Digitalisierte Prozesse - 24. März 2020

Die Effizienz steigern

Durch den Einsatz von Apple iPad und Microsoft OneNote in Verbindung mit DATEV DMS lässt sich die Produktivität in der Steuerkanzlei um 20 Prozent steigern. Im Ergebnis bedeutet das mehr Zeit und mehr Geld.

Können Sie die Begriffe Digitalisierung und Fachkräftemangel auch nicht mehr hören, und finden Sie einfach keine zufriedenstellenden Lösungen für Ihre Steuerkanzlei? Spüren auch Sie eine gewisse Unsicherheit für Ihre Kanzleizukunft bei den Themen künstliche Intelligenz und FIBU-Automatisierung? Ich kann Sie beruhigen, dann geht es Ihnen genau wie mir. Vor zweieinhalb Jahren habe ich jedoch mein perfektes System gefunden, das mir eine erfolgreiche und effektive Digitalisierung der in- und externen Prozesse der Kanzlei ermöglicht. Darüber hinaus erhöht es mein Image, als attraktiver Arbeitgeber am Arbeitsmarkt wahrgenommen zu werden.

Die Suche nach Lösungen

Zu Beginn meiner Suche stand ich vor den gleichen Problemen wie viele meiner Berufskollegen. Ich hörte immer wieder bei Vorträgen, Seminaren sowie im Austausch mit Experten, dass die Digitalisierung die Branche massiv treffen wird und die klassischen Tätigkeiten von Finanzbuchführung bis hin zu Jahresabschluss wegdigitalisiert werden. Es wurde mir immer bewusster, dass ein akuter Handlungsbedarf hinsichtlich Digitalisierung und Modernisierung der eigenen Steuerkanzlei besteht, um schlichtweg meine berufliche Existenz zu sichern. Arbeiten nach dem üblichen Vorsatz „Hoch lebe das Vorjahr“ sollte und konnte es zukünftig nicht mehr geben. Daher startete ich eine Analyse der Kanzleiprozesse und überprüfte diese auf den aktuellen Fortschritt in Sachen Digitalisierung. Ich startete zunächst bei den externen Prozessen zwischen Kanzlei und Mandant. Ich konnte feststellen, dass diese Prozesse bereits durch Schnittstellenlösungen und DATEV Unternehmen online sehr fortgeschritten digitalisiert und automatisiert waren. Leider sah es kanzleiintern nicht so optimal aus, hier bestand noch ein deutliches Aufholpotenzial. Motiviert und angespornt von meinem Ziel, eine digital produktive und moderne Kanzlei zu führen, holte mich jedoch der Alltag wieder ein, und ich musste mich den klassischen Herausforderungen eines Kanzleiinhabers stellen. Gleichwohl verfolgte ich mein Ziel weiter und recherchierte, erforschte und testete ausgiebig verschiedene Möglichkeiten und Methoden, um effektive und digitale Prozesse einfach und produktiv in der Kanzlei zu integrieren. Darüber hinaus mussten diese Methoden natürlich datenschutzrechtlich konform und mit der vorhandenen DATEV- und Server-Umgebung kompatibel sein.

Das perfekte System: iPad und OneNote

Nach gut eineinhalb Jahren des Experimentierens habe ich nun mein perfektes System gefunden, das genau meinen Vorstellungen einer modernen und digitalen Steuerkanzlei der nächsten Generation entspricht. Ich habe mich für eine Kombination aus Apple iPad und Microsoft OneNote entschlossen. Gleich vorab: Die App OneNote, ein digitaler Notizblock für die im Einsatz befindlichen Geräte, ersetzt nicht das ­DATEV DMS, sondern ergänzt dieses und dient der einfachen und effektiven Abbildung des Work-in-Prozesses. Hierunter fällt zum Beispiel das gemeinsame Arbeiten im Team mit digitalen Arbeitspapieren, das digitale Unterschreiben durch den Mandanten sowie eine ganz neue Art von Bilanzbesprechungen. Das Ergebnis: 20 Prozent höhere Produktivität pro Mitarbeiter. Die Power liegt hier in der sekundenschnellen und geräteübergreifenden Synchronisierung über die Microsoft Cloud sowie den Einsatz eines digitalen Stifts. Darüber hinaus hilft es, zugleich auch andere Herausforderungen wie den Fachkräftemangel und eine attraktive Positionierung für Neumandate zu bewältigen.

