Kanzlei-Organisationsbeauftragte (KOB) stellen zum einen sicher, dass die Kanzleiprozesse reibungslos vonstattengehen, zum anderen, dass die eingesetzte Software und IT sowohl in der Kanzlei als auch beim Mandanten optimal genutzt wird. Solch ein KOB ist Andreas Briefs.
DATEV magazin: Wie wurden Sie auf den KOB – den Kanzlei-Organisationsbeauftragten – aufmerksam und was hat Sie dazu bewogen, auch einer werden zu wollen?
ANDREAS BRIEFS: Die Organisationsstrukturen unserer Kanzlei sehen seit jeher eine Bündelung von Aufgaben und Fragestellungen zu DATEV-Software vor. Organisatorisch ist dieser Kanzleiprozess auf der Ebene der Systemadministration angesiedelt. Das KOB-Konzept ist auf dem vom DATEV Key Account Management veranstalteten Workshop für IT-Administratoren vorgestellt worden und hat unseren Kanzleiprozess bestätigt. Eine Bereicherung ist der Erfahrungsaustausch mit den KOB aus anderen Kanzleien.
DATEV magazin: Wie ist Ihre Rolle als KOB in der Kanzlei definiert?
Ich bin das Bindeglied zwischen DATEV, Anwendern und Kanzleileitung.
ANDREAS BRIEFS: Als KOB bin ich das Bindeglied zwischen DATEV, den Anwendern und der Kanzleileitung. Aus unterschiedlichen Quellen, wie Installations-Checklisten, der Informations-Datenbank, der Technik-Datenbank, dem Newsletter für DATEV-System-Partner, dem Infoservice zu diversen Fachgebieten, der DATEV-Newsgroup und dem DATEV magazin, filtere ich für unsere Kanzlei relevante Informationen, besuche regelmäßig den IT-Club und den Workshop für IT-Administratoren, den KOB-Erfahrungsaustausch sowie anlassbezogen Anwender- und CHEF-Seminare. Daraus entstehen Handlungsempfehlungen für die Kanzleileitung und Vorgaben für die Anwender. Bei Supportanfragen identifiziere ich mit dem betroffenen Anwender zunächst den Sachverhalt und frage alle notwendigen Parameter ab. Erst dann entscheidet sich, ob wir die Supportanfrage intern lösen können oder ob wir die Unterstützung vom DATEV Teamservice individual, mit einer verbindlichen Reaktionszeit von zwei Stunden, hinzuziehen.
DATEV magazin: Wie geben Sie Ihr Wissen in Ihrer Rolle als Multiplikator in der Kanzlei weiter?
ANDREAS BRIEFS: Überwiegend genügt eine kurze E-Mail an die Anwender, zum Beispiel mit einem Link auf ein Dokument der Informations-Datenbank. Bei spezifischen Themen, wie etwa die authentifizierte Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung, setze ich mich mit den verantwortlichen Anwendern zusammen und zeige den Sachverhalt in Theorie und Praxis. Für komplexe Themen, die einen größeren Anwenderkreis betreffen, wie beim Jahreswechsel in den Programmen der Personalwirtschaft, buche ich einen Referenten von DATEV und stimme mit diesem die Schulungsinhalte ab. Soweit die Anwenderschulungen auch für die selbstbuchenden Mandanten relevant sind, werden diese zu den Terminen eingeladen. Entwicklungsthemen werden auf der Ebene der Kanzleileitung vorgestellt und nächste Schritte besprochen.
DATEV magazin: Wie profitieren Sie als KOB beziehungsweise Ihre Kanzlei von dem Konzept?
ANDREAS BRIEFS: Für mich ist es sehr attraktiv, dass ich Einblick in alle Bereiche der Kanzlei bekomme und damit ein breit gefächertes Wissen erwerbe. Durch die Bearbeitung der Supportanfragen erwerbe ich zusätzlich Detailwissen.
DATEV magazin: Worin sehen Sie die größten Herausforderungen in Ihrer täglichen Arbeit?
