Sie gehört zum Kerngeschäft der Kanzlei, ist komplex und erfordert Fachwissen: die Lohnabrechnung. Zudem muss die Kanzlei hier Konkurrenz durch fremde Dienstleister, Mangel oder Ausfall an Fachkräften kompensieren. Ein Weiter-sowie- bisher ist daher riskant. Sich durch DATEV bei den operativen Aufgaben der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu entlasten, ist eine Alternative – und eine Veränderung.
Seit November 2015 gibt es die DATEV-Lohndienstleistung für Mitglieder. Ein Angebot, das sich exklusiv an Kanzleien richtet. Das Angebot umfasst sowohl die Abrechnung des sogenannten Normallohns als auch der Speziallöhne wie Baulohn und für den öffentlichen Dienst. Den Umfang der Dienstleistung legt dabei die Kanzlei individuell fest. Wer die DATEV-Lohndienstleistung nutzt, muss mit veränderten Prozessen in der Kanzlei und beim Mandanten rechnen.
Veränderungen akzeptieren – Risiko kalkulieren
Über Veränderungen kann man lamentieren oder sich sträuben – das ist nur menschlich. Der Wunsch nach Routine und Verlässlichkeit ist evolutionär so tief verwurzelt, dass die meisten an Bestehendem festhalten, selbst wenn sie wissen, dass nachteilige Konsequenzen folgen, die die eigene Existenz gefährden. Anderen wiederum fällt es leichter, Unabänderliches zu akzeptieren und danach zu handeln.
Dass sich der Prozess der Lohnabrechnung ändern musste, war für Steuerberater Andreas Müller, Geschäftsführer einer Kanzlei in Kriftel, spätestens dann klar, als er ein Lohnmandat übernahm, das eine Masse an Aufträgen mitbrachte. „Sollten in dieser Situation Mitarbeiter ausfallen, wäre das ein unkalkulierbares Risiko.“ Noch bevor DATEV die Lohndienstleistung anbot, wusste er gleich nach dem Hinweis seines zuständigen DATEV- Beraters, dass er diese Dienstleistung für sich nutzen wollte. „Das ist genau die Lösung, falls sich die Dinge wie jetzt verändern, der Fachkräftemangel spürbar wird und ich alternativ in der Kanzlei niemanden hätte, der die Lohnabrechnung übernehmen kann“, sagt der Geschäftsführer der Intertrust Consulting GmbH.
Den Weg zu gehen, sich beim operativen Geschäft des Lohns durch DATEV unterstützen zu lassen und die Lohnprozesse damit zu verändern, war sicherlich anstrengend und im Detail ungewiss, doch bewahrte es am Ende vor weitaus unangenehmeren Konsequenzen – zum Beispiel keine weiteren Lohnmandate mehr annehmen zu können.
DATEV als verlängerte Werkbank
Bei der Lohndienstleistung stellt DATEV einen persönlichen Lohnkundenberater, der alle operativen Tätigkeiten der Lohnabrechnung für die Kanzlei übernimmt. Zudem unterstützt er neben der Abrechnung mit Zusatzinformationen, um den Mandanten zu beraten. Wie das Lohnmandat gestaltet wird – mit allen Kontroll-und Prüfmöglichkeiten – sowie die Beratung, das verbleibt in den Händen der Kanzlei. Sie hat weiterhin Zugriff auf alle Lohndaten ihrer Mandanten: sicher, rund um die Uhr und von jedem Ort. Ein Umstand, der zeigt, dass die Kanzlei für den Lohn weiterhin verantwortlich zeichnet und je nach interner Organisation nach wie vor Arbeit im Lohn hat.
So wird mit der Lohndienstleistung einerseits einem möglichen Personalausfall begegnet, andererseits können die Lohnmitarbeiter nun freie Kapazitäten für die weiterführende Beratung im Lohn nutzen. Denn das Lohnwissen und die Beratung bleiben in der Kanzlei. Ein Umstand, den Rainer Sandberg zu schätzen weiß. Der Steuerberater aus Ulm ist sich nämlich sicher, dass es den Lohnsachbearbeiter, wie man ihn kennt, in naher Zukunft nicht mehr geben wird: „Wir laufen jetzt in eine Situation hinein, in der alles digital sein wird. Es wird keine Mitarbeiter mehr geben, die den Lohn in Vollzeit machen können, da es die reinen Datenklopfer künftig nicht mehr braucht.“ Diese Meinung stützt ein Kooperationsprojekt der ARD und der Forschungseinrichtung der Bundesagentur für Arbeit, dem Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB). Untersucht wurden dabei die Substituierbarkeitspotenziale von Berufen, die durch eine digitalisierte Arbeitswelt entstehen – mit dem Ergebnis, dass hinsichtlich des Berufs des Steuerfachangestellten „heute schon 83 Prozent der Tätigkeiten Maschinen übernehmen“.