Zukunftssicher und DSGVO-konform

Grundvoraussetzung für den Einsatz des Systems ist die Konformität mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie die Sicherheit der Daten. Die Prüfung durch verschiedene Experten ergab, dass das System den Anforderungen der DSGVO entspricht und darüber hinaus zukunftssicher ist. OneNote bleibt auch weiterhin im Portfolio von Microsoft. Zusätzliche Sicherheit bietet die heutige Technik mit Fingerabdruck oder Gesichtserkennung, was neben der sicheren Speicherung der Daten auch einen hohen Schutz vor dem Zugriff Dritter auf die Geräte selbst gewährleistet.

Optimales Duo

Das Zusammenspiel aus DATEV DMS mit iPad und OneNote ist eine ideale Kombination: effektive digitale Zusammenarbeit gepaart mit Revisionssicherheit. OneNote ist eine Ergänzung zu DMS und kein Ersatz. Das DMS dient zur revisionssicheren Ablage und Archivierung. OneNote hingegen ist der Speicherort für digitale Arbeitspapiere. Gut funktionierende Prozesse bleiben im DMS. Als Beispiel ist die Bescheidprüfung zu nennen, welche mit den digitalen Post-its und Stempeln hier bereits effizient und effektiv abgebildet ist. Der ausschlaggebende Punkt für den Einsatz von OneNote in der Steuerkanzlei ist die Nutzung des digitalen Stifts. Dadurch ergibt sich die Möglichkeit handschriftlich digital in der Kanzlei zu schreiben, zum Beispiel die Beschriftung eines Kontoblatts, das Markieren in der betriebswirtschaftlichen Auswertung oder die Notizen auf Seminarunterlagen. Alles digital und ohne Papierausdruck. Früher musste ich ausdrucken, beschriften, scannen und abschließend in DMS erfassen. Heute schaffe ich mir durch OneNote eine Abkürzung zur Erstellung digitaler Arbeitspapiere, die eine enorme Produktivitätssteigerung mit sich bringt. Die in OneNote erstellten Arbeitspapiere werden regelmäßig revisionssicher in DMS archiviert.

iPad und OneNote: die Vorteile

Innerhalb der letzten zwei Jahre konnte ich durch die Nutzung des für mich perfekten Systems einen deutlichen Mehrwert feststellen. Nachfolgend will ich daher die in meinen Augen wichtigsten Vorteile für den Einsatz in einer Steuerkanzlei erläutern. Zunächst sind keine großen Hürden zu überwinden, um mit OneNote zu starten. Es ist leicht in die Kanzleiumgebung zu integrieren, da es bereits kostenlos im Office-Paket enthalten ist. Zudem weist OneNote auch das übliche, anwenderfreundliche Office-Design auf, was zu einer leichten Bedienbarkeit führt. Hinzu kommt, dass eine anwendungsübergreifende Verknüpfung über verschiedenen Office-Programme hinweg möglich ist, wie beispielsweise das einfache Ablegen und Speichern von wichtigen E-Mails aus Outlook in OneNote per Drag-and-drop. Neben dem Programm OneNote ist das iPad mit dem Apple Pencil ein geniales Multitalent: Es ist Scanner, Diktiergerät und Kanzleiblock in einem. Durch die geräteübergreifende Synchronisierung von OneNote schaffe ich es, Bildschirmausschnitte – zum Beispiel von einem Kontoblatt aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen – von meinem Desktop-PC direkt am iPad mit dem digitalen Stift zu beschriften. Anschaulich beschrieben ist dies im Video Die Power von OneNote auf meinem YouTube-Kanal: MeisterKanzlei. Das absolute Highlight aus meiner Sicht ist die gewonnene Flexibilität und maximale Transparenz für mein Team und mich. Durch dieses perfekte System hat jeder im Team an jedem Ort (Homeoffice, Seminar, Kanzlei), jederzeit (flexible Arbeitszeit) und in jeder Art (Kanzlei-PC, Homeoffice, iPad) zeitgleich alle Informationen. Das Geniale dabei: völlig automatisch im Hintergrund und ohne Aufwand. Die Welt hat sich verändert. Meine Kanzlei ist heute da, wo ich bin. Investieren also auch Sie in Ihre Zeit und Ihr Geld. Weitere Vorteile finden Sie unter: www.meisterkanzlei.de.