ANDREAS BRIEFS: Eine große Herausforderung ist die ständig steigende Komplexität der Aufgaben, die die vorhandenen Ressourcen deutlich beanspruchen. Deshalb ist es erforderlich, bestimmte Prioritäten zu vergeben. Gleichzeitig besteht schnell die Gefahr, dass der KOB für alle unliebsamen Aufgaben herangezogen wird, obwohl diese oft auch vom Fragesteller selbst gelöst werden können.
DATEV magazin: Welche Tipps geben Sie Berufskollegen, die sich auch als KOB in der Kanzlei positionieren wollen?
ANDREAS BRIEFS: Abhängig von der jeweiligen Kanzleigröße müssen die entsprechenden Ressourcen bereitgestellt und hierfür auch eine hohe Priorität eingeräumt werden. Für Kanzleiaufbau, -organisation und -entwicklung können maßgebliche Beiträge generiert werden.
DATEV magazin: Welche Wünsche und Anregungen haben Sie an das KOB-Konzept?
ANDREAS BRIEFS: Bei den KOB-Treffen wäre noch mehr Zeit für den Erfahrungsaustausch wünschenswert. Ich könnte mir hier ein Vorgehen analog zu dem Workshop für IT-Administratoren vorstellen – dort berichtet jeder Teilnehmer zunächst von den Erfahrungen seit dem letzten Workshop und für offene Fragen wird in der Gruppe nach einer Lösung gesucht. Interessant dürfte auch der Besuch für KOB in anderen Kanzleien sein.
Wie werde ich KOB?
Wie werde ich KOB?
- Welche Qualifikationen benötige ich, um Kanzlei-Organisationsbeauftragte(r) zu werden?
Eine abgeschlossene Berufsausbildung zum Steuerfachangestellten oder mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung. Gute Kenntnisse der DATEV-Produktpalette (vertiefte Kenntnisse der Produktfunktionen sind nicht erforderlich). Gute Kenntnisse über Organisation und Aufgaben von Steuerberatungskanzleien. Die Fähigkeit, andere Menschen zu überzeugen und permanente Weiterbildungsbereitschaft. - Welche Aufgaben sollten in der Kanzlei übernommen werden?
Kanzlei-Organisationsbeauftragte überprüfen die Übertragbarkeit von Referenzabläufen und klären mit der Kanzleileitung den Einsatz. Sie begleiten die Kanzleileitung bei Gesprächen oder Informationsveranstaltungen zu DATEV-Themen und sind für die Umsetzung der Maßnahmen verantwortlich. Sie informieren sich über DATEV-Neuerungen, prüfen deren Nutzen und klären den Einsatz mit der Kanzleileitung. Sie informieren die betroffenen Mitarbeiter über die Abläufe und stellen sicher, dass diese kanzleiweit eingehalten werden. Sie koordinieren den programmbezogenen Aus- und Weiterbildungsbedarf. Sie selektieren, welche Informationen für die Kanzlei wichtig sind und sind Ansprechpartner für IT-Themen und den Software-Einsatz in der Kanzlei und beim Mandanten. - Wie unterstützt DATEV dabei?
Das Qualifizierungsangebot für KOB besteht aus einer umfangreichen Auswahl an Präsenzseminaren für Anwender, regionalen Erfahrungsaustauschen in allen DATEV-Niederlassungsgebieten mindestens zweimal im Jahr sowie einem SmartCard-geschützten Newsgroup-Forum nur für KOB. Jede/r KOB sucht sich aus dem Gesamtangebot das heraus, was für seine/ihre Kanzlei am besten geeignet ist. Es können mehrere KOB pro Kanzlei benannt werden (keine Begrenzung). - Wie erfolgt die Benennung eines KOB, um das Qualifizierungsangebot in Anspruch nehmen zu können?
Die Benennung erfolgt zum Beispiel über den Bestellmanager/DATEV-Shop (Art.-Nr. 63008) oder telefonisch unter +49 800 5888 664 oder Ihren persönlichen DATEV-Ansprechpartner.
Weitere Informationen finden Sie unter www.datev.de/kob
