Gründen mit DATEV - 23. Juni 2022

Cloud statt Keller

Eine trinkt Kaffee, die andere Tee. Eine isst Pizza, die andere Pasta. Eine schwärmt für Berlin, die andere für Hamburg. Diesen scheinbar unüberwindbaren Widersprüchen zum Trotz haben die Steuerberaterinnen Jean Bramburger und Michele Schwirkslies aus Berlin dennoch im April 2021 zusammen eine Kanzlei gegründet. Weil sie in den wesentlichen Fragen einer Meinung sind: Gegründet wird nur mit DATEV und SmartIT. Im Gespräch verraten die beiden, wie wichtig eine stets ansprechbare Gründungsberaterin der Genossenschaft auf dem Weg zur eigenen Kanzlei war und warum es sich eigentlich mit DATEV-Software so gut digital arbeiten lässt.

Neben ihrer positiven Grundeinstellung zu DATEV ver­bindet die Geschäftsführerinnen der JBMS Steuerbera­tungsgesellschaft mbH aus dem Innovationsstandort Berlin-Adlershof auch in anderen wesentlichen Fragen des Steuer­beraterinnendaseins so einiges. Zuerst einmal brennen bei­de für ihren Beruf und lieben es, sich mit Steuerthemen eingehend zu beschäftigen. So eingehend, dass sie Fachar­tikel publizieren, Weiterbildungen anbieten und an der Fachhochschule für Finanzen des Landes Brandenburg Se­minare geben. Außerdem fühlen sich die beiden eher nicht als Technikerinnen, was sicher auch einen Teil dazu beige­tragen hat, in Sachen Software auf die DATEV-Cloud zu set­zen. Doch dazu später mehr.„Mit Frau Schwirkslies habe ich jemanden getroffen, bei dem ich ganz schnell gemerkt habe, dass wir auf einer Wel­lenlänge sind“, erklärt Jean Bramburger die ideelle Übereinkunft der beiden, das Projekt eigene Kanzlei zusammen anzu­gehen. „Uns geht es nicht darum, schnell viel Geld zu verdienen, sondern wir bren­nen für unseren Job, wir brennen für das Steuerrecht. Deshalb auch die Artikel, die wir nebenbei schreiben, oder die Fortbil­dungen, die wir halten.“ Sie würden ihren Unterhalt mit dem bestreiten, was Spaß macht, ergänzt Schwirkslies, und „wir ha­ben beide die gleichen Werte, was uns in der Zusammenarbeit enorm wichtig ist.“ Wie wichtig diese gemeinsamen Werte sind, zeigt sich unter anderem in dem gemeinsamen Verständnis, das sie von einer modernen Steuerberatungskanzlei in ihren Köpfen tragen.

Dabei reihen sie sich ganz vorne bei New Work ein und schreiten Seite an Seite mit anderen innovativen Kanzleien, die künftigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Vierta­gewoche anbieten möchten. Mit diesem attraktiven Angebot werben sie um die nach wie vor wenigen Fachkräfte am Markt und schließlich zieht es sie auch selbst in Richtung Viertagewoche, denn „bei dem anstrengenden Alltag in der Kanzlei und dem Schreiben von Büchern und Halten von Se­minaren braucht es einen Ausgleich“, so Schwirkslies.

Mit DATEV starten

Was aber hat die beiden Steuerberaterinnen bewogen, mit­hilfe der Genossenschaft zu gründen? Zunächst einmal der einfache und naheliegende Grund: Sie kannten DATEV be­reits aus den Kanzleien, in denen sie vor ihrer Gründung an­gestellt waren. In einer davon haben sie sich auch kennen­gelernt. Zudem besaß Jean Bramburger schon seit gerau­mer Zeit eine Kanzlei im Nebenerwerb, mit der sie auch be­reits Mitglied der Genossenschaft war. „Da war es eigentlich keine große Frage, Programm oder Firma zu wechseln, denn es lief ja gut. Wir waren sehr zufrieden und sind dann mit der neuen Kanzlei bei DATEV geblieben“, so Brambur­ger. Aus dieser Zeit resultierte auch der Kontakt zu einer Gründungsberaterin der Genossenschaft. Dieser Kontakt war ausschlaggebend und ist bei der Entscheidung für DATEV nicht hoch genug einzuschätzen. Gerade am Be­ginn, in einer Orientierungsphase, in der noch viele offene Fragen zu klären und Probleme aus dem Weg zu räumen sind. In diesem speziellen Fall kam erschwerend hinzu, mit­ten in einer Pandemie diesen Schritt zu wagen. Also: keine Treffen, kein gemeinsamer Vor-Ort-Termin, um das Projekt geschmeidig aufs Gleis zu setzen. Stattdessen: E-Mails hin- und hers schicken und wie alle in dieser Zeit mit Video-Calls leben lernen. All die Fragen nach Gründungspaketen, nach Programmen, die darin enthalten sind oder doch bes­ser dazugebucht werden sollen, haben sie systematisch mit ihrer Gründungsberaterin abarbeiten und klären können. „Und alles hat wunderbar funktioniert“, schwärmt Bramburger. „Es gibt ja nichts Schlimmeres in der Grün­dung, als mit einem Programm nicht wei­terzukommen. Da hat unsere Gründungs­beraterin immer sehr schnell weiterge­holfen. Sie war stets ansprechbar und Probleme waren manchmal binnen Stun­den vom Tisch“, findet auch Schwirkslies. Das sei wichtig gewesen in der herausfor­dernden Anfangszeit, in der die größte Erschwernis für die Gründerinnen darin bestand, das We­sentliche im Fokus zu behalten. „Neben den ganzen Grün­dungsaufgaben auch bereits Mandanten zu betreuen und ihnen zur Seite zu stehen, was betriebswirtschaftliche Aus­wertungen, Jahresabschlüsse oder steuerliche Beratung an­geht“, meint Schwirkslies. Neben der DATEV-Software war die feste Ansprechpartnerin, auf die sie bei DATEV zugrei­fen konnten, ein Grund dafür, warum sie sich im Prozess der Gründung immer gut aufgehoben fühlten.

