchungsrelevanten Informationen zwischen Online-Shop-, ERP- und Warenwirtschaftssystemen und den DATEV-Rechnungswesen-Programmen möglich. Bereits vollständige Buchungssätze erhält man über den Buchungsdatenservice. Er kommt dort zum Einsatz, wo das Vorsystem im Unternehmen bereits eine eigene Kontierungsfunktion für die Finanzbuchführung beinhaltet.
Mittels der Zahlungsdatenservices für Amazon beziehungsweise für PayPal lassen sich Umsätze, die über deren Bezahlsysteme getätigt werden, automatisiert ins Rechnungswesen einspielen. Kas-senhersteller können durch ein Anbinden ihrer Kassenlösung an MeinFiskal den Prozess der Datenarchivierung und die Weitergabe an die Finanzbuchführung unterstützen. Voraussetzung dafür ist die Umsetzung des DATEV Datenservice Kassenarchiv.
Mithilfe künstlicher Intelligenz (KI) verhilft der Automatisierungsservice Rechnungen unseren Mitgliedern zu mehr Automatisierung bei der Buchführung. Nahezu 2.000 Kanzleien nutzen ihn bereits und haben ihn inzwischen für mehr als 10.000 Mandantenbestände im Einsatz. Dahinter stehen heute etwa eine Million Buchungsvorschläge, die der Cloud-Service durchschnittlich automatisiert im Monat generiert – bei stark steigender Tendenz. Grundlage dafür sind die von den Mandanten in die DATEV-Cloud hochgeladenen Belege. Liegen diese bereits in einem elektronischen Format vor, werden die Positionen direkt ausgelesen. Aber auch Bilder von originär in Papierform eingegangenen Belegen verarbeitet das System, indem es sie mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) erfasst. Die KI erkennt den beteiligten Geschäftspartner und den Sachverhalt und erstellt auf dieser Basis die passenden Buchungsvorschläge.
Cloud-Anwendungen – die Zukunft der Software
Das dritte Standbein der DATEV-Cloud-Angebote bilden die DATEV-Cloud-Anwendungen. Darunter werden beispielsweise die Lösungen für das Arbeiten in der Cloud und die vernetzte Zusammenarbeit mit dem Steuerberater geführt. Im Gegensatz zu den Cloud-Sourcing-Angeboten, die in der Regel klassische Windows-basierte Software via Datenleitung bereitstellen, handelt es sich hier um echte Online-Lösungen. Ein wesentliches Element bilden hier das Browser-basierte Paket DATEV Unternehmen online mit Belege online, die neue Anwendung Belegfreigabe online zum digitalen Belegaustausch mit dem Steuerberater sowie das ergänzende Modul zur Rechnungsschreibung Auftragswesen online, das aktuell modernisiert wird.
Während der Unternehmer mit den aus der Cloud bezogenen Anwendungen Belege bearbeitet und bezahlt, kann die Steuerberatungskanzlei ebenfalls auf die Daten zugreifen. Die im Rechenzentrum vorhandene, stets aktuelle Datenbasis versetzt die Kanzlei in die Lage, zeitnah die Buchführung zu erstellen und Auswertungen zur Verfügung zu stellen, die dem Unternehmer bei der betriebswirtschaftlichen Steuerung helfen. Für mehr als 918.000 Unternehmen werden die digitalen Belege derzeit in der DATEV-Cloud bearbeitet und archiviert, in der folglich schon rund 2,65 Milliarden Belege gespeichert sind. Das Portal Arbeitnehmer online gehört ebenso zu den Cloud-Anwendungen. DATEV arbeitet konsequent an ihrem Ausbau. Auch die Produkte der neuen DATEV-Cloud-Welt, die im Rahmen der Portfolioentwicklung in den kommenden Jahren sukzessive auf den Markt kommen werden, fallen in dieses Segment. In diesem Zusammenhang ist das DATEV-Cloud-Sourcing wichtiger denn je, denn auf absehbare Zeit hin wird es einen Parallelbetrieb von lokalen und Online-Anwendungen geben. In dieser hybriden Arbeitswelt unterstützt das Cloud Sourcing etwa bei der Implementierung aktueller Software-Versionen, der Migration der Datenbestände von lokal auf online oder bei der Bereitstellung von benötigten lokalen Fremdsoftware-Komponenten. Das Cloud-Sourcing-Angebot bildet also die Brücke in die Online-Welt der Cloud-Anwendungen – alles aus einer Hand für unsere Mitglieder und Kunden.
Das neue Video „Wie funktioniert Cloud-Sourcing?“ ist jetzt auf der Lösungsseite für Steuerberater eingestellt. Oder auf YouTube:
