Mit dem Start des E-Rechnungspostfachs enthält die DATEV E-Rechnungsplattform ihre zentrale Komponente. Als digitaler Briefkasten gewährleistet sie einen sicheren und gesetzeskonformen Austausch von E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen.
Über das neue E-Rechnungspostfach wird die E-Rechnungsplattform zur Schaltzentrale für die Rechnungsbearbeitung. In ihrer endgültigen Ausbaustufe lassen sich über die Plattform E-Rechnungen einfach und komfortabel empfangen und versenden. Rechtzeitig vor dem Jahreswechsel startet das Postfach zunächst mit den Funktionen für den Rechnungseingang – die Komfortfunktionen für den Postausgang folgen sukzessive. Beim Austausch sorgt die E-Rechnungsplattform für eine sichere und virenfreie Zustellung. In ihrem geschützten Umfeld sind die Rechnungen auch vor Manipulationen gefeit, wie sie in jüngerer Zeit gerade bei via E-Mail im PDF-Format versendeten Rechnungen immer wieder gemeldet wurden. Ein zentrales Element ist die Anbindung an DATEV Unternehmen online. Während bislang vielfältige Zugangswege genutzt werden, um Rechnungen dorthin zu übertragen, lässt sich das E-Rechnungspostfach nun als Rechnungszentrale einrichten, die alle diese unterschiedlichen Wege an einer Stelle konsolidiert.
Der Rechnungsprozess über das E-Rechnungspostfach läuft durchgängig und unterbrechungsfrei. Wenn er einmal eingerichtet ist, arbeitet das Postfach leise im Hintergrund. Ein Einloggen in die E-Rechnungsplattform ist dann nicht mehr nötig. Ist das Postfach mit DATEV Unternehmen online verknüpft, werden eingehende Rechnungen automatisch darin bereitgestellt. Handelt es sich um E-Rechnungen, arbeitet DATEV Unternehmen online direkt mit den darin vorhandenen XML-Daten. Die OCR-Erkennung, die bei digitalisierten sonstigen Rechnungen zum Einsatz kommt, ist für die Bearbeitung von E-Rechnungen ebenso wenig nötig wie eine manuelle Nacherfassung.
Vielfalt bei Eingangswegen und Formaten
Für den Rechnungsempfang aus externen Quellen sind unterschiedliche Eingangswege möglich. Zum einen können E-Rechnungen via E-Mail angenommen werden, analog zum bisherigen Prozedere mit dem Modul DATEV Upload Mail. Dazu muss lediglich einmal eine Weiterleitung von der für den Rechnungseingang genutzten E-Mail-Adresse (beispielsweise rechnungen@kanzlei.de) eingerichtet werden. Daneben sorgen Anbindungen an das bewährte deutsche TRAFFIQX-Netzwerk wie auch an das internationale Peppol-Netzwerk für eine engere Vernetzung mit Geschäftspartnern. Da die DATEV E-Rechnungsplattform als ein Provider-Knoten im TRAFFIQX-Netzwerk fungiert, erfolgt der Rechnungsaustausch mit allen Unternehmen, die Nutzer dieses Netzwerks sind, im geschützten Raum. Wenn Rechnungen zwischen Nutzern der DATEV E-Rechnungsplattform innerhalb des TRAFFIQX-Knotens DATEV E-Rechnungsplattform ausgetauscht werden, verlassen die Daten nicht einmal die DATEV-Systeme.
Bei E-Rechnungen, die aus dem Netzwerk empfangen werden, dient das Rechnungspostfach auch als zentrale Komponente für die Validierung und Visualisierung. Rückmeldungen über ihren jeweiligen Status geben Sicherheit und sorgen für hohe Transparenz. Das System informiert beispielsweise über den Versandstatus und den Rechnungseingang bei den Geschäftspartnern. So behalten die Nutzerinnen und Nutzer sämtliche Rechnungseingangs- und -ausgangsprozesse immer im Blick und Zahlungsfristen sind für alle Beteiligten schnell und einfach nachvollziehbar.
