Im Online-Handel werden Zahlungen vielfach über Dienstleister wie PayPal abgewickelt. Hilfe beim Buchen dieser Zahlungen verspricht der neue Zahlungsdatenservice, der die PayPal-Umsätze schnell und weitgehend automatisiert abholen und verarbeiten kann.
Das neue Verfahren ist tipptopp. Die Zuordnung funktioniert immer besser, je länger ich damit arbeite und die Lerndatei füllen kann.
Die Kanzlei Große Lutermann aus Münster nutzte den Zahlungsdatenservice bereits während der Pilotphase. Zuvor mussten die Kanzleimitarbeiter die PayPal-Umsätze händisch vom Kontoauszug abtippen. Bei einer Mandantin waren das jeden Monat mehrere Hundert Buchungen. „Das war eine mittelprächtige Katastrophe“, berichtet Büroleiter Stefan Tödtmann. „Das neue Verfahren ist da schon tipptopp.“
Bei der Einrichtung der SmartCards hatte es, der Pilotphase und dem ASP-Umfeld geschuldet, noch ein wenig geholpert. Die Probleme konnten aber schnell gelöst werden. „Hätte schlimmer kommen können“, sagt Stefan Tödtmann in trockener westfälischer Art.
In der täglichen Arbeit läuft der Zahlungsdatenservice flüssig. Die PayPal-Umsätze des Vortags werden automatisch über Nacht ins DATEV-Rechenzentrum übertragen und können von dort mit einem Klick nach Kanzlei-Rechnungswesen übernommen werden. „Das geht im Bruchteil von Sekunden, auch bei vier- oder fünfhundert Buchungen ist das ein Klacks“, schildert Stefan Tödtmann. In Kanzlei-Rechnungswesen werden Rechnungsdaten und Umsätze aus dem PayPal-Konto automatisch verknüpft. Anzahlungen werden von allein erkannt und gebucht. Dadurch wird auch die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen.
Automatisch erstellte Buchungsvorschläge, die mit einem roten Symbol oder mit einem Fragezeichen gekennzeichnet sind, müssen kontrolliert und manuell nachgearbeitet werden. Sicher erkannte Buchungen werden dagegen mit einem grünen Symbol gekennzeichnet und könnten sofort automatisch verarbeitet werden. Stefan Tödtmann geht allerdings auf Nummer sicher: „Wir haben das so eingerichtet, dass selbst bei einer grün markierten Buchung noch geklickt werden muss.“ Fehler findet er bei seinen Kontrollen äußerst selten. „Die Zuordnung funktioniert immer besser, je länger ich damit arbeite und die Lerndatei füllen kann.“
Auch Fremdwährungen sind kein Problem für den Zahlungsdatenservice. Bei einer Mandantin, die nicht nur in Euro, sondern unter anderem auch in Dollar und polnischen Złoty zahlt, hat Stefan Tödtmann für jede Währung ein eigenes PayPal-Konto eingerichtet. „Auf diese Weise werden auch die Währungsdifferenzen richtig gebucht“, sagt er. Also alles perfekt in der Kanzlei Große Lutermann? „Ja, fast“, antwortet Stefan Tödtmann, „aus meiner Sicht noch wünschenswert wäre zusätzlich die Einbindung von Kreditkartendienstleistern. Wir betreuen unter anderem mehrere Hotels, die Kreditkartenzahlungen annehmen. Derzeit müssen die händisch an jede Buchung schreiben, welcher Kunde die Karte zur Zahlung eingereicht hat.“
Es ist also noch Luft nach oben. Das sieht auch DATEV so. Der Zahlungsdatenservice wird um weitere Zahlungsdienstleister erweitert.
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Lernvideo online:
DATEV Zahlungsdatenservice (PayPal) – Automatisierung kaufmännischer Geschäftsprozesse, Art.-Nr. 77961
