DATEV-Barcamp - 28. September 2020

Lebkuchen oder FIBU?

Das 4. DATEV-Barcamp mit Kunden feierte gleich mehrere Premieren: Es verlief online, CEO Dr. Robert Mayr war Session-Geber und alle Sessions wurden live an einem Conceptboard dokumentiert. Und Lebkuchen gab es auch.

​​​​„Das nenne ich mal eine bereichernde Diskussion. Mir schwirrt noch ganz der Kopf angesichts des vielen guten Inputs“, twitterte Dr. Robert Mayr, nachdem er 45 Minuten lang mit Barcamp-Teilnehmern zu „Chancen aus der Krise“ in den Austausch gegangen war.
Vor seiner Session hatte der DATEV-CEO die rund 230 Barcamper zusammen mit den Moderatoren Katja Knödel und Julian Buch auf den Tag eingestimmt, um dann ganz in Barcamp-Manier, kurz sein Session-Thema vorzustellen. 22 Sessions wurden insgesamt angeboten. Teils von DATEV-Mitgliedern, teils von DATEV-Mitarbeitern. Zu Themen wie digitale Transformation, Ökosystem oder Kommunikation. Zu Finanzbuchführung (FIBU), FIBU-Automatisierung und Social Media. Aber auch dazu, was in einen guten (Nürnberger) Lebkuchen gehört. Denn auch das ist DATEV-Barcamp.

Ein Einblick in ein paar Sessions:

Wie werden wir in Zukunft zusammenarbeiten?

Diese Frage stellte Dr. Robert Mayr in seiner Session und bezog sich damit auf das Verhältnis zwischen DATEV und unseren Mitgliedern sowie das Verhältnis zwischen unseren Mitgliedern und deren Kunden. Nicht erst seit Corona eine wichtige Frage, aber durch Corona hat Digitalisierung und die Diskussion darüber nochmal einen ganz neuen Schub erfahren. Da war es nur folgerichtig, dass DATEV-CEO Dr. Robert Mayr genau zu diesem Thema auf dem ersten DATEV-Barcamp online eine Session angeboten hat. Entstanden ist ein lebhafter Austausch darüber, was der Begriff Digitalisierung eigentlich meint. Digitalisierung muss einerseits größer gedacht werden als die reine Belegdigitalisierung. Andererseits geht es am Ende genau darum, die Prozesse mithilfe von Digitalisierung zu optimieren. Digitalisierung in der Kanzlei ist Chefsache, darüber herrschte weitgehend Einigkeit. Damit das Potential, das in der Prozessberatung steckt, voll ausgeschöpft werden kann, stehen DATEV genauso wie die Systempartner unterstützend zur Seite. Und noch eine Aussage sorgte für Konsens: Der Dialog und Austausch unter Kollegen zur Art und Weise der zukünftigen Zusammenarbeit ist enorm wichtig. Genau dafür hat die Session den entsprechenden Rahmen geboten.

Digitales Ökosystem und Partnering

Die digitale Transformation sorgt für eine Dynamik, die man als einzelnes Unternehmen nicht mehr allein bewältigen kann. Das DATEV-Ökosystem ist der Paradigmenwechsel in der Zusammenarbeit mit Partnern.
Wie eine Partnerschaft aussehen kann, stellte der Leiter für Strategische Partnerschaften bei DATEV, Bernd Meyer, in seiner Session am Beispiel der gerade gestarteten Zusammenarbeit von DATEV mit Personio vor. Die DATEV-Programme zur Lohn- und Gehaltsabrechnung werden per moderner Cloud-Schnittstelle mit Personios HR-Management-Lösung verbunden. Damit können sämtliche HR-Prozesse vom Recruiting über das Personalmanagement bis hin zur Lohnabrechnung digital in einer durchgängigen Systemlandschaft abgebildet werden.
„Warum entwickelt DATEV diese Software nicht selbst?“ fragte einer der Session-Teilnehmer nach. Hier hatte Bernd Meyer eine klare Antwort: DATEV konzentriert sich auf die Modernisierung von Kernprodukten wie die Lohnabrechnung und verfolgt nicht den Ansatz, die Produktpalette immer auch in der Breite abzudecken. Oder anders gesagt. „Aus Gesamtportfoliosicht ist es manchmal besser, mit dem führenden Partner für eine Lösung wie Personalmanagement oder Reisekosten zusammenzuarbeiten als die zweitbeste Lösung selbst anzubieten“, so Meyer. Jede Partnerschaft werde unter der Maßgabe geschlossen, die Expertise der DATEV-Mitglieder in den Prozess hineinzunehmen und deren Rolle zu stärken.
Die rege Diskussion ging nach dem Barcamp in der DATEV-Community, „Kooperation Personio & DATEV“, weiter. Unter „Digitale Ökosysteme / Partnering / Marktplatz“ findet sich der in der Session präsentierte Foliensatz.

