Die meisten Gremien in Unternehmen sind gesetzlich vorgeschrieben. Darüber hinaus kann es noch freiwillig eingerichtete Gremien geben, die die demokratische Kultur stärken und die Interessen der Mitglieder vertreten. Ein Beispiel hierfür ist der DATEV-Vertreterrat.
In einer Genossenschaft sind die Mitglieder auch die Anteilseignerinnen und -eigner. Das heißt, die DATEV-Mitglieder haben ein persönliches Interesse daran, sich an der Entwicklung ihrer Genossenschaft aktiv zu beteiligen. Die genossenschaftlichen Grundprinzipien der Selbsthilfe, Selbstverantwortung und Selbstverwaltung bilden die demokratisch ausgerichtete Struktur des Unternehmens. Die Mitglieder stehen im Mittelpunkt und sollen mitgestalten und mitentscheiden. Das können sie im Vertreterrat. Neben den Organen Vorstand, Aufsichtsrat und Vertreterversammlung, die das Genossenschaftsgesetz vorschreibt, sind Vertreterrat und Beirat freiwillige Gremien, die in der Satzung verankert sind. Während der Beirat mit Repräsentanten aus Kammern und Verbänden den Vorstand in berufspolitischen Fragen berät, begleitet der Vertreterrat den Vorstand als Übersetzer zwischen Berufsstand und Genossenschaft und steht ihm mit den an die Vertreter herangetragenen Wünschen und Anforderungen der Kanzleien beratend zur Seite. Der Vertreterrat wurde vor etwas über 30 Jahren initiiert. Diese Initiative ging von den 1992 neu gewählten Mitgliedern der Vertreterversammlung aus. Sie wollten durch den Vertreterrat die Vertreter stärken, damit diese Beschwerden und Anregungen von Mitgliedern an den Vorstand tragen. Der Vorstand unterstützte das Vorhaben. Mit hoher Zustimmung wurde mit einer Satzungsänderung der Vertreterrat ins Leben gerufen – in dieser Form ein Novum in der deutschen Genossenschaftslandschaft. Die Vertreter haben mittlerweile seit über drei Jahrzehnten großen Einfluss auf die Entwicklung der Genossenschaft. Sie erörtern damals wie heute gemeinsam mit DATEV die Anliegen der Mitglieder und beraten den Vorstand bei der Produktentwicklung aus der Anwenderperspektive. Neben der Produktberatung erörtert der Vertreterrat mit dem Aufsichtsrat die Berufung von Vorstandsmitgliedern. Aufsichtsrat, Vertreterrat und Beirat sind untereinander sehr gut vernetzt. So nehmen zum Beispiel Delegierte aus Vertreterrat und Beirat gegenseitig an den Sitzungen teil. Auch treffen sie sich jährlich zu den regionalen Informationsgesprächen, die im Vorfeld der Vertreterversammlung stattfinden.
Gemeinsame Weiterentwicklung
Ursprünglich gab es Vertreterratsausschüsse, die regelmäßig an Pilotierungen teilgenommen und sich mit der Weiterentwicklung von Programmen beschäftigt haben. Mit der organisatorischen Neuaufstellung von DATEV hat sich auch der Vertreterrat mit einer Anpassung seiner Geschäftsordnung reformiert. Heute bildet der Vertreterrat Kompetenzteams für einzelne Geschäftsfelder, die je von einem Prozessverantwortlichen geleitet werden. Prozessverantwortliche gibt es aktuell für die Workstreams Accounting Solutions I und II, B2C, Kanzleimanagement, Personalwirtschaftssysteme, Rechtsanwaltsmarkt und Public Sector sowie Steuern, Wissen und Beratung. Als Spezialisten ihres Bereichs bringen sich Prozessverantwortliche kenntnisreich in die technische Weiterentwicklung der Software auf dem Weg in die Cloud ein. So wirken sie sowohl an bestehenden als auch an künftigen
Lösungen mit – und damit unmittelbar auch an der Strategie von DATEV. Übergeordnete Themen werden übrigens auch im Strategie-Board diskutiert, das sich aus den drei Vorsitzenden des Vertreterrats und den zuständigen Mitgliedern der Geschäftsleitung von DATEV zusammensetzt. Zudem werden in dem Strategie-Board übergreifende Aufgaben koordiniert und die Workstreams der jeweiligen DATEV-Geschäftsfelder festgelegt, in denen der Vertreterrat berät. Da die Vertreterräte sowohl Berufsträger als auch DATEV-Mitglieder sind, hilft ihre Kundensicht, die täglichen Kanzleiprozesse besser zu verstehen und die Anwendungen genau darauf abzustimmen. Dazu erhält der Vertreterrat vom Vorstand regelmäßig Auswertungen über Rückmeldungen von Mitgliedern und wird einmal jährlich über die aktuellen Produktpläne informiert. Das Gremium vertritt die Mitglieder und denkt die Kanzleiprozesse für die DATEV-Lösungen vor. Der Vertreterrat erhält von DATEV darüber hinaus auch Beratungsaufträge. Daraufhin bilden die Prozessverantwortlichen Beratungsteams. Die Prozessverantwortlichen arbeiten dabei eng mit den jeweiligen DATEV Product Ownern zusammen. Die Beratungsteams können durch Mitglieder, die nicht dem Gremium angehören, ergänzt werden. Über seine Arbeit berichtet der Vertreterrat in der im ersten Halbjahr stattfindenden Vertreterversammlung. Er kann sich dazu auch an alle DATEV-Mitglieder wenden.
Und so wird man Vertreterrat
Um Vertreterrat werden zu können, muss man Mitglied der Vertreterversammlung sein. Aus den Reihen der Vertreterversammlung wird dann innerhalb der ersten zwei Monate ihrer Amtszeit der neue Vertreterrat in geheimer Wahl für vier Jahre gewählt. Jeder Wahlbezirk wählt dabei getrennt. Für jede angefangene Teilmenge von zehn Vertretern eines Wahlbezirks wählen die Vertreter aus ihrer Mitte einen Vertreterrat. Dies bedeutet, größere Wahlbezirke haben mehr Vertreterräte als kleinere. Die Wahl findet traditionell immer am Tag der Vertreterversammlung statt. Die nächsten Wahlen zum Vertreterrat finden somit am 28. Juni 2024 statt.
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In der kommenden Ausgabe sprechen die Vertreterratsvorsitzenden Marcel Kruse, Volker Andres und Alexander Kempf im Interview über ihre Gremiumsarbeit, die Aufgaben für die Zukunft und über die Rolle von DATEV.