Festschreibung - 24. September 2015

Erfüllbare Anforderung

Am 14. November 2014 wurden die GoBD vom BMF ver­öf­fent­licht. Damit wurden die An­for­de­rungen der Fi­nanz­ver­wal­tung an die Ord­nungs­mäßig­keit bei Einsatz von IT bei der Buch­füh­rung und sons­tigen Auf­zeichnungen­ kon­kre­ti­siert. Wie sich seine Kanzlei vor­be­rei­tet hat, sagt Steuer­berater Konrad Kramer.

DATEV magazin: Haben Sie sich schon auf die aus den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von ­Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) resultierenden Änderungen vorbereitet?

KONRAD KRAMER: Selbstverständlich haben wir uns in der Kanzlei auf die GoBD-Änderungen vorbereitet und entsprechend reagiert. Denn die Qualität der FIBU ist uns wichtig. Mit allen Mitarbeitern der Kanzlei, die für die FIBU zuständig sind, haben wir einen Arbeitskreis gegründet, gemeinsam diskutiert und alle anderen Mitarbeiter informiert.

DATEV magazin: Dreh- und Angelpunkt ist ja das Thema Festschreiben. Schreiben Sie heute bereits Ihre Buchungsstapel gleich nach Erfassung fest oder im Rahmen der Erstellung einer Umsatzsteuervoranmeldung?

KONRAD KRAMER: Bisher schreiben wir in nahezu allen Fällen die Buchungsstapel zeitnah mit der Umsatzsteuervoranmeldung fest.

DATEV magazin: Worin liegen Ihrer Meinung nach die Vorteile für die Kanzlei, Buchungsstapel festzuschreiben?

KONRAD KRAMER: Für die Kanzlei erfolgt insgesamt der Zwang, vor der Festschreibung für eine noch bessere FIBU-Qualität zu sorgen. Dies ist für uns insbesondere im Hinblick auf künftige Betriebsprüfungen wichtig, denn Fragen des Finanzamts zur Datenvorhaltung und Archivierung und auch zur Festschreibung sind mittlerweile üblich.

DATEV magazin: Und worin liegen die Vorteile für den Mandanten?

KONRAD KRAMER: Der Mandant wird ebenfalls sensibilisiert, die Qualität der eigenen FIBU zu erhöhen. Dies gilt vor allen Dingen bei Buchführungen von Mandanten mit fast ausschließlich Barumsätzen. Besonders im Gespräch mit dem Mandanten über die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung in Verbindung mit der Festschreibung kann somit dem Mandanten vermittelt werden, auf die Qualität der eigenen FIBU noch mehr Wert zu legen.

DATEV magazin: Haben Sie schon mit Ihren Mandanten über die Änderungen bezüglich der GoBD gesprochen – vor allem Festschreiben bei der Umsatzsteuervoranmeldung beziehungsweise beim Import von Buchungsstapeln?

KONRAD KRAMER: Ja, vor allen Dingen unsere Mitarbeiter haben bereits viele persönliche Gespräche geführt. Wichtig ist es, die Mandanten rechtzeitig aufzuklären.

DATEV magazin: Was haben Sie Ihren Mandanten konkret an Informationen gegeben?

KONRAD KRAMER: Individuell haben wir hier sehr oft das persönliche Gespräch mit dem Mandanten gesucht. Wie bereits ausgeführt, waren die sogenannte offene Ladenkasse wie auch die Festschreibung immer wieder das Thema.

DATEV magazin: Bereiten Ihnen die geplanten Änderungen in den Rechnungswesen-Programmen hinsichtlich Festschreiben ein Problem? Müssen Sie Ihre Arbeitsweise umstellen?

KONRAD KRAMER: Nein, keine Probleme.

DATEV magazin: DATEV plant, um den Umgang mit Generalumkehrbuchungen zu erleichtern, diese in diversen Auswertungen ausblenden zu können. Sind Generalumkehrbuchungen nach dem Festschreiben für Sie in der täglichen Arbeit ein Problem?

KONRAD KRAMER: Nein, Generalumkehrbuchungen gibt es ja schon immer. Gut finde ich, dass man diese ausziffern kann.

DATEV magazin: Wie sieht die Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten heute aus? Erhalten Sie von diesen vorerfasste Buchungsstapel, die Sie in der Kanzlei weiterbearbeiten?

KONRAD KRAMER: Einige Mandanten erfassen bereits seit längerer Zeit selbst. Bevor der Buchungsstapel an die Kanzlei geht, bespricht der Mandant notfalls offene Fragen mit unseren Mitarbeitern. Buchungsfehler werden so schon im Vorfeld vermieden. Mit der Weitergabe der Daten an unsere Kanzlei erfolgt durch uns nochmals eine Plausibilitätsprüfung, und die Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt über die Kanzlei.