Blockchain: dezentrale digitale Identität

DATEV will ihren Mitgliedern die besten Lösungen bieten. Dazu geht sie frühzeitig mit ihnen in den Austausch, nimmt sie im Entstehungsprozess mit und entwickelt mit ihnen gemeinsam Anwendungsszenarien. Etwa zum Einsatz der Blockchain-Technologie. Bereits zum vierten Mal war das DATEV-Expertenteam auf diesem Gebiet mit diesem Thema bei einem Camp am Start (siehe Blockchain in der DATEV-Community).
Und dieses Mal war das Thema ganz brandaktuell: Erst jüngst hatte Kommissionpräsidentin Ursula von der Leyen ihre Idee einer neuen europäischen digitalen Identität für alle EU-Bürgerinnen und EU-Bürger vorgestellt. Mit dieser Identität sollen die Bürger einkaufen können, aber auch ihre Steuer machen. Die Barcamp-Session nutzten Janina Traue und Boris Lingl, um die Funktionsweise der auf der Blockchain-Technologie basierenden Identität vorzustellen und mit den Teilnehmern Einsatzmöglichkeiten zu diskutieren.
DATEV denkt Entwicklungen vor – eine ist, dass jeder Nutzer seine digitale Identität künftig selbst auf seinen Devices wie dem Smartphone oder dem PC verwaltet. Dazu erhält der Nutzer einmalig digitale Bescheinigungen etwa von staatlichen Behörden über bestimmte persönliche Identitätsmerkmale wie Adresse oder Alter, die er zur Identifizierung und Authentisierung nutzen kann. Der Nutzer kann aber auch selbst Merkmale vergeben, wie etwa Eigentümer einer Steuerkanzlei. Die Blockchain garantiert die Legitimität der ausgestellten digitalen Bescheinigungen.
Erste Ideen aus der Diskussion: Das DATEV-Rechenzentrum könnte die Cloud sein, in der die Identitätsmerkmale gespeichert werden, der Steuerberater könnte die Legitimität bescheinigen und als Authentifizierer für steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigungen ins Spiel kommen.
Womit sich DATEV im Zusammenhang mit der Blockchain Technologie noch beschäftigt, ist unter dem Stichwort „Blockchain“ zusammengefasst.

Einheitliche Kommunikationsplattform

Trotz der Konkurrenz zur parallelen Session von Dr. Robert Mayr fanden sich mehr als 50 Barcamper ein, um über das Thema einer „einheitlichen Kommunikationsplattform“ zu reden. Zentraler Wunsch: eine Plattform für die medienbruchfreie Kommunikation mit den Mandanten, die zusätzlich Schnittstellen zu Fremdanbietern wie Kanzleiland, FastDocs oder GetMyInvoices bietet und bei der man sich dank Single Sign-On nur einmal anmelden muss. Der Name dieser Plattform? Geht es nach den Teilnehmerinnen und Teilnehmern der Session sollte DATEV Unternehmen online genau diese Möglichkeiten bieten. Steuerberater Mario Tutas brachte die Diskussion auf den Punkt: „Es geht nicht einfach nur darum, Papier zu digitalisieren, sondern es geht um die Abbildung und Automatisierung kompletter Prozesse.“

Führung auf Distanz

Für viele Mitarbeiter und Führungskräfte war es eine neue Erfahrung, nur noch virtuell aus dem Homeoffice heraus miteinander zu kommunizieren. Diese Umstellung hatte und hat erhebliche Auswirkungen auf das Verhältnis zwischen Führungskraft und Mitarbeitern sowie zwischen den Mitarbeitern. In dieser Session tauschten die Teilnehmer ihre – teils unterschiedlichen – Erfahrungen aus. Eine Auswahl an Aussagen:


