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Corona-Schlussrechnung, Erhebung der Feststellungsdaten für die Grundsteuer, Geldwäschegesetz, Transparenzregister und Kurzarbeitergeld – das alles sind Themen, die unsere Mitglieder, Kundinnen und Kunden derzeit zusätzlich zum Tagesgeschäft stemmen müssen. Und als wäre diese massive Arbeitsbelastung nicht schon genug, schlägt nun auch der seit Jahren vorherrschende Personalengpass immer weiter zu. Inner­halb von drei Jahren hat sich der Fachkräftemangel laut KfW-Ifo-Fachkräfte­barometer fast verdoppelt. Das DATEV magazin sprach mit den Verantwortlichen der Portfolioent­wicklung, Stefan Meisel und Dr. Jörg Beier, über die aktuellen Heraus­forderungen in den Kanzleien unserer Mitglieder und darüber, wie DATEV-Lösungen kurz- und mittelfristig dazu beitragen, diese zu meistern.

DATEV magazin: Herr Meisel, wie nehmen Sie die aktuelle Situation bei unseren Mitgliedern und Kunden wahr?

STEFAN MEISEL: Der Berufsstand bewegt sich auch 2022 weiter­hin am Limit und die Kanzleien müssen Strategien entwickeln, um Entlastungen innerhalb der Kanzleiprozesse herbeizuführen. So zeigt sich, dass die Digitalisierung zu schlankeren Prozessen und damit zu einer Zeitersparnis führt. Das wiederum gleicht den Fachkräftemangel ein wenig aus.

Was erwarten unsere Mitglieder und Kunden vor diesem Hintergrund von DATEV?

STEFAN MEISEL: In einer Vielzahl an Kundengesprächen wird eines klar: Unsere Mitglieder und Kunden fordern Lösungen für die drän­genden Herausforderungen in den Kanzleien und Unternehmen. Das heißt, wir als DATEV müssen Lösungen bieten, die Effizienz und Produkti­vität innerhalb der Kanzleien und in Workflows mit den Mandanten verbes­sern, um unsere Mitglieder und Kunden so zu entlasten. In der längerfristi­gen Perspektive muss DATEV strategisch, organisatorisch und technologisch den Mitgliedern und Kunden Sicherheit geben, dass wir gemeinsam kontinu­ierlich für das Wohlergehen aller arbeiten.

Wie kommt DATEV dieser Forderung nach?

STEFAN MEISEL: DATEV muss für die Mitglieder und Kunden ein sicherer, zuverlässi­ger und performanter Partner sein – heute und in Zukunft. Wir werden mit einer Viel­zahl von Lösungen aus unserem DATEV-Portfolio unsere Kunden unterstützen: mehr Automatisierung, mehr Effizienz, mehr Produktivität – das sind elementare, berechtigte Anforderungen unserer Kunden. Auch im Bereich von Partnering und Ökosystem setzen ­wir sowohl bei DATEV als auch bei unseren Partnern in Umfang und Qualität der Schnittstellen.

Herr Dr. Beier, welche Neuerungen wurden bereits beziehungsweise werden 2022 konkret umgesetzt?

DR. JÖRG BEIER: Ich beginne mal mit dem Stichwort Automatisierung. Mit dem Automatisierungsservice Rechnungen, einem unserer Online-Services, lässt sich die Effizienz der Buchführung spürbar verbessern. Aus den Inhalten der Rechnung werden – gestützt durch Mechanismen der künstlichen Intelligenz – auto­matisch Buchungsvorschläge erzeugt. Zum Jahreswechsel 2021/2022 kamen neue Funktionen hinzu: Sicher erkannte Sachverhalte können automatisch gebucht werden und auch unterschiedliche Steuer­sätze in einer Rechnung werden berücksichtigt. Das spart insgesamt Zeit bei der monatlichen Buch­führung. Wir arbeiten für dieses Jahr an weiteren Verbesserungen, zum Beispiel im Bereich steuer­befreiter Sachverhalte. Mit dem Automatisierungsservice Bank soll es dann weitergehen. Die Pilot­phase ist aktuell gerade gestartet. Der Automatisierungsservice Bank schlägt bei wiederkehrenden Sachkontobuchungen den Buchungssatz vor – und das ohne Lerndatei, deren Erfassung und Pflege damit sukzessive entfallen kann.

