Alle Daten auf einen Klick

Kurze Bearbeitungszeiten von Mandantenaufträgen und jederzeitige Auskunftsfähigkeit unseren Mandanten gegenüber entsprechen unserer Philosophie von erstklassigem Service. Und den möchten wir unseren Mandanten jederzeit bieten können. Um diesen hohen Anforderungen gerecht zu werden, muss sichergestellt sein, dass alle vier Partner sowie unsere 16 Mitarbeiter jederzeit auf alle erforderlichen Dokumente und Belege zugreifen können.
Aus diesem Grund arbeiten wir seit 1998 mit dem Dokumenten-Management-System von DATEV. Die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht nicht nur eine sichere Ablage und Verwaltung von Dokumenten oder Belegen, sondern unterstützt uns dabei, Kanzleiabläufe effizient und wirtschaftlich zu gestalten. Gerade vor dem Hintergrund, dass Sachverhalte komplexer werden und der Wettbewerbs- und Kostendruck steigen, ist eine gute Kanzleiorganisation für meine Partner und mich entscheidend.

Alles auf einen Blick

Bereits vor einem Jahr führten wir ein Update auf DATEV DMS classic pro durch. Durch die Integration in den DATEV Arbeitsplatz pro wird das Arbeiten mit der Software-Lösung für unsere Mitarbeiter wesentlich komfortabler. Alle Informationen sind auf einen Blick verfügbar, da der Wechsel in den separaten DATEV DMS classic pro-Client entfällt.
Die Oberfläche kann je nach Arbeitsweise des Kanzlei­mitarbeiters, gleich, ob mandanten- oder auftrags­orientiert, individuell angepasst werden. Beispielsweise arbeitet meine Sekretärin mandanten­orientiert: So werden ihr über die Schnellinfo „Dokumente“ alle dem Mandanten zugeordneten Dokumente direkt im DATEV Arbeitsplatz pro angezeigt. Für meine Mitarbeiter in der Finanz­buchhaltung hingegen ist die auftrags­orientierte Arbeitsweise angenehmer, da sie zur Bearbeitung eines Auftrags auf die jeweils zugeordneten Dokumente zugreifen müssen. Bei der Auftragsübersicht werden ihnen genau diese Dokumente in der Schnellinfo „Dokumente“ angezeigt.
Zusätzlich steht im DATEV Arbeitsplatz pro die Kategorie „Dokumente“ zur Verfügung, mit der man mandats- und auftragsübergreifend auf alle in DATEV DMS classic pro gespeicherten Dokumente und Belege zugreifen kann. Als Kanzleiinhaber nutze ich diese Funktion mehrmals am Tag. Mit einem Klick lasse ich mir über vordefinierte Suchabfragen (Suchfilter) beispielsweise alle Dokumente anzeigen, die heute die Kanzlei verlassen haben oder die ich selbst noch zu bearbeiten habe. So übersehe ich nichts und behalte alle Vorgänge in meiner Kanzlei im Blick. Weitere Suchabfragen kann ich mir über die Suchfilter selbst einrichten.
Über das Kontextmenü besteht im nächsten Arbeitsschritt die Möglichkeit, einen Großteil aller dokumentorientierten Aktionen direkt aus dem Arbeitsplatz pro durchzuführen. Beispielsweise leite ich so das Dokument digital an den zuständigen Sachbearbeiter zur Erledigung oder zur Kenntnis weiter. Das spart nicht nur Papier, sondern vor allem Zeit im Bearbeitungsprozess.

Einmal scannen, statt vielfach kopieren

Zu den täglichen Aufgaben meiner Sekretärin zählt es, jeden Morgen die Briefpost zu sichten. Früher war es in unserer Kanzlei durchaus üblich, beispielsweise Steuerbescheide mehrfach zu kopieren, damit jedem Sachbearbeiter und Partner das Dokument zeitgleich zur Verfügung steht. Heute wird jedes Dokument nur einmal gescannt und steht im neuen Dokumentenkorb im DATEV Arbeitsplatz pro zum Ablegen bereit.
In nur einem Arbeitsschritt ist es nun möglich, sowohl das Dokument zu archivieren und einen Posteingangssatz als auch eine Frist in Post, Fristen und Bescheide zu erzeugen. Sofort nach Ablage im Programm können meine Partner und unsere Mitarbeiter gleichzeitig auf das Dokument zugreifen.

Immer richtig abgelegt

Beim Ablegen eines Dokuments oder Bescheids ist ein strukturiertes Vorgehen elementar für ein späteres Wiederfinden. Der Verschlagwortungs-Knigge ermöglicht es, einen Begriff, beispielsweise ESt-Bescheid, kanzleiweit einheitliche Ablageinformationen zuzuordnen. Mit Auswahl des Begriffs wird die Ablagemaske, zum Beispiel Ablageordner, Ablageregister und Betreff, automatisch vorbelegt. In unserer Kanzlei ist somit sichergestellt, dass alle Mitarbeiter Dokumente korrekt und einheitlich ablegen, beispielsweise auch eine Kanzleimitarbeiterin, die meine Sekretärin bei Urlaub oder Krankheit vertritt. Die Qualität der Suchergebnisse wird durch die einheitliche Ablage deutlich verbessert.