DATEV magazin: Empfehlen Sie auch Ihren Mandanten, die die Umsatzsteuervoranmeldung selbst erstellen und übermitteln, die Buchungsstapel festzuschreiben?

KONRAD KRAMER: Ja, unbedingt.

DATEV magazin: DATEV plant, zum Jahreswechsel eine Festschreibungskennung mitzugeben beim Export und beim Import von Buchungsdaten. Wenn Sie von Ihren Mandanten zukünftig damit bereits festgeschriebene Buchungsstapel erhalten, können diese beim Import nicht mehr geändert werden. Wie gehen Sie zukünftig damit um?

KONRAD KRAMER: Ich sehe diese Vorgehensweise als sehr sinnvoll an, um die Parallelität zwischen Mandanten- und Kanzlei-FIBU zu gewährleisten.

DATEV magazin: Sofern Korrekturen notwendig sind, wie verfahren Sie heute?

KONRAD KRAMER: Mit Generalumkehr in einem neuen Buchungsstapel buchen. Im Bedarfsfall wird auch die Umsatzsteuervoranmeldung korrigiert.

DATEV magazin: Wissen Sie, dass in begründeten Ausnahmefällen die erforderliche Festschreibung bei der Übermittlung einer Umsatzsteuervoranmeldung beziehungsweise dem Import festgeschriebener Buchungsstapel künftig über die Nutzungskontrolle aufgehoben werden kann?

KONRAD KRAMER: Das wussten wir bisher nicht. Mir fällt dazu kein Beispiel ein. In jedem Fall sollte der Weg die absolute Ausnahme sein und bleiben. Im Fall der Fälle sehe ich diese Entscheidung als Chefsache.

DATEV magazin: Wie bereiten Sie sich in Ihrer Kanzlei auf den kommenden Jahreswechsel vor, und was würden Sie Ihren Kollegen in puncto Festschreiben empfehlen?

2015 haben wir die Festschreibung zur Normalität gemacht, und das läuft gut, unsere FIBU-Abläufe sind nicht behindert.

KONRAD KRAMER: Wir sind gut vorbereitet. 2015 haben wir die Festschreibung zur Normalität gemacht, und das läuft gut, unsere FIBU-Abläufe sind dadurch nicht behindert. In Bezug auf die Festschreibung kann den Kollegen nur empfohlen werden – falls noch nicht geschehen –, die Festschreibung baldmöglichst umzusetzen. Wir behalten in unserer Kanzlei die bereits angeführte Vorgehensweise bei, die sich so bewährt hat. Dies gilt auch für den Import von Buchungsstapeln von Mandanten und bedeutet: immer Festschreibung mit Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung. In Bezug auf die Nutzungskontrolle bereiten wir uns so vor: Da dies die absolute Ausnahme sein sollte, werden wir uns sicherlich informieren – mehr aber auch nicht. Mit den meisten Mandanten haben wir schon gesprochen. Mandanten sind selbst daran interessiert, die Qualität ihrer Finanzbuchführung zu erhöhen. Die FIBU-Auswertungen dienen ja der eigenen Information zur Steuerung des Unternehmens. Auch gehen entsprechende Auswertungen häufig an die finanzierenden Hausbanken. Daher sehen wir hier überhaupt keine Probleme.
Im Rahmen der Vorgabe der zeitnahen Belegerfassung werden wir das Gespräch mit Mandanten immer wieder aufnehmen, falls Belege nicht zeitnah bei uns in der Kanzlei sind.
Meinen Kollegen empfehle ich vor allen Dingen die baldige Umsetzung der Festschreibungsverpflichtung. Dazu sind frühzeitig mit Mandanten, Kollegen und Mitarbeitern entsprechende Gespräche zu führen. Auch ist es vorausschauend bei einem eventuellen Mandatsende ein Qualitätsmerkmal, wenn nicht nur die Daten der FIBU, sondern auch die Daten über die Festschreibungszeitpunkte mit übergehen werden. Die Qualität der Finanzbuchführung ist sowohl uns als auch unseren Mandanten wichtig. Unser Ziel wird es daher immer sein, die Qualität der Finanzbuchführung zu erhöhen, damit die Ordnungsmäßigkeit der Finanzbuchführung aus Sicht der Finanzbehörden nicht bereits aus rein formellen Gründen infrage gestellt werden kann. Dies ist Ziel und Motivation gleichermaßen.

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Weitere Informationen immer aktuell auf

www.datev.de/gobd

Zu den Autoren

Anja Rass

Mitarbeiterin im Bereich Rechnungswesen bei DATEV eG

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KK
Konrad Kramer

Steuerberater und Gesellschafter der Kann + Partner GmbB in Scheßlitz bei Bamberg. Zusammen mit den Mitgesellschaftern StB Bernd Geyer und StBin Tanja Deinhart werden mit 22 Mitarbeitern Unternehmen aller Rechtsformen umfassend beraten.

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