Lange, eigentlich viel zu lange schlummerte der elektronische Rechtsverkehr vor sich hin. Nun aber endet der Dornröschenschlaf. Bald schon ist jeder Anwalt hierzulande elektronisch erreichbar, wie Rechtsanwalt Alf H. Zedler erläutert.
DATEV magazin: Der elektronische Rechtsverkehr mit den Gerichten soll erst ab 1. Januar 2018 flächendeckend eingeführt werden, beA – das besondere elektronische Anwaltspostfach – allerdings schon nächstes Jahr?
ALF H. ZEDLER: Richtig, das beA kommt zum 1. Januar 2016. Bis dahin ist die BRAK verpflichtet, für jeden zugelassenen Rechtsanwalt ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach einzurichten. Darüber wird man mit Gerichten und Behörden kommunizieren können und müssen. Das beA ist bei der BRAK bereits in der technischen Vorbereitung.
DATEV magazin: Betrifft die Einführung jeden Anwalt?
ALF H. ZEDLER: Ja, denn § 130d ZPO n.F. sieht eine Nutzungspflicht vor. Diese beginnt zwingend am 1. Januar 2022. Es wird dann der einzige Kommunikationsweg für Anwälte und Behörden mit der Justiz sein. Wer sich im beA-System registriert, wird ab dem 1. Januar 2016 nach § 945a ZPO n.F. schon Schutzschriften in einem zentralen, länderübergreifenden Register hinterlegen können. Ab dem 1. Januar 2017 ergibt sich aus § 49c BRAO n.F. eine berufsrechtliche Verpflichtung zur Nutzung des Registers. Einmal beim beA angemeldet, muss der Anwalt aber auch damit rechnen, hierüber Post zu bekommen.
DATEV magazin: Wie soll die Kommunikation in technischer Hinsicht funktionieren?
ALF H. ZEDLER: Gemäß § 31a BRAO n.F. wird der Versand über das beA vom Gesetzgeber vorrangig als sicherer Übermittlungsweg angesehen, denn dieser Weg setzt eine sichere Anmeldung voraus. Eine dieser Sicherheitsstufen wird eine Geheimnummer oder ein Passwort sein. Das andere wird eine Zugangskarte der BRAK oder die heute schon gebräuchliche Signaturkarte sein. Die BRAK hat erklärt, mehrere Sicherungsmittel zuzulassen, unter denen der Anwalt selbst wählen kann. Der Zugang zum beA soll – so Aussage der BRAK – möglichst leicht und unkompliziert erfolgen.
DATEV magazin: Und wie sieht die Umsetzung von beA konkret aus?
ALF H. ZEDLER: In einer ersten Stufe wird es eine Portallösung geben, wie sie zum Beispiel von Online-E-Mail-Diensten bekannt ist. Über einen Internetbrowser meldet sich der Anwalt an dem Portal mit seinem Benutzernamen, Passwort und beispielsweise der Signaturkarte an. Sodann kann er Schriftsätze und Anlagen hochladen und von dort an das Gericht versenden. Umgekehrt wird er dort die an ihn gerichteten Nachrichten lesen und Schriftsätze auf seinen Rechner herunterladen können.
DATEV magazin: Wie wird sichergestellt, dass sich ein tatsächlich zugelassener Anwalt am Portal anmeldet?
ALF H. ZEDLER: Mit der Einführung des beA wird jedem zugelassenen Anwalt durch die BRAK eine besondere Postfachadresse zugeteilt mit einer entsprechenden Identifikationsnummer, die dann einmal hinterlegt wird. Darüber hinaus wird seitens der BRAK ein bundesweites Anwaltsverzeichnis eingerichtet, das ständig aktualisiert wird. So wird sichergestellt, dass das beA auch nur von einem tatsächlich zugelassenen Anwalt genutzt werden kann. Die Justiz vertraut dort auf die Richtigkeit des Anwaltsverzeichnisses der BRAK.
DATEV magazin: Ist diese Art der Kommunikation sicher, genügt sie der Verschwiegenheitspflicht?
ALF H. ZEDLER: Ja, denn die Kommunikation zwischen dem Kanzleirechner und dem Portal wird eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sein. Während der Übertragung haben Dritte keinen Zugriff auf die Inhalte, auch nicht Administratoren oder die BRAK selbst. Zusätzliche Sicherheit entsteht dadurch, dass die Kommunikation nicht über Rechenzentren von Drittanbietern, sondern über eigene Server der BRAK läuft.
DATEV magazin: Was passiert, wenn ein Dokument nicht zustellbar ist, etwa im Falle von Wartungsarbeiten oder bei Server-Problemen?
ALF H. ZEDLER: Kann das Dokument nicht verarbeitet werden, erhält der Absender vom Gericht eine entsprechende Nachricht. Das Dokument gilt allerdings gemäß § 130a Abs. 6 ZPO n.F. zu dem früheren Zeitpunkt als zugegangen, wenn der Anwalt es unverzüglich neu übersendet und glaubhaft macht, dass es mit dem zuerst eingereichten Dokument inhaltlich übereinstimmt. Ist die elektronische Übermittlung aus technischen Gründen länger nicht möglich, bleibt die Übermittlung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig, also per Post oder Fax. Gemäß § 130d Satz 3 ZPO n.F. bedarf es auch hier der Glaubhaftmachung durch den Anwalt.
