Lohn ist ein Kernbereich steuerberatender Berufe. Der Fachkräftemangel zwingt allerdings viele Kanzleien dazu, Teile dieses Geschäftsfelds an externe Dienstleister abzugeben. Mit DATEV-Lohndienstleistung finden solche Kanzleien den richtigen Partner.
Genau diese Situation führte die Steuerkanzlei Schäfer und ihren langjährigen Mandanten, die Uebler GmbH, zu einem gemeinsamen Schritt: der Übergabe der Lohnabrechnung an die DATEV-Lohndienstleistung. Im Gespräch mit dem DATEV magazin erklären sie, warum das eine gute Idee war.
Personelle Engpässe in der Kanzlei
Für den Steuerberater Max Schäfer von der Kanzlei SMB PartGmbB aus Erlangen war die Entscheidung, einen Teil der Lohnabrechnung von DATEV erledigen zu lassen, vor allem eine Reaktion auf die zunehmend schwierige Personalsituation im Lohnbereich: „Wir sind eine mittelständische Steuerkanzlei mit drei Steuerberatern und rund 20 Mitarbeitenden. Der Hintergrund für die Inanspruchnahme der DATEV-Lohndienstleistung war schlicht Personalmangel.“ Zwar habe man in der Kanzlei langjährige Erfahrung mit der Lohnabrechnung, doch die Suche nach qualifizierten Fachkräften sei zunehmend schwierig geworden. Die Genossenschaft bot hier mit der DATEV-Lohndienstleistung eine stabile Lösung. Eine Stabilität sowohl in Bezug auf die Prozesssicherheit als auch auf die Verlässlichkeit im Tagesgeschäft. Auf diese Möglichkeit wurde Schäfer über den DATEV-Kundenverantwortlichen aufmerksam: „Darüber kam das Thema überhaupt erst auf unseren Tisch“, so Schäfer.
Digitalisierung mit System
Auf der Mandantenseite ist Christoph Bülow, Geschäftsführer der Uebler GmbH, für Prozesse und Organisation verantwortlich. „Wir haben früher die Löhne selbst abgerechnet, standen aber irgendwann vor der Frage, ob wir tatsächlich immer up to date sind, was Haftung und Gesetzesänderungen angeht“, beschreibt er die Situation. Nach personellen Wechseln im eigenen Haus wurde zunächst die Kanzlei Schäfer mit der Lohnabrechnung betraut. Einige Jahre später folgte dann mit der Übergabe an die DATEV-Lohndienstleistung der nächste gemeinsame Schritt. „Unsere Steuerkanzlei hat uns empfohlen, die Löhne direkt von DATEV abrechnen zu lassen. Die langjährige Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und DATEV hat Vertrauen geschaffen. Und für uns als prozessorientiertes Unternehmen war die Umstellung sehr einfach.“ Bülow betont, dass man heute „absolute Rechtssicherheit“ habe. Änderungen im Sozialversicherungs- oder Steuerrecht würden automatisch berücksichtigt, Betriebsprüfungen seien deutlich entspannter.
Auch die digitale Infrastruktur spielt eine zentrale Rolle. Uebler nutzt DATEV Unternehmen online Personalakte „Wir digitalisieren unsere Personalarchivierung vollständig über die digital geführte Personalakte. Damit vermeiden wir Papier, haben jederzeit Zugriff auf Daten und erfüllen alle Datenschutzanforderungen.“ Für die monatliche Lohnabrechnung hat sich ein standardisierter Ablauf etabliert. Die Stammdaten werden, die bei DATEV eingelesen werden, werden digital übergeben. „Es gibt eine Probeabrechnung zur Kontrolle, danach läuft alles digital. Und zwar bis hin zur Freigabe bei der Bank. Händische Prozesse gibt es kaum noch“, beschreibt Bülow den Ablauf.