Die DATEV-Lohndienstleistung basiert auf digitalen Prozessen, schriftlicher Kommunikation und lückenloser Dokumentation. Damit verändert sich die Art und Weise der Lohnbearbeitung in der Kanzlei. „Wir orientieren uns auch beim Lohn, den wir selbst in der Kanzlei gestalten, an den Prozessschritten der DATEV-Lohndienstleistung. Auf diese Weise konnten wir die Dokumentation vereinheitlichen und die Tätigkeiten, die bislang auf Zuruf zwischen unseren Mandanten und unseren Lohnsachbearbeitern erledigt wurden, weitgehend standardisieren“, so Rainer Sandberg.
Hürden gibt es bei jedem Projekt
Bei der Umstellung auf die DATEV-Lohndienstleistung muss sich auch der Mandant verändern: Prozesse müssen strikter eingehalten werden, der Mandant ist daher auch bei der Bereitstellung der Daten gefragt. „Es gibt ganz klare Deadlines, nicht wie früher, als noch zig Korrekturen gemacht wurden, weil jemand zu spät Informationen lieferte. Es gibt eine Deadline, und alles, was danach kommt, wird nicht mehr verarbeitet“, sagt Andreas Müller. Der Mandant muss also ebenso offen für diese Veränderungen sein. Das bedeutet auch, dass nicht jeder Mandant für die Dienstleistung geeignet ist. Das muss die Kanzlei von Fall zu Fall entscheiden.
Anfänglich läuft das nicht immer reibungslos. Es wird möglicherweise prozessuale Schwierigkeiten geben. Wichtig ist, die internen Prozesse zu prüfen und gegebenenfalls umzustrukturieren, sodass die Experten in der Kanzlei mehr beratende Aufgaben übernehmen können. Das kann zu Diskussionen mit Mandanten und auch Mitarbeitern führen. Mit Letzteren, weil mancher nicht auf das erworbene Lohnwissen verzichten und generell keine anderen Aufgaben als den Lohn bearbeiten möchte. Andere haben Bedenken gegenüber dem digitalen Fortschritt, der ihnen Existenzängste bereitet, weil sie dadurch ihren Arbeitsplatz gefährdet sehen. Steuerberater Müller musste teilweise viel Überzeugungsarbeit leisten. Letztlich gab es aber keine Alternative: „Ich konnte niemanden einstellen, der Lohn macht, musste aber auf der anderen Seite aufgrund der Auftragslage entlasten, denn die Mitarbeiter schaffen das nicht“, sagt er. Auch er selbst kann „den operativen Lohn nicht in der Kanzlei machen, das ist einfach zu viel“. Seine Empfehlung ist daher, den Start mit der Dienstleistung auch als Chef von Anfang an zu begleiten und am Thema dranzubleiben.
Am Ende überwiegt der Vorteil
Die Umstellung auf die DATEV-Lohndienstleistung ist zunächst als Lernphase mit erhöhtem Aufwand zu betrachten. „Es ist eine Illusion zu glauben, dass man den Schalter umlegt, und alles läuft von alleine“, sagt Andreas Müller. Man wird sich darauf einstellen müssen, dass es die ersten drei, vier Monate etwas hake, dass der Anfang schwierig sei. Aber bei welcher Umstellung sei er das nicht? Doch werde es jeden Monat besser. Unterstützend für die Zusammenarbeit zwischen Mandant, Kanzlei und DATEV ist eine klare Kommunikation und vor allem die Nutzung der digitalen Möglichkeiten, beispielsweise der Aufbau einer digitalen Personalakte.
Die DATEV-Lohndienstleistung führt dazu, dass die Lohnbuchführung auch künftig fester Bestandteil des Dienstleistungsangebots der Kanzlei bleibt – digitalisiert und vor dem Hintergrund, dass man einen Personalausfall nicht mehr fürchten muss. Gleichwohl profitiert man vom Lohn-Know-how der DATEV-Experten und schafft eine strukturierte und transparente Vorgehensweise, in der man jederzeit auskunftsfähig ist. Zudem bietet die Lohndienstleistung die Chance, neue Kundensegmente zu erschließen, weil Kanzleien auch Sonderabrechnungsformen anbieten können. Das war bisher nicht jeder Kanzlei möglich.
Wer in den kanzleieigenen Strukturen Veränderungen akzeptiert, Aufgaben abgeben kann und die eigene Mandantenstruktur berücksichtigt, für den überwiegt der Vorteil der veränderten Prozesse im Lohn.
MEHR DAZU
finden Sie in einem Interview mit Eckhard Schwarzer im DATEV magazin 06/2017:
www.datev.de/lohndienstleistung
http://job-futuromat.ard.de
