Steigende Indexwerte waren im vergangenen Jahr selten ein Grund zur Freude. Bei den Kennzahlen, die DATEV zusammen mit dem Marktforschungsunternehmen Ipsos regelmäßig zum Stand der Digitalisierung in den Steuerberatungskanzleien erhebt, darf sich der Berufsstand hingegen freuen, wenn die Kurve nach oben geht. Der Anstieg war in den letzten 18 Monaten deutlich zu sehen: Der Wert ist um elf Punkte auf 112,1 gestiegen. Etwas Luft nach oben bleibt, denn erst ein Wert von 200 weist die größtmögliche Digitalisierung relevanter Prozessabläufe aus.
Wie in den vergangenen Jahren auch ist der Grad der Digitalisierung bei den großen Kanzleien ab 14 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern am größten. Doch die kleinen Kanzleien mit bis zu vier Angestellten holen auf, in dieser Kategorie stieg der Indexwert sogar am deutlichsten. Der DATEV Digitalisierungsindex besteht aus fünf Teilindizes. Der erste Teilindex spiegelt die Selbsteinschätzung der Steuerberaterinnen und Steuerberater wider, die diese in Bezug auf die Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie in der eigenen Kanzlei abgeben. Die vier anderen Teilindizes hingegen zeigen den aktuellen Digitalisierungsstand in vier maßgeblichen Prozesskreisen: im Belegeingang, in den Prozessen, in der Eigenorganisation der Kanzlei und in der Verbreitung digital unterstützter Dienstleistungen.
Arbeitsfähig trotz Corona
Auf diesem Weg hin zu einer digitalen Kanzlei befindet sich die mit dem Label Digitale DATEV-Kanzlei ausgezeichnete Kölner Steuerberatungskanzlei BHS schon seit 2008, als sie erstmals DATEV DMS einsetzte. Seither verfolgen Bettina Kehren und ihre Kanzleipartnerin Sabine Heiser-Schwarz eine konsequente Digitalisierungsstrategie, die es ihnen auch erlaubte, während der Pandemie ihr Geschäft nahezu nahtlos weiterzuführen. Doch auch in ihrer Kanzlei in der Kölner Innenstadt verstärkte das Virus die digitale Zusammenarbeit mit den Mandanten, deren Akzeptanz für digitale Lösungen in der Krise gewachsen war. „Drei Themen lassen sich jetzt deutlich leichter platzieren. Zum einen wäre da die Verfahrensdokumentation und zum anderen Unternehmen online und Arbeitnehmer online. Da können wir nun sagen, wir machen das“, erklärt Bettina Kehren.
Investieren in die Digitalisierung
An dem Digitalisierungsindex lässt sich ablesen, dass 80 Prozent der Kanzleien einen sehr großen oder großen Einfluss der Digitalisierung auf ihr künftiges Geschäftsmodell sehen. Das sieht man bei der BHS Steuerberater von Bettina Kehren natürlich auch nicht anders. Gefragt, welches Modell genau mittelfristig in Angriff genommen wird, ist die Antwort: „Die Digitalisierung der Einkommensteuermandate über DATEV Meine Steuern.“ – der logische nächste Schritt, nachdem die geschäftlichen Mandate schon länger über Unternehmen online laufen. Der Index gibt zudem Auskunft darüber, dass 69 Prozent der Kanzleien in diesem Jahr in die Digitalisierung investiert haben; mehr als die Hälfte steigerte im Vergleich zum Vorjahr ihr Investitionsvolumen. Neben Hard- und Software stand dabei vor allem die Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen im Fokus. Die gab es in Köln aber schon ausreichend. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konnten sofort ins Homeoffice und von dort auf alle relevanten Daten zugreifen. „Wir haben zwei Laptops neu gekauft“, meint Bettina Kehren, „und vor allem in das eigene Know-how investiert und in das unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.“ Immer mehr Kanzleien nutzen eine Fernbetreuung ihrer Mandanten, auch das geht aus dem Index hervor, immerhin eine Steigerung von sieben Prozent gegenüber dem Vergleichszeitraum. Bei Erstinstallationen oder bei Schulungen greift man auch bei der BHS Steuerberater mitunter auf diese Möglichkeit zurück, aber deutlich leichter sei es, seine Mandanten einzuweisen, diese ausprobieren zu lassen und dann in einer Nachschulung gemeinsam die Probleme zu besprechen, wenn möglich ganz analog von Angesicht zu Angesicht.
Stolpersteine auf dem Weg
Neben den Treibern der Digitalisierung werden im Index auch deren Hemmnisse ermittelt. Die mangelnde Akzeptanz wurde hier neben dem zeitlichen Aufwand bei der Implementierung digitaler Prozesse und dem mangelnden Know-how der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am häufigsten genannt. Dies wiederum kann Bettina Kehren unterschreiben: „Die Akzeptanz wird jetzt allerdings immer besser. Das ist auch eine Frage der Mandantenstruktur“, wendet sie ein und: „Das Know-how der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist mit Sicherheit ein Thema.“ Schließlich koste es immer mehr Energie und Geld, ein Einzelproblem zu lösen, als Prozesse in der Kanzlei zu besprechen, zu etablieren und den Mandanten an die Hand zu geben. In der Kölner Kanzlei jedenfalls ist man Neuerungen gegenüber offen und hat gelernt, mit dem Wandel zu leben. Und eines ist auch klar: Hier haben es analoge Mandanten mittlerweile schwer. „Wenn Sie ein ganz Netter sind und mein Gutmenschentum durchkommt, dann natürlich gerne“, antwortet Bettina Kehren lachend auf die Frage, ob man mit einem Schuhkarton überhaupt noch kommen darf.
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Weitere Informationen für den Weg in die digitale Kanzlei unter www.datev.de/entwicklungspfade und www.datev.de/experte
