Eine gut organisierte kanzleiinterne Kommunikation ist für eine optimale Mandatsbearbeitung in unserer arbeitsteiligen Welt das A und O. Hier liegt oft noch viel Einsparpotenzial – besonders hinsichtlich Zeit und Aufwand. Mit DATEV Anwalt Kommunikationspaket eine ganze Palette an Möglichkeiten, um die elektronische Kommunikation in Ihrer Kanzlei reibungslos digital abzubilden.
Bearbeiter verfügt an zuständigen Mitarbeiter
Haben Sie beispielsweise gerade ein Schreiben in Microsoft Word fertig bearbeitet, können Sie es direkt von dort in die Postmappe ablegen. Oder Sie ziehen eine Nachricht per Drag-and-Drop in die Postmappe des zuständigen Bearbeiters. Im Verfügungsfenster aktivieren Sie mit Maus oder Tastatur über verschiedene Kontrollkästchen standardisierte Verfügungstexte. Daraus wird automatisch der endgültige Verfügungstext generiert, den Sie beliebig ergänzen können, z.B. mit Datumsangaben für Verfügungen für Wiedervorlagen, Termine oder Fristen.
Zuständige Fachkraft arbeitet (Teil-)Verfügungen ab
Die verfügte Nachricht kommt in der Postmappe der zuständigen Fachkraft an. Diese erhält eine automatische Benachrichtigung über die neue Nachricht. In der Postmappe kann der Zusatzbereich „(Teil-)Verfügungen“ eingeblendet werden. Zur Abarbeitung der (Teil-) Verfügungen stehen hier verschiedene automatische Programm-Aktionen zur Verfügung, z.B.:
- „Weiterleiten an Mandanten“: Hier können Sie wählen, ob an den Mandanten per Mail oder Brief kommuniziert werden soll.
- „WV:“: Es öffnet sich das Fenster „Aufgabe erfassen“ mit der Verknüpfung zur Akte und Anhängen für die Wiedervorlage. Das Datum aus der Verfügung ist im Feld „Fällig am“ vorbelegt.
Nach Fertigstellung klicken Sie im Zusatzbereich „(Teil-)Verfügungen“ in das Kontrollkästchen „Erledigt“. Die Teilverfügung wird ausgegraut und durchgestrichen.
Per Drag-and-Drop kann die Fachkraft anschließend die erledigten Nachrichten von der Postmappe „Zu bearbeiten“ in die Postmappe „Erledigt“ ziehen.
Im Zusatzbereich „Nachrichtenhistorie“ können Sie den gesamten Lebenslauf der Nachricht – so auch die Teilerledigung der Verfügungen – genau nachvollziehen.
Individuelle Anpassungsmöglichkeiten
In den Grundeinstellungen des DATEV Anwaltspostfachs können Sie individuelle Einstellungen für Ihre elektronische Kommunikation übernehmen. Beispielsweise können Sie Standardverfügungstexte für Postein- und -ausgänge anpassen oder die auszuführenden Programm-Aktionen individuell auswählen.
Ihr Mehrwert mit der Schnellinfo „(Teil-)Verfügungen“
Zeitersparnis:
- Verfügungstext nicht manuell erfassen – automatisch über Kontrollkästchen ausgeben
- Verschiedene sinnvolle Standardverfügungstexte für Eingangs- und Ausgangsnachrichten werden im Verfügungsfenster vorgeschlagen
- Tastaturkürzel für Auswahl verwenden
Workflow-Verbesserung/Fehlervermeidung/Zeitersparnis:
- Automatische Benachrichtigung über neue Nachricht in Postmappe
- (Teil-)Verfügungen automatisiert mit Programm-Aktionen über Links abarbeiten
- Automatische Erkennung von Tagen / Wochen / Monaten oder Datumsangaben am Ende des Verfügungstextes; Vorbelegung Fenster Termin erfassen, Aufgabe erfassen oder Frist anlegen
Individualisierung:
- Text beliebig anpassen
- Programm-Aktion zu jedem Verfügungstext individuell auswählen
Weitere Informationen finden Sie im DATEV Hilfe-Center.
