Kanzlei-Organisationsbeauftragte können mit den KOB-Erfas an regionalen Treffen teilnehmen und sich jederzeit in einer geschützten Online-Community austauschen. Die Herbstrunde startete wieder im September – im Frühjahr war ich in Nürnberg zum Thema „Veränderungsmanagement – Neue Wege gemeinsam meistern“ und „Lösungen für Unternehmen“ dabei.
„Wie habt ihr denn eure Mandanten überzeugt, Belege digital zu buchen? Wir ziehen da gerade ein Projekt auf und ich würde gerne etwas über eure Erfahrungen hören.“ Eine junge Frau schaut fragend in die Runde. Wir sind in einem Tagungsraum im Arvena Hotel in Nürnberg. Die Tische sind hufeisenförmig arrangiert, alle Plätze sind besetzt. 28 Teilnehmer, alles Kanzlei-Organisationsbeauftragte, und drei DATEV-Mitarbeiter, zwei Referenten und ich, eine Redakteurin aus der Kommunikationsabteilung. Ich möchte bei einen KOB-Erfahrungsaustausch live miterleben, worüber sich die KOB austauschen. Was sind die brennenden Themen in den Kanzleien? Wie nutzen sie die regionalen Treffen und welche Ratschläge geben sie sich konkret?
„Also, wir bestücken den Mustermandanten in Unternehmen online mit den Belegen der interessierten Mandanten,“ sagt ein Mann aus der rechten Kurve des Hufeisens. „Damit kann man den Kunden vor Ort am Laptop zeigen, wie das Programm bei ihnen funktionieren und aussehen würde.“ Überraschte Blicke, es kommt Bewegung in die Gruppe. „Ich wusste gar nicht, dass das geht. Wie habt ihr das denn gemacht?“ kommt es von ganz vorne. Ein Nicken geht durch die Runde, alle sehen nach hinten ins Eck.
„Dazu gibt es Anleitungen und Checklisten in der Info-Datenbank,“ erklärt er. „Sucht nach „Mustermandant“ und „Unternehmen online“. Dann solltet ihr fündig werden.“ Stifte fahren über Papier, ich höre Tastaturen klackern.
„Wir prüfen vorab noch, für welche Mandate digitales Buchen in Frage kommt,“ ergänzt jetzt ein KOB auf der anderen Seite des Raums. „Also, zum Beispiel spielt die Größe der Kanzlei eine Rolle, aber auch, ob die Mandanten technisch affin sind; wie viele Belege werden gebucht und arbeiten sie standortübergreifend? Werden die Kriterien erfüllt, fragen wir nach, ob Interesse besteht.“ Er schaut die junge Frau an, die um Erfahrungsberichte gebeten hatte. „Dann richten auch wir einen Mustermandanten ein und beantworten vor Ort Fragen und klären weitere technische Voraussetzungen wie Nutzeranzahl und Rechteverwaltung. Bei uns läuft das so bisher sehr gut.“
Das ist echtes Netzwerken
Und so geht es noch eine ganze Weile weiter. Gemeinsam werden Argumente für ein Mandantengespräch gefunden, einige verwenden Flyer für Mandanten aus DATEV E-Print, einige installieren die Programme selbst beim Mandanten, andere engagieren einen Systempartner. Das, was ich da gerade erlebe, ist echtes Netzwerken. Informationen und Erfahrungen werden geteilt und diskutiert. Das hört auch in der Kaffeepause nicht auf, in der ich bei den unterschiedlichen Gruppen, die sich gebildet haben, Mäuschen spiele. Die Einführung von Unternehmen online in der Kanzlei und beim Mandanten ist weiterhin ein Thema, aber auch Change-Management, Datenaustausch und die DSGVO.
Nach der Pause geht es weiter mit den aktuellen Projekten der DATEV. Meine Kollegen, Kay Radtke und Jutta Schirmer-Roggenhofer, Leiterin des DATEV Informationszentrums Nürnberg, berichten über geplante Neuerungen in Unternehmen online und beantworten Fragen. Zum Schluss können die Teilnehmer noch das Thema des nächsten KOB-Erfahrungsaustausch in Nürnberg wählen: Am 19. Oktober wird es dann um Prozess- und Qualitätsmanagement gehen.
An den KOB-Erfas können Sie sowohl im Rahmen des „KOB-Netzwerks“ (Art.-Nr. 63004) als auch des „Kanzlei-Organisationsbeauftragten (Art.-Nr. 63008) teilnehmen. Ein Interview mit einer Teilnehmerin lesen Sie außerdem im aktuellen DATEV magazin.
Buchen Sie doch gleich einen Termin in Ihrer Nähe. Die Plätze sind begrenzt. Alle Informationen rund um die Kanzlei-Organisationsbeauftragten finden Sie unter www.datev.de/kob.