Attraktivitätssteigerung

Neben dem rein produktiven Mehrwert für den Kanzleialltag haben sich durch die Einführung von iPad und OneNote auch die Kanzleikultur und der Teamgeist nochmals verbessert. Die Kollegen helfen sich gegenseitig bei der Bedienung und dem Umgang mit dem iPad oder überlegen sich zusammen effiziente und effektive Prozesse. Darüber hinaus schafft die digitale Arbeitsweise eine unglaublich positive Wahrnehmung über die Kanzleigrenzen hinweg. Die neue Generation von Fachkräften möchte in einem modernen, digitalen und flexiblen Umfeld arbeiten, was mein System zu 100 Prozent umsetzt. Somit dient der Einsatz von iPad und OneNote nicht nur zur Optimierung der Prozesse und der Steigerung der Effektivität in der Kanzlei, sondern ermöglicht auch ein Herausstechen aus der Masse und eine attraktive Positionierung der Steuerkanzlei am Arbeitsmarkt.

Mehr Geld, mehr Zeit, mehr Freiheit

Mein perfektes System aus OneNote und iPad revolutioniert den Kanzleialltag. Die hieraus resultierende Flexibilität und Transparenz begeistert mich jeden Tag aufs Neue. Bereits beim DATEV-Barcamp 2019 durfte ich zu diesem Thema referieren. Das Feedback meiner Steuerberaterkollegen sowohl vor Ort als auch im Nachgang war überwältigend. Ich freue mich sehr, dass viele die Digitalisierung als Chance erkennen und die vorhandenen Möglichkeiten nutzen möchten. Mein Versprechen an Sie: Mit iPad und OneNote gewinnen Sie mehr Zeit, Geld und Freiheit für sich und Ihre Steuerkanzlei.

Ich freue mich sehr, dass viele die ­Digitalisierung als Chance erkennen und die vorhandenen Möglichkeiten nutzen möchten.

Erfolg ist Tun

Schaffen Sie proaktiv Zukunftssicherheit für Ihre Steuerkanzlei. Testen und überzeugen Sie sich selbst, wie einfach und effektiv man heute schon Prozesse in der Kanzlei digital abbilden kann. Kommen Sie gemäß der 72-Stunden-Regel ins Tun. Ich habe zum Thema iPad und OneNote in der Steuerkanzlei ein E-Book erstellt. Dieses stelle ich meinen Kollegen kostenlos unter www.meisterkanzlei.de/ebook zur Verfügung. 

Steuerberater und Mitinhaber der Häßler & Lang Steuerberater GbR in Selb (Oberfranken); Coach für Steuerberaterkollegen 
(MeisterKanzlei) hinsichtlich der Digitalisierung 
der Kanzleiprozesse

Mehr dazu

Fachseminar: Das iPad und andere Tablets im Kanzleialltag, Art.-Nr. 73104

Zum Autor

Thomas Lang

Steuerberater und Mitinhaber der Häßler & Lang Steuerberater GbR in Selb (Oberfranken); Coach für Steuerberaterkollegen (MeisterKanzlei) hinsichtlich der Digitalisierung der Kanzleiprozesse

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