Herr Meisel hat die Workflows zwischen den Kanzleien und den Mandanten herausgestellt. Wie ist der Stand?

DR. JÖRG BEIER: Mit Belegfreigabe online, einem Tool von DATEV Unternehmen online, steht seit Ende Februar eine Lösung zur Verfügung, mit der Rechnungen schnell und unkompliziert für die Zahlung und Buchführung gezielt an den Verant­wortlichen zur Prüfung weitergeleitet werden können. Durch die digitalisierte Weitergabe lassen sich Prozesse weiter verschlanken. Grundsätzlich vollziehen wir hiermit den Einstieg in die Entwicklung der nächsten Generation von Unter­nehmen online. Um mehr Effizienz geht es auch bei der anstehenden Moderni­sierung von Arbeitnehmer online. Hier wird sich vor allem der Log-in- und Re­gistrierungsprozess für Arbeitnehmer vereinfachen und mit einem neuen Cockpit wird für den Steuerberater die Administration leichter und übersichtli­cher. Änderungen werden unabhängig von Lohnläufen sofort wirksam. Künf­tig sollen mit Arbeitnehmer online auch weitere personalwirtschaftliche Pro­zesse, wie etwa der Krankmeldeprozess, unterstützt werden. Überarbeitet wird auch die digitale Personalakte. Wir sind schon in der Pilotphase. Neu werden eine übersichtliche Darstellung aller Lohndokumente und eine kom­fortable Suche sein, die einen schnellen Zugriff auf alle Lohndokumente ge­währleisten. Zudem wird es möglich sein, den Zugriff auf einzelne Doku­mente wie zum Beispiel die Personaldokumente des Geschäftsführers zu sperren. Und auch bei kanzleispezifischen Funktionen gibt es Verbesserun­gen – zum Beispiel die Möglichkeit, in der Personalakte zu einem Mandanten kanzleiinterne Notizen zu hinterlegen. Eine weitere Neuerung betrifft die Verknüpfung von Partnersystemen mit den DATEV-Lohnprodukten. Hier wird der Lohnaustauschdatenservice voraussichtlich ab Herbst einen Daten­austausch zwischen Partnersystemen und den DATEV-Lohnprodukten in bei­de Richtungen ermöglichen. Das Partnersystem partizipiert vom aktuellen Da­tenumfang im Lohnsystem und kann auf Änderungen durch den Lohnsachbear­beiter direkt reagieren. Es können vielfältige Anwendungsfälle, wie Austausch von Festbezügen, Bewegungsdaten oder Fehlzeiten, auf einfache Art mit weniger Fehler­anfälligkeit realisiert werden.

Auch für den Prozess der Steuerdeklaration gibt es mit Meine Steuern ein Angebot für die digitale Zusammenarbeit. Welche Planungen gibt es hier?

DR. JÖRG BEIER: Auch hier wird sich in diesem Jahr noch etwas tun. Steuererklärungen, Bescheide und weitere Dokumente aus der Kanzlei können künftig dem Mandanten direkt bereitgestellt werden. Damit lässt sich der Prozess der Datenbereitstellung beschleunigen. Zusätzlich zum Ausbau beziehungsweise zur Modernisierung un­serer bereits bestehenden Produkte für die digitale Zusammenar­beit stehen wir vor der Markteinführung einer Lösung, um kolla­borative Prozesse im Jahresabschluss zu unterstützen. Damit können Wirtschaftsprüfer und Steuerberater notwendige Infor­mationen und Dokumente beim Mandanten einholen, intuitiv und in den gesamten Prozess integriert. Auch hier geht es um Zeiter­sparnis und die Qualität in der Leistungserstellung.

Herr Beier, können Sie neben den Lösungen zur Zusammenarbeit auch noch von leistungserstellenden Lösungen berichten, mit denen unsere Mitglieder und Kunden bald arbeiten können?