„Schwerpunkt für mich: die Kommunikation. Vor Corona hatte jeder Mitarbeiter bereits einen Büro- und einen Homeoffice-Arbeitsplatz. Während Corona haben sich die Arbeitszeiten geändert. Wenn jemand sonntags arbeiten und dafür montags frei nehmen möchte, weil da besseres Wetter ist und er ins Schwimmbad geht, kann er das tun. Diese Haltung hat sich bewährt. Ich würde aber lügen, wenn ich sage, alles hat hervorragend geklappt hat. Gerade die Azubis waren etwas verloren, wenn sie nicht täglichen Kontakt mit ihren Teams und Führungskräften hatten.“


„Viele Mitarbeiter sind über sich hinausgewachsen und haben teilweise zu viel gearbeitet, vielleicht aus Angst um ihren Arbeitsplatz oder vor Kurzarbeit.“


„Auch ich hatte Probleme gehabt, meine Mitarbeiter einzubremsen. Viele haben abends noch gearbeitet. Dabei ist die Effektivität im Homeoffice meiner Erfahrung nach sogar höher als im Büro.“


„Ich berate Kanzleien und habe unterschiedliche Erfahrungen gemacht. Kanzleien, die bereits vor Corona Homeoffice angeboten hatten, sind sehr gut mit der Situation klargekommen. Ich habe aber auch eine Kanzlei erlebt, die von heute auf morgen 20 Mitarbeiter ins Homeoffice schicken musste und die so schnell wie möglich alle 20 wieder zurückholen wollte.“


„Ich habe auch gemischte Erfahrungen gemacht. Kollegen, die Homeoffice nicht gewohnt waren, haben sich teilweise zeitlich verzettelt. Manche musste ich ins Homeoffice regelrecht zwingen. Ein Mittelweg aus Büroarbeit und Homeoffice ist wichtig. Ich möchte auch nicht, dass die Mitarbeiter abends noch auf der Bettkante auf einen Briefkastenbildschirm gucken und weiterarbeiten.“


„Wichtig ist: Den Mitarbeitern Danke sagen! Für viele war der Weg ins Homeoffice ein Sprung ins kalte Wasser. Nicht nur aufgrund der mangelnden technischen Ausstattung, sondern auch wegen der Logistik daheim. Nicht jeder hat Platz für ein abgeschlossenes Büro, viele müssen im Wohnzimmer oder in der Küche arbeiten. Führungskräfte müssen ihren Mitarbeitern zuhören, auch nachfragen und vor allem einen Vertrauensvorschuss geben.“


„Ich hatte schon vor Jahren einen Kollegen, der sehr häufig daheim gearbeitet hat und der mir entglitten ist. Er hatte irgendwann einen Burn-out und ist bis heute arbeitsunfähig. Ich habe dafür keine Anzeichen erkannt. Da muss man als Führungskraft schon sehr aufpassen und lieber einmal mehr nachfragen.“


„Mir ist es relativ egal, von wo aus meine Mitarbeiter ihrer Tätigkeit nachgehen. Sie können auch in ihrer Ferienwohnung sein, solange Performance und Arbeitsergebnisse stimmen.“


„Der soziale Kitt, diese Teeküchengespräche, die so wichtig für Unternehmen und Kanzleien sind, fehlen sehr. Da kann auf lange Frist viel auseinanderbrechen. Es helfen feste Termine für privaten Austausch, bei denen Urlaubserlebnisse etc. geteilt werden.“


„Es ist nicht immer alles schlecht, aber auch nicht immer alles gut: Deshalb ruhig auch mal eine virtuelle Jammerrunde machen.“


„Wenn die Kommunikation im Team vor Corona gut geklappt hat, dann funktioniert sie auch im Homeoffice. Wenn sie schon vorher nicht geklappt hat, dann hilft jetzt auch das beste Videokonferenzsystem nichts.“