Über das E-Rechnungspostfach können E-Rechnungen nach der im Gesetz vorgeschriebenen Norm EN 16931 empfangen werden. Formate sind hier ZUGFeRD 2.x, XRechnung und Peppol BIS Billing 3.0. Bei eingehenden E-Rechnungen gibt das Postfach die Originalrechnung, eventuelle Anlagen und die Visualisierung nach DATEV Unternehmen online weiter, wo sie im Modul Belege online GoBD-konform gespeichert und archiviert werden. In DATEV Unternehmen online können Anwender auch die Belegfreigabe nutzen, die direkt auf den Datensatz zugreift. Nach Freigabe und Bezahlung kann in der Kanzlei im Programm Kanzlei-Rechnungswesen über die Buchungsvorschläge aus DATEV Unternehmen online, das digitale Belegbuchen oder den KI-gestützten Automatisierungsservice Rechnungen der Buchungssatz erzeugt werden.
Durchgängig, vernetzt und übergreifend
Um vom beschriebenen Rechnungsprozess zu profitieren, ist es nicht notwendig, dass durchgängig DATEV-Software genutzt wird. Perspektivisch ist es möglich, ihn auch mit Voroder Nachsystemen anderer Anbieter einzurichten. Dafür führt DATEV gerade intensive Gespräche mit Software-Herstellern, damit eine Vielzahl von Partnerlösungen einfach an die E-Rechnungsplattform angebunden werden kann. So wird ein komfortabler Austausch elektronischer Rechnungen zwischen verschiedenen Systemen möglich. Die dafür benötigte Schnittstelle wird in Kürze in die Pilotierung gehen.
So sorgt DATEV dafür, dass gewohnte Prozesse zum Teil beibehalten werden können. Mandanten können ihre Rechnung in der Regel weiter in der bisher verwendeten Software-Lösung schreiben. Hat der Hersteller dieser Software die neue Schnittstelle implementiert, kann der Rechnungsersteller darüber die Daten an die DATEV E-Rechnungsplattform senden. Dort wird die E-Rechnung im vom Empfänger gewünschten Format erstellt und an den Empfänger weitergeleitet. Die Rechnung kann dann zum Beispiel in DATEV Unternehmen online bearbeitet und an die Finanzbuchführungs-Software weitergegeben werden.
Neben den normkonformen E-Rechnungsformaten können auch Rechnungen im PDF-Format, also sogenannte sonstige Rechnungen, empfangen werden. So können alle Rechnungen in einem einheitlichen Prozess verarbeitet werden. Das ist wichtig, denn mindestens für den Zeitraum der vom Gesetzgeber eingeräumten Übergangsfristen – beim Rechnungsversand bis Ende 2027 – ist zu erwarten, dass ein Teil der Eingangsrechnungen nicht in einem E-Rechnungsformat vorliegt. Im Gegensatz zu E-Rechnungen werden die sonstigen Rechnungen allerdings nicht direkt im Postfach ausgelesen, sondern einfach nach DATEV Unternehmen online weitergeleitet, wo sie die etablierten Prozesse mittels OCR-Erkennung durchlaufen.
Bestens aufgestellt für die Zukunft
Neben den Vorteilen, die die E-Rechnungsplattform im Hinblick auf die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung bringt, sorgt sie auch schon heute dafür, dass Steuerberatungskanzleien und Mandantenunternehmen für künftige Entwicklungen hervorragend aufgestellt sind. So liefert sie bereits die Basis für die voraussichtlichen Anforderungen der Meldepflicht steuerrelevanter Rechnungsdaten, die die Finanzbehörden für 2028 planen. Die neue Deklarationspflicht dieses Meldeverfahrens zur Umsatzsteuerbekämpfung wird sich über die E-Rechnungsplattform komfortabel erfüllen lassen. Zur Nutzung von Angeboten der E-Rechnungsplattform wie dem neuen E-Rechnungspostfach ist eine Registrierung notwendig. Registrieren können sich DATEV-Mitglieder ebenso wie ihre Mandanten und Unternehmen, die noch nicht von einem DATEV-Mitglied betreut werden, unter e-rechnungsplatt form.apps.datev.de/register.
MEHR DAZU
finden Sie unter go.datev.de/e-rechnung
Im Januar 2025 startet übrigens die zweite Phase der E-Rechnungskampagne von DATEV. Dann wird Philipp Lahm als Testimonial der E-Rechnung und DATEV zu weiterer Aufmerksamkeit verhelfen – unter anderem in einem neuen TV-Spot.