DR. JÖRG BEIER: Ja, sehr gerne. Ich möchte auf zwei neue Online-Anwendungen hinweisen, die in den Startlöchern ste­hen: EÜR Steuern und Vermögensnachfolge. DATEV EÜR Steuern wird voraussichtlich zu Beginn 2023 als Online-Anwendung zur Verfü­gung stehen. Die Anwendung ermöglicht für die Erstellung der EÜR einen durch­gängigen Prozess: mit automatischer Übergabe von Kontennachweisen und Einzelinventaren – über die Einkommen­steuer bis zur Finanzverwaltung. Dane­ben steht die Freigabe der Online-Lö­sung DATEV Vermögensnachfolge an. Die unterstützt den schnellen und einfa­chen Einstieg in die Vermögensnachfolgeberatung. Zu erwäh­nen sind zum Beispiel die automatische Berechnung von Erb­quoten, Pflichtanteilsansprüchen und Erbschaftsteuer. Der Hinweis auf nicht genutzte Freibeträge bietet zudem einen gu­ten Ausgangspunkt für weitergehende Beratung.

DATEV entwickelt nicht zuletzt aus technologischen Gründen das Produktportfolio in die Cloud weiter. Wie gehen wir diesen Weg gemeinsam mit unseren Mitgliedern und Kunden?

STEFAN MEISEL: In der Tat wird das DATEV-Portfolio neben den Kundenerwartungen von technologischen Entwicklungen beeinflusst. Technologie-Unternehmen wie Microsoft, Amazon und Google forcieren die Cloud-Technologien und wir müssen vorausschauend unsere Anwendungen auf Cloud-Technologi­en umstellen. Eines ist klar – durch diese Innovationen entste­hen auch neue Möglichkeiten – wie etwa künstliche Intelligenz und Big Data. Wir als Genossenschaft stehen dabei als innova­tiver Zukunftspartner Seite an Seite mit unseren Mitgliedern und Kunden. Klar ist aber auch, dass die enorme Belastungssi­tuation bei unseren Mitgliedern und Kunden nicht dazu führt, dass der Wunsch bei vielen nach einem technologischen Wan­del sehr groß ist.

Was heißt das für die Portfolioentwicklung über 2022 hinaus?

STEFAN MEISEL: Bei der Portfolioentwicklung geht es uns um eine kontinuierliche und strukturierte Entwicklung. Es gibt keinen Big Bang, sodass nicht alle Lösungen gleichzeitig in der Cloud sind. Denn das würde bei unseren Mitgliedern und Kunden sicher nicht zu einer Entlastung ihrer Situation führen. Es ist daher wichtig, dass wir einen durchgängigen und stim­migen Dienstleistungsprozess für unsere Nutzer gestalten. Unerlässlich dafür ist das Zusammenspiel der bestehenden DATEV-Lösungen mit den neuen in der Cloud. Portfolioent­wicklung ist eben für uns kein rein technologischer Wandel von Produkten, sondern die zukunftsfähige Gestaltung der Ar­beitsabläufe in den Kanzleien. Und damit verbunden auch die einfachere, digitale Zusammenarbeit mit den Mandanten.

Welcher Dienstleistungsprozess beziehungsweise welche Produkte werden den Anfang machen?

STEFAN MEISEL: Um der angesproche­nen Portfolioentwicklung Rechnung zu tragen, die wir ja Schritt für Schritt voll­ziehen werden, starten wir mit dem Lohn­abrechnungsprozess. Wir sorgen dafür, dass die Produktkombinationen aus be­stehenden und zukünftigen Lösungen die Arbeitsschritte reibungslos unterstützen – und zwar vom Onboarding des Mandan­ten über die Durchführung der Lohnab­rechnung bis hin zur Beendigung des Mandats einschließlich der zugehörigen Unterstützungs- und Zusammenarbeitsprozesse rund um Dokumente, Zahlungen und Buchführung. Die Neuentwicklung der Cloud-Anwendun­gen eröffnet uns die Chance, die wichtigsten Kundenbedürfnis­se wie beispielsweise die effizientere Zusammenarbeit insbe­sondere bei vorgelagerten Prozessschritten oder das Einspielen von Daten ohne manuelle Zusatzaufwände oder die Minimie­rung von sich wiederholenden manuellen Tätigkeiten bei der Datenaktualisierung umzusetzen. Bis wir die neuen Cloud-An­wendungen unseren Kunden zur Verfügung stellen, ist es unser Anspruch, wie bereits von Jörg Beier erläutert, durch die konti­nuierliche Auslieferung von Online-Anwendungen vielfältigen Mehrwert für unsere Kunden in die Kanzleien zu bringen, be­stehende Online-Services über alle Geschäftsfelder auszubauen und die On-Premises-Anwendungen technologisch, gesetzlich und fachlich bis dahin kontinuierlich zu aktualisieren.