Mit DATEV digitalisieren

Ein weiterer Grund, sich mit der Kanzlei DATEV anzuschlie­ßen, fußte auf der Prämisse, komplett digital zu starten und von Anfang an konsequent und in allen Bereichen auf digitale Prozesse zu setzen. Eigentlich finden die beiden Papier nicht schlecht, solange es zwischen zwei Buchdeckel passt und zu Hause auf dem Nachtisch liegt oder höchstens mal als Notiz­block im Berufsleben vorbeischaut. Ansonsten war die klare Strategie: kein Papier von Anfang an, sonst wird man es spä­ter nicht wieder los. Auch diese Arbeitsweise war nicht kom­plett neu, da sie in der Kanzlei, in der sie beide vor der Grün­dung angestellt waren, auch schon digital gearbeitet haben. Die Grundlagen der Digitalisierung in der Finanzbuchfüh­rung und DATEV Unternehmen online: alles keine böhmi­schen Dörfer und bestens bekannt. Als Angestellte. Als Selbstständige verschiebt sich allerdings der Fokus. „Als Steuerberaterinnen in der eigenen Kanzlei sind wir natürlich auch diejenigen, die es dem Personal beibringen müssen“, räumt Bramburger ein, „und den Mandanten!“ Bei Letzteren sind sie relativ konsequent. Wer selbst nach eingehender Be­ratung darauf beharrt, Belege im Schuhkarton bringen zu wollen, ist in Berlin-Adlershof an der falschen Adresse. Denn eines ist auch klar: „Es gibt vielfältige Vorteile auch für die Mandanten. Das ist immer das Erste, worauf wir hinweisen. Wenn wir merken, dass der Mandant da gar nicht hinwill, dann lehnen wir das Mandat ab. Das möchten wir nicht mehr für unsere Mitarbeiter und es ist auch nicht der Lauf der Zeit.“ Gerade weil sie sich klar für den digitalen Weg ent­schieden haben und von Anfang an digital arbeiten wollten, lag es für sie nahe, den Weg mit DATEV zu beschreiten. DATEV verfüge über sehr gute Schnittstellenangebote, findet Schwirkslies. Und das sei wichtig, um die diversen Vorpro­gramme der Mandanten anzubinden, damit auch alles digital in der Kanzlei ankommen könne. „DATEV bietet sehr viel und DATEV hat auch für Gründer großartige Angebote, das muss man ganz deutlich sagen. Das hat uns sicherlich auch über­zeugt.“

Mit DATEV hosten

Bislang unbeantwortet blieb die Frage nach der Technik oder warum sie bei der Gründung lieber auf die DATEV-Cloud gesetzt haben als auf einen Server im eigenen Keller. Klar: „Wir sind beide keine Technikerinnen. Wir wollen uns damit nicht beschäftigen und wir wollen auch nicht unsere Kraft und Zeit investieren, es zu lernen“, meint Bramburger. Die Entscheidung für die Cloud und DATEV-SmartIT allein mit einer Technikaversion erklären zu wollen, greift aller­dings zu kurz. Der Hauptgrund war der Datenschutz, den sie in der DATEV-Cloud jederzeit gewahrt sehen. Die stets aktuelle Software ein anderer. Sich um keine Updates, Installationen oder Ähnliches kümmern zu müssen, ist einfach ein unschlagbarer Vorteil. Selbst dann, wenn, wie am 8. No­vember 2021 geschehen, das komplette Rechenzentrum der Genossenschaft ausfällt. „Das hätte uns hier im Haus ge­nauso passieren können, dass der Server streikt. Technik fällt aus“, stellt Bramburger fest. „Wenn das einmal in zehn Jahren passiert, ist das verschmerzbar.“ Mit DATEV-Smar­tIT nutzen sie derzeit ein Angebot, das für eine Kanzlei ihrer Größe perfekt ist. Auch wenn sie sich etwas mehr Flexibili­tät beim Einsatz von Software, die nicht von DATEV stammt, wünschen würden.

Für die Zukunft haben sich die beiden Gründerinnen viel vorgenommen. Personal finden und sich das Label Digitale DATEV-Kanzlei holen sind nur zwei der kommenden Mei­lensteine. Vor allem aber möchten sie die Themen angehen, für die sie brennen. Wie in allen wichtigen Fragen herrscht auch hier eine spontane Übereinkunft: lieber Grundsteuer­reform als Betriebsprüfung und lieber Jah­resabschluss als Einkommensteuer. Ein per­fektes Kanzleiteam also, auch wenn die eine lieber bei Agatha Christie entspannt und die andere bei Sebastian Fitzek.

MEHR DAZU

finden Sie unter www.datev.de/wissen-digitalisierung und www.datev.de/schnittstellen

Zum Autor

Dietmar Zeilinger

Redaktion DATEV magazin

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