Fremddaten strukturiert auswerten, Prüfungsschritte effizient einsetzen – Voraussetzung dafür sind fachlich sauber vorbereitete Daten. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Referenztabelle.
Warum Referenztabellen erforderlich sind
Der GDPdU-Standard beschreibt ausschließlich den technischen Aufbau der zu importierenden Tabellen. Fachlich ist aus den gelieferten Daten jedoch nicht für die Datenprüfung erkennbar, welche Spalte beispielsweise das Konto, das Gegenkonto oder das Belegdatum enthält.
Diese fachliche Zuordnung wird über die Referenztabelle hergestellt. D.h. aus den importierten GDPDU-Daten wird eine neue Tabelle erstellt, in der die relevanten Felder, etwa Konto, Gegenkonto, Soll, Haben oder Belegdatum definiert sind. Sie bildet die Grundlage dafür, dass DATEV Datenprüfung die Bedeutung der Daten erkennt und Prüfungsschritte automatisiert und zielgerichtet einsetzen kann.
Referenztabellen frühzeitig in die Datenvorbereitung einplanen
Gerade zu Beginn der Prüfungssaison empfiehlt es sich, die Referenztabelle als festen Bestandteil der Datenvorbereitung einzuplanen. Eine frühzeitig und vollständig erzeugte Referenztabelle schafft die Voraussetzung dafür, die Funktionen von DATEV Datenprüfung effizient zu nutzen und spätere Anpassungen im Prüfungsverlauf zu vermeiden.
Kontobezeichnungen integrieren
Um die Referenztabelle fachlich aussagekräftig zu gestalten, empfiehlt es sich, die Kontobezeichnung bereits vor der Erzeugung der Referenztabelle in die Original-Buchungstabelle zu integrieren. Dies erhöht die Transparenz der Daten und erleichtert die fachliche Einordnung der Prüfungsschritte.
DATEV Datenprüfung kann diese Informationen nutzen, um die Ergebnisse des Prüfungsschritts leichter interpretieren zu können.
Mehrwert durch Posteninformationen aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen
Wurde die Summen- und Saldenliste in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen eingelesen, stehen die Kontenbereiche automatisch bei den Prüfungsschritten zur Verfügung. Das bedeutet: Wählt man beispielsweise Umsatzerlöse aus, liefert DATEV Kanzlei-Rechnungswesen alle Konten, die unter den Umsatzerlösen ausgewiesen werden.
Damit müssen bei den Prüfungsschritten in DATEV Datenprüfung beispielsweise nicht mehr alle Umsatzerlöskonten manuell erfasst werden.
Fazit
Die Referenztabelle ist ein zentraler Baustein für den erfolgreichen Einsatz von DATEV Datenprüfung bei der Prüfung von Fremddaten. In Kombination mit den aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen übernommenen Kontenzuordnungen zu Bilanz- und GuV-Positionen ist die Ausführung der Prüfungsschritte komfortabler, da sichergestellt ist, dass der gewünschte Kontenbereich vollständig hinzugefügt wurde.
Wer die Referenztabelle frühzeitig und vollständig erstellt und relevante Informationen wie beispielsweise die Kontobezeichnung ergänzt, nutzt die Leistungsfähigkeit von DATEV Datenprüfung optimal und vermeidet unnötige Nacharbeiten im Prüfungsverlauf. Zudem ist jeder im Prüfungsteam in der Lage, Prüfungsschritte auszuführen, ohne die Originaldatenstruktur kennen zu müssen.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Eine Automatische Zuordnung der benötigten Felder bei Prüfungsschritten steigert die Effizienz.
- Reduzierter manueller Anpassungsaufwand im Prüfungsverlauf
- Effizienter und konsistenter Einsatz aller Prüfungsschritte in DATEV Datenprüfung.
Mehr dazu
- Referenztabellen erstellen (Hilfe-Dokument 9270152)
- DATEV Datenprüfung classic (DATEV Shop, Art.-Nr. 41307)
- Digitale Datenanalyse für Kanzleien: Beratung online (DATEV Shop, Art.-Nr. 79160)
- DATEV Import-Service (DATEV Shop, Art.-Nr. 71952)