Neues Leistungsdatum im Rechnungswesen - 17. Februar 2016

Periodengerecht buchen

Jede Buchführungskraft kennt die Situa­tion: Weicht bei einer Eingangs- oder Aus­gangs­rech­nung das Rech­nungs­datum vom Leis­tungs­datum ab, führt das in der Buch­füh­rung regel­mäßig zu Mehr­arbeit. Der Grund: Der Sach­ver­halt muss so gebucht werden, dass eine pe­rio­den­ge­rechte Zu­ord­nung für die UStVA und die Be­triebs­wirt­schaft­lichen Aus­wer­tun­gen (BWA) ge­währ­leistet sind. Eine neue Funktion er­le­digt das auto­ma­tisch. Christian Wiel­goss hat sie vorab getestet. Im Interview spricht er über seine Erkenntnisse.

Neu in der Version 5.1 der DATEV Rechnungswesen-Programme ist die Funktion Leistungsdatum. Wie haben Sie Sachverhalte mit abweichendem Leistungsdatum bisher gebucht? Wie hoch war der Aufwand dafür?

CHRISTIAN WIELGOSS: Dazu ein kurzes Beispiel: Der Mandant erhält am 5. April eine Rechnung zum Regelsteuersatz für im März bezogene Leistungen. Dieser Geschäftsvorfall ist wesentlich und soll deshalb bereits in den Auswertungen für den Monat März berücksichtigt werden. Hierbei ergaben sich regelmäßig zwei Probleme. Zum einen konnte die Rechnung nicht in einem Buchungsstapel für März erfasst werden, zum anderen ist die enthaltene Vorsteuer erst im Voranmeldungszeitraum April in Abzug zu bringen. In den meisten Fällen habe ich einen solchen Sachverhalt abgebildet, indem ich nur den Nettorechnungsbetrag über Verbindlichkeiten gebucht habe. Im Folgemonat wurde dann die Rechnung wie gewohnt erfasst und die andere Buchung neutralisiert. Die erforderlichen Buchungen waren schnell erledigt. Viel aufwendiger hingegen war die Abstimmung und Kontrolle der Buchungen, um ungenaue umsatzsteuerliche und betriebswirtschaftliche Werte auszuschließen.

Wie häufig kommen Sie mit einem abweichenden Leistungsdatum in Berührung?

CHRISTIAN WIELGOSS: Das kommt auf den berühmten Einzelfall an. Hier unterscheide ich, wie wesentlich die Auswirkung des Geschäftsvorfalls in Bezug auf die Aussagekraft der Buchführung ist. Salopp ausgedrückt, wird die Telefonrechnung in Höhe von 39,20 Euro nicht leistungsbezogen erfasst, die Wareneingangsrechnung über 5.000 Euro hingegen schon. Bei Auftragsbuchführungen kommt es natürlich auch immer darauf an, welche Belege zum Zeitpunkt der Erstellung überhaupt verfügbar sind. Zum Jahreswechsel haben wir in der Kanzlei festgelegt, bei welchen Mandanten eine unterjährige Nutzung der Funktion sinnvoll ist, und nutzen bei diesen Mandanten das Leistungsdatum konsequent für alle vorliegenden Belege.

Welche Verbesserungen haben sich durch die neue Funktion ergeben?

CHRISTIAN WIELGOSS: Den größten Nutzen sehe ich in der einfachen und sicheren Buchung solcher Sachverhalte. Gerade bei kreditorischen Buchungen können nun Rechnungen wie in meinem Beispiel zusammen mit den übrigen Buchungen erfasst werden, es muss lediglich zusätzlich das Leistungsdatum eingegeben werden und das Programm nimmt die erforderlichen Buchungen automatisch vor. Die betriebswirtschaftliche Zuordnung und auch die rechtskonforme Inanspruchnahme der Vorsteuerbeträge sind sichergestellt, ohne dass nachkontrolliert werden muss. In der OPOS-Auswertung und auch im Zahlungsvorschlag wird unabhängig von der aktuellen Buchungsperiode das zutreffende Rechnungsdatum ausgewiesen.

Gibt es Tipps oder Hinweise, die Sie Ihren Berufskollegen mitgeben können?

CHRISTIAN WIELGOSS: Ja, da fallen mir viele ein. Hier die wichtigsten: Nur weil es nun diese Möglichkeit gibt, heißt das noch lange nicht, dass man sie unbedingt nutzen muss. Haben Sie bisher auch schon bei bestimmten Buchführungen abweichende Zuordnungen durch manuelle Buchungen abgebildet, empfehle ich Ihnen, die neue Funktion sofort zu nutzen. Bei den übrigen Buchführungen sollte hingegen geprüft werden, ob eine abweichende Zuordnung überhaupt betriebswirtschaftlich geboten ist. Damit schnell erkennbar ist, bei welchen Mandanten Sie die Funktion anwenden, ist es sinnvoll, die Funktion auch nur bei diesen Mandanten zu aktivieren. Hier genügt dann ein Blick in die Buchungszeile, um das festzustellen. Möchten Sie die Funktion auch für Eingangsleistungen im Sinne des § 13b UStG verwenden, investieren Sie unbedingt ein paar Minuten für den Ratgeber Leistungsdatum in der Programmhilfe. Da sich durch die abweichende Zuordnung der Vorsteuer das Gebucht-bis-Datum des Rechnungswesenbestands und damit auch der Vorbelegungszeitraum für Auswertungen erhöht, empfehle ich die Nutzung von Auswertungspaketen oder der Funktion Buchungsperiode abschließen.
Sprechen Sie gegebenenfalls selbstbuchende Mandanten auf die neue Möglichkeit an. Besonders bei Mandanten, die den Zahlungsvorschlag nutzen, kam diese Neuerung gut an.

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Weitere Informationen dazu finden Sie im Ratgeber Leistungsdatum in der Programmhilfe Ihres DATEV pro-Rechnungswesen-Programms unter: Hilfe | Inhalt, Index und Suchen | Register Index | Suchbegriff: „Leistungsdatum, Überblick“.

Zum Autor

Christian Wielgoss

ist Mitarbeiter in der Kanzlei Grobecker in Salzgitter.

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