Kommunikation und Vertrauen
Im Zentrum des Tagesgeschäfts stehen Helga Wunder, die bei der Uebler GmbH die vorbereitenden Lohnarbeiten erledigt und Selma Özdemir, Lohn-Ansprechpartnerin bei DATEV. Beide bilden das operative Duo der Zusammenarbeit. „Wir haben feste Abrechnungstermine. Drei Tage vorher müssen die Unterlagen vorliegen. Frau Wunder ist da immer schnell. Ich beginne dann oft schon vorab mit der Bearbeitung. Wenn Fragen auftauchen, klären wir das unkompliziert und persönlich. Gerade dieser persönliche Kontakt war für Geschäftsführer Bülow zunächst ein Anlass zur Sorge, der sich jedoch schnell zerstreute: „Am Anfang hatten wir die Angst, dass DATEV zu groß ist und man ständig wechselnde Ansprechpartner hat. Aber das Gegenteil ist der Fall. Mit Frau Özdemir haben wir eine feste Kontaktperson und auch Urlaubsvertretungen funktionieren reibungslos. Ich hätte nie gedacht, dass ein Unternehmen dieser Größe so nah dran ist.“
Entlastung auch für die Kanzlei
Max Schäfer sieht die DATEV-Lohndienstleistung nicht nur als eine smarte Personal-, sondern auch als eine Qualitätsentscheidung: „Das Modell funktioniert sehr gut und es gibt feste Ansprechpartner, die erreichbar sind und sich kümmern. Das ist entscheidend“, erklärt er.
Da die digitalen Prozesse mit der DATEV-Lohndienstleistung reibungslos laufen, denkt Schäfer bereits über weitere Mandate nach, die DATEV abrechnen könnte: „Wir haben schon Gespräche geführt, auch andere Löhne zu übernehmen. Wenn etwas so gut funktioniert, dann ist das natürlich eine Option.“ Die Kanzlei profitiert zudem indirekt von der hohen Zufriedenheit der Mandanten. „Letztlich fällt es auf uns zurück, wenn etwas nicht läuft. Umso wichtiger ist es, dass die Empfehlung an den Mandanten funktioniert, und das tut sie in diesem Fall hervorragend.“
DATEV-Lohndienstleistung
Doch was genau steckt eigentlich hinter der DATEV-Lohndienstleistung? „Wir übernehmen die Lohnabrechnung im Auftrag der Kanzlei. Auf Wunsch haben wir, wie in diesem Fall auch, Direktkontakt mit den Mandanten. Grundlage ist DATEV Personal mit DATEV Unternehmen online“, erklärt Selma Özdemir. Dieses Prinzip zieht sich durch das gesamte Konstrukt: klare Abläufe, feste Termine, strukturierte Kommunikation. Dadurch entstehen eine hohe Prozessqualität und eine spürbare Entlastung auf allen Seiten.
Modell mit Zukunft
Das Zusammenspiel von Kanzlei Schäfer, Uebler GmbH und DATEV-Lohndienstleistung zeigt, wie moderne Lohnbearbeitung funktionieren kann: partnerschaftlich, digital und sicher. Die klare Aufgabenteilung sorgt für Effizienz, die Kanzlei bleibt strategischer Ansprechpartner und DATEV übernimmt die operative Lohnabrechnung. Das Unternehmen profitiert von rechtlicher und technischer Sicherheit. „Wir haben heute eine stabile, transparente, digitale und moderne Lösung und fühlen uns gut aufgehoben“, resümiert Christoph Bülow.
Auch für Kanzleien eröffnet das Modell neue Möglichkeiten. Sie können sich stärker auf Beratung konzentrieren, ohne den Anspruch auf Qualität und Mandantennähe zu verlieren. Die DATEV-Lohndienstleistung reagiert damit nicht nur auf Fachkräftemangel, sondern zeigt, wie eine gelungene digitale Zusammenarbeit in der Praxis aussehen kann.