DATEV magazin: Werden Anwälte auch untereinander über beA kommunizieren können?
ALF H. ZEDLER: Ja, Nachrichten sollen auch von Anwaltspostfach zu Anwaltspostfach übersandt und zugestellt werden. Die Anwälte nutzen damit einen der Verschwiegenheitspflicht entsprechenden, sicheren Weg und bekommen zudem einen einheitlichen Standard für die vertrauliche Übermittlung von Dokumenten.
DATEV magazin: Wie erfolgen Zustellungen an den Anwalt?
ALF H. ZEDLER: Hier konnte sich die BRAK gegenüber dem Gesetzgeber im Interesse der Anwälte erfolgreich gegen eine Zustellfiktion wehren. Die Zustellung eines Dokuments durch das Gericht an den Anwalt oder von Anwalt zu Anwalt kann weiterhin gegen Empfangsbekenntnis erfolgen. Dieses wird allerdings zukünftig elektronisch in strukturierter maschinell lesbarer Form erfolgen.
DATEV magazin: Drohen den Kanzleien durch beA hohe Investitionen?
ALF H. ZEDLER: Nein. Die angesprochene Portallösung erfordert zunächst nur einen Rechner, der eine Internetverbindung aufweist und einen aktuellen Browser installiert hat. Ein bestimmtes Betriebssystem der Kanzlei-EDV wird nicht vorausgesetzt, das Portal wird also mit allen gängigen Computern kompatibel sein. Die vom Anwalt erstellten Dokumente werden in digitaler Form ohne Medienbruch unmittelbar in das Anwaltspostfach hochgeladen. Eingehende Nachrichten können vom Portal unmittelbar auf dem Rechner, beispielsweise in einer Verzeichnisstruktur, abgelegt oder in die Kanzlei-Software eingestellt werden.
Das Postfach ist zwar an den Anwalt gebunden, aber es gibt unterschiedliche Zugangsberechtigungen für mehrere Personen.
DATEV magazin: Können Mitarbeiter auf das Postfach zugreifen?
ALF H. ZEDLER: Ja. Das Postfach ist zwar an den Anwalt gebunden, aber der Gesetzgeber hat Rücksicht auf die Kanzleiabläufe genommen. So ist in § 31a Abs. 2 Satz 2 BRAO n.F. ausdrücklich geregelt, dass für das Postfach unterschiedlich gestaltete Zugangsberechtigungen vorgesehen werden können. Denkbar ist zum Beispiel, dass die Fachangestellten Nachrichten aus dem Postfach abrufen, jedoch nicht selbst versenden dürfen. Auch soll es dem Urlaubsvertreter beziehungsweise Abwickler möglich sein, auf das Postfach zuzugreifen.
DATEV magazin: Ist ein zentrales Kanzleipostfach vorgesehen?
ALF H. ZEDLER: Derzeit nicht. Weder für die gängigen Zusammenschlüsse mehrerer Kollegen noch für zugelassene Kapitalgesellschaften wie die GmbH, obgleich Letztere Kammermitglieder sind. Das führt konsequenterweise dazu, dass auch in größeren Einheiten mit lauter einzelnen Postfächern gearbeitet werden muss. Der Gesetzgeber sollte hier zeitnah nachbessern, um einer evidenten Notwendigkeit der anwaltlichen Praxis besser gerecht zu werden.
DATEV magazin: Kann beA in die eigene Kanzlei-Software eingebunden werden?
ALF H. ZEDLER: Ja. Die BRAK hat allen Software-Herstellern zugesichert, eine Schnittstellendefinition zur Verfügung zu stellen. An dieser Schnittstelle wird seitens der BRAK nach meiner Kenntnis jedoch noch gearbeitet. Die Software-Hersteller – so auch die DATEV – stehen in engem Kontakt mit der BRAK. Sobald dort die Arbeiten beendet sind, können die Entwickler der Software-Hersteller die eigenen Arbeiten fortsetzen.
DATEV magazin: Welche Vorbereitungen auf beA sollte der Anwalt heute schon treffen?
ALF H. ZEDLER: Machen Sie sich bereits jetzt Gedanken über Vertretungsregelungen und Berechtigungen: Welche Mitarbeiter sollen einen Zugriff auf mein Postfach erhalten, wer vertritt mich bei Krankheit oder im Urlaub usw. Zum anderen sollten Sie nicht mit der Bestellung Ihrer persönlichen Signaturkarte warten, denn diese ist für die Erstregistrierung für das besondere elektronische Anwaltspostfach zwingend notwendig. Die BRAK wird dazu im September schriftlich informieren und jedem Rechtsanwalt und jeder Rechtsanwältin eine persönliche Identifikationsnummer für den Bestellprozess der Signaturkarte zusenden.
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Referent: Alf H. Zedler