5 Times Why

Kinder sind die wahren Meister dieser Methode. Sie kommen quasi schon mit dem schwarzen Gürtel des 5 Times Why zur Welt. Aber anstatt zum Wesen der Dinge durchzudringen, verbreiten sie mit ihrem ewigen Warumfragen lediglich Angst und Schrecken. Dabei wäre das Ziel dieser Methode eigentlich ein ganz anderes: Nämlich durch mehrmaliges Nachfragen zum eigentlichen Bedürfnis, zur Urmotivation derjenigen vorzudringen, die vielleicht selbst noch nicht wissen, was sie motiviert.
Beispiel gefällig? Why do you do sports? Because it’s healthy. Why is doing sports healthy? Because it exhilarates my pulse. Why is this important? Because it burns calories. Why is burning calories important? Because I want to lose weight. Why is it important to lose weight? Because my girlfriend wants me to. Von der ursprünglichen Motivation Sport zu treiben, weil es gesund ist, bleibt bei dem Beispielkunden nicht mehr viel übrig. Schnell wird klar, dass es ganz andere Beweggründe sind, die hier den Sportler antreiben. Übertragen auf eine Softwarefirma heißt das, dass man die wahren Bedürfnisse der Kunden genau kennen muss. Nur so kann man seine Kunden adäquat adressieren und die Lösungen liefern, die wirklich gebraucht werden. Es geht also darum, die richtigen Fragen zu stellen.
Rebekka Schmidt, bei DATEV in der Abteilung Research & Customer Insights beschäftigt, hat in ihrer Session beim Barcamp mit genau dieser Methode versucht, den Bedürfnissen der DATEV-Kunden nachzugehen und herauszufinden, was diese wirklich wollen. Unterteilt in Kleingruppen haben die gut 20 Teilnehmerinnen und Teilnehmer versucht, möglichst konkret zu machen, was die Kunden der DATEV wünschen und brauchen. Eine der Teilnehmerinnen zum Beispiel hat bei sich zuhause einen neuen Fußboden verlegt und sich parallel beim Barcamp angemeldet. Warum tut sie das, ist in diesem Zusammenhang natürlich eine angemessene Frage. Um sich weiterzubilden, war die erste Antwort. 5 Fragen später möchte sie schon ihre Position im Unternehmen sichern und ein Gewinn für ihre Kollegen und Kolleginnen sein. Die Methode ist bestechend einfach und kann bei einer konsequenten Anwendung zu passenderen Lösungen führen. Angesichts der kurzen Zeit konnten die aufgeworfenen Fragen zwar nicht in der gebotenen Tiefe beantwortet werden, lieferten aber erste Anstöße und haben gezeigt, welchen Zweck der Kundeneinbezug bei DATEV verfolgt.

Während des gesamten Tages wurden die Ergebnisse und Erkenntnisse aus den Sessions auf dem Conceptboard erfasst. Eine echte Hilfestellung für die Session-Geber, die zum Ende des Barcamps ihren Tag resümierten.
Und wer jetzt auf den Geschmack gekommen ist: Am 13. und 14. Oktober findet das nächste Barcamp als DATEV-DigiCamp – ebenfalls online – statt.
Apropos Geschmack: Nachdem beim DATEV-Barcamp 2019 eine Session zur fränkischen Leibspeise Schäufele stattfand (und dann auch eben diese serviert wurden), setzte das Online-Barcamp diese kulinarische Mini-Tradition mit einer Session zu einer anderen fränkischen Spezialität fort: Lebkuchen. Das erste Lebkuchenrezept wurde schon in der DATEV-Community geteilt. Und auch Omas Stollen ist bereits online. Also nichts wie ran an Lebkuchen und Weihnachtsleckereien!

Zu den Autoren

TG
Thomas Günther

Redaktion DATEV magazin

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Stefan Pohl

Stefan Pohl ist seit Anfang 2012 bei DATEV als Social Media Manager angestellt. Wenn Sie also von und über DATEV bei Facebook, Twitter, Google+ & Co. lesen, dann hatte er wahrscheinlich in irgendeiner Form seine Finger mit im Spiel. Wenn er sich nicht gerade mit neuen mobilen Apps oder Trends im Bereich Social Media beschäftigt, drückt er der Borussia aus Mönchengladbach die Daumen.

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