Zusätzlicher Erfassungskomfort

In diesem Zusammenhang bietet der DATEV DMS Posteingangsassistent* einen zusätzlichen Erfassungskomfort. Zu Beginn der Pilotphase war ich skeptisch, ob der Prozess Posteingang mit dem DMS Posteingangsassistent noch effizienter gestaltet werden könnte, da unsere Abläufe in der Kanzlei durch DATEV DMS classic pro schon sehr schlank sind. Bereits nach einer kurzen Testphase war ich überzeugt: Die Ablage von Dokumenten mit dem Posteingangsassistent reduziert sich auf fast einen Klick. Das Programm erkennt den jeweiligen Mandanten, Datumsangaben und die Art des Steuerbescheids. Darauf aufbauend wird automatisch die damit verbundene Frist berechnet und der Posteingangssatz für Post, Fristen und Bescheide vorbereitet. Somit werden alle erforderlichen Felder der Eingabemaske automatisch vorbelegt. Eine kurze Sichtkontrolle nach dem Scannen genügt, bevor das Dokument mit einem Klick abgelegt wird. Für uns bedeutet das eine wesentliche Arbeitserleichterung und Effizienzsteigerung.

* Der DATEV DMS Posteingangsassistent wird voraussichtlich mit der DVD 6.1 in diesem Jahr freigegeben.

Jederzeit auskunftsfähig

Im DATEV Arbeitsplatz pro werden bei allen abgelegten Dokumenten Informationen über Bearbeitungsstatus und den zuständigen Mitarbeiter bereitgestellt. So können sich meine Mitarbeiter sowie meine Partner über den aktuellen Sachstand der Mandantenaufträge informieren. Vor allem bei telefonischen Anfragen von Mandanten ist das hilfreich – besonders für unsere Sekretärin. Fragen zu aktuellen Bearbeitungsständen kann sie umgehend beantworten. Bei umfassenderen Fragen stellt sie das Telefonat zum zuständigen Mitarbeiter durch, der ebenfalls in DATEV DMS classic pro angezeigt wird. Telefonate verkürzen sich und Rückrufe werden dadurch minimiert. Diesen Service schätzen unsere Mandanten sehr.

Nichts vergessen

Da wir mit unseren Mandanten vorwiegend per E-Mail kommunizieren, setzen wir zusätzlich zu DATEV DMS classic pro die DATEV E-Mail-Archivierung ein. Alle ein- und ausgehenden E-Mails eines Mandanten werden automatisiert in seiner elektronischen Akte in DATEV DMS classic pro archiviert. Ich habe den gesamten E-Mail-Eingang der Kanzlei im Blick. Keine E-Mail wird übersehen oder bleibt über einen längeren Zeitraum ungelesen in einem E-Mail-Postfach meiner Mitarbeiter liegen.

Ein Stichwort genügt

Um ein Dokument wiederzufinden, genügt es, lediglich ein Stichwort im Programm einzugeben. Ergänzend nutzen wir das Zusatzmodul DATEV DMS OCR. Der Vorteil: Neben Textdateien (Microsoft Office, PDF etc.) werden auch archivierte Bilddateien (beispielsweise TIFF, JPG) in die Volltextsuche des Programms eingebunden. Dies gilt auch für E-Mails und deren Anhänge. Der Zeitaufwand für meine Mitarbeiter und mich, Dokumente oder Belege zu finden, ist minimal und das gesuchte Dokument wird in Sekundenschnelle auf dem Bildschirm angezeigt.

Fazit

Für meine Partner und mich ist es wichtig, im Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. Deshalb widmen wir uns vor allem unserer Kanzleiorganisation, um mehr Zeit für honorarwirksame Tätigkeiten zu haben. Das Dokumenten-Management-System der DATEV unterstützt uns hierbei maßgeblich und ermöglicht uns, sowohl unseren eigenen Anforderungen an unsere Arbeit als auch dem Versprechen unseren Mandanten gegenüber gerecht zu werden: jederzeit individuelle und bestmögliche Beratung sowie erstklassigen Service zu bieten.

Video: Programm-Demo

https://www.youtube.com/watch?v=pIg9Ujk7kmU

Zum Autor

Wolfgang Happe

ist Steuerberater und einer von vier Partnern der interdis­ziplinären Kanzlei H. Happe & Partner in Inden/Altdorf. Die Beratungsschwerpunkte der Kanzlei liegen vor allem in der Baubranche, im Einzelhandel mit Flächen bis 4.500 Quadratmeter und im Bereich kleiner und mittelständischer
Unternehmen (KMU). Die individuelle Betreuung der Mandanten steht dabei im Vordergrund.
www.happe